Scandi Bureau

COORDINATEUR ADMINISTRATIF (H/F), BILINGUE FRANÇAIS / ANGLAIS
Poste basé au Plessis-Robinson (92)
Scandi Bureau recrute pour son client CALJAN France un Coordinateur Administratif (H/F) bilingue.
CALJAN France, filiale du groupe danois CALJAN A/S, est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de convoyeurs télescopiques. Dans le cadre du développement de leur activité, nous recherchons un(e) coordinateur(trice) administratif(ve) pour assurer le suivi administrative et opérationnelle de la filiale française.
Rattaché à la direction, vous occuperez un rôle central dans le fonctionnement quotidien de Caljan France.
Vous assurerez la coordination administrative entre les clients, les techniciens, les fournisseurs, les équipes internes et le siège du groupe au Danemark.
RESPONSABILITES
Administration des services et gestion des pièces détachées
<ul>
<li>Réceptionner les demandes clients, préparer les devis de pièces détachées et assurer le suivi des commandes.</li>
<li>Établir les devis de prestations de service et créer les dossiers d’intervention, les ordres de travail et les fiches clients dans l’ERP.</li>
<li>Assurer le suivi administratif des interventions techniques et des opérations de maintenance.</li>
<li>Établir les factures clients et les documents associés, suivre la facturation et contribuer aux relances de paiement si nécessaire.</li>
<li>Veiller à la fiabilité et à la bonne tenue des dossiers et documents du service.</li>
</ul>
Service client et soutien opérationnel
<ul>
<li>Être un interlocuteur privilégié des clients pour le suivi administratif des prestations de service et des commandes de pièces détachées.</li>
<li>Traiter les demandes avec réactivité et professionnalisme, en coordination avec les équipes concernées.</li>
<li>Contribuer à la planification des interventions des techniciens et à leur suivi administratif.</li>
<li>Faciliter les échanges entre clients, techniciens, sous-traitants et services internes pour assurer le bon déroulement des prestations.</li>
<li>Participer à la résolution des difficultés opérationnelles et veiller à la satisfaction client.</li>
</ul>
Conformité et gestion de la mobilité internationale
<ul>
<li>Coordonner les formalités administratives nécessaires aux interventions des techniciens sur les sites clients.</li>
<li>Collecter, vérifier et transmettre les documents obligatoires concernant les salariés et les sous-traitants.</li>
<li>Gérer les documents liés à la mobilité internationale et les démarches d’accès aux sites.</li>
<li>Assurer le suivi des plateformes clients de conformité, telles que CORDINAWARE, Avetta et ACTIVIGIE.</li>
<li>Échanger avec les clients, les autorités et les équipes internes concernant les exigences documentaires.</li>
</ul>
Contrôle financier et gestion des coûts opérationnels
<ul>
<li>Contrôler les notes de frais des techniciens, les dépenses de déplacement et les justificatifs.</li>
<li>Vérifier et consolider les heures travaillées, les heures supplémentaires, les temps de déplacement et les relevés d’activité.</li>
<li>Veiller à la bonne affectation des heures et des dépenses aux projets concernés.</li>
<li>Contribuer au suivi budgétaire et à la maîtrise des coûts opérationnels.</li>
</ul>
Administration de bureau et soutien opérationnel
<ul>
<li>Assurer la coordination administrative quotidienne du bureau et le suivi des fournisseurs et prestataires.</li>
<li>Tenir à jour les contrats, les dossiers et les documents de l’entreprise.</li>
<li>Participer aux tâches administratives RH et à l’intégration des nouveaux collaborateurs.</li>
<li>Organiser les déplacements professionnels, les réunions, les ateliers et les visites de la direction : transport, hébergement et logistique.</li>
<li>Collaborer avec le siège et les autres entités du groupe Caljan.</li>
<li>Participer à l’amélioration des processus, aux projets transversaux et à la mise en place de nouveaux outils.</li>
</ul>
PROFIL ET COMPETENCES
<ul>
<li>Vous justifiez d’une expérience en administration, coordination de service, gestion de bureau et support opérationnel.</li>
<li>Une expérience dans un environnement international et multiculturel est souhaitée.</li>
<li>Une expérience au sein d’un service technique ou après-vente constitue un atout, tout comme la connaissance des démarches de conformité et de mobilité internationale.</li>
<li>Vous disposez d’excellentes capacités d’organisation et savez gérer plusieurs priorités simultanément.</li>
<li>Rigoureux(se), vous accordez une attention particulière à l’exactitude des informations et au suivi des dossiers.</li>
<li>Vous avez le sens du service client, de bonnes qualités relationnelles et une approche proactive de la résolution des problèmes.</li>
<li>Vous êtes à l’aise avec les chiffres et attentif(ve) au suivi des coûts.</li>
<li>Vous savez travailler en autonomie comme en équipe, avec discrétion et professionnalisme.</li>
<li>Vous maîtrisez couramment le français et l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.</li>
<li>Vous maîtrisez les outils Microsoft 365, notamment Excel et Teams. La connaissance d’un ERP, idéalement AX ou Dynamics 365, ainsi que d’outils de gestion de service et de plateformes clients de conformité, constitue un atout.</li>
</ul>
REMUNERATION ET AVANTAGES
<ul>
<li>Salaire : 35K€ à 40K€ brut annuel, déterminé selon le profil et l’expérience.</li>
<li>Tickets restaurant : 11,50€ par jour, pris en charge à 50%</li>
<li>Mutuelle Familiale : Prise en charge à 100%</li>
</ul>
Poste en CDI à pourvoir rapidement. Vous souhaitez en savoir plus ? rendez-vous sur CALJAN SARL
Postulez dès maintenant en envoyant votre candidature, CV et lettre de motivation à <a href="mailto:job@scandibureau.com" rel="nofollow noopener" target="_blank">job@scandibureau.com</a>
Rémunération&nbsp;: 35 000,00€&nbsp;à&nbsp;40 000,00€&nbsp;par an
Lieu du poste : En présentiel

Coordinateur Administratif H/F, bilingue français/anglais

Coordinateur Administratif H/F, bilingue français/anglais

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