Coordinateur logistique Fine Art

Référence dans le transport d'œuvres d'art, ESI Fine Art propose des solutions logistiques sur mesure pour les professionnels du marché de l'art.

Basés à Louvres (95), nous recherchons un Coordinateur transport logistique H/F.

Le Coordinateur assure le lien opérationnel entre le client et les équipes internes (transport, manutention, installation). Il garantit la bonne exécution des projets, de la planification a l’installation finale de l'opération, des œuvres et objets d’art.

Missions principales

Gestion de projet :

• Recueillir les besoins et définir les spécificités techniques et logistiques (volumes, contraintes, lieux d’intervention, typologie des œuvres et du mobilier),
• Elaborer et suivre le planning des opérations en coordination avec les équipes transport, manutention et installation,
• Piloter les différentes étapes : emballage, transport (aérien, maritime, routier), déballage, mise en place, installation et accrochage,
• Assurer un suivi fluide du projet et être l'interlocuteur privilégié du client tout au long du processus.

Coordination interne et externe :

• Collaborer étroitement avec les équipes opérationnelles, les emballeurs, installateurs et le chargé de projet du cabinet d’architecte,
• Garantir une communication claire et continue entre les parties prenantes : clients, partenaires, prestataires, équipes internes,
• Gérer les aspects administratifs du projet : devis, bons de transport, assurances, formalités douanières si nécessaire.

Suivi qualité et satisfaction client :

• Contrôler la qualité des prestations et la conformité des installations réalisées,
• Gérer les imprévus, risques et litiges avec réactivité, professionnalisme et diplomatie,
• Réaliser un bilan de fin de projet : retour d’expérience, axes d’amélioration, évaluation de la satisfaction client.

Gestion de la facturation :

• Réception et traitement des factures fournisseurs : vérification de la conformité, validation avec les équipes concernées, transmission aux services comptables,
• Emission des factures clients : collecte des éléments nécessaires (devis, bons d’intervention, heures, prestations réalisées), préparation et envoi des factures selon les délais établis,
• Suivi et relances : assurer le suivi des paiements, relancer les clients en cas d’impayés ou de retard, maintenir un reporting clair et a jour,
• Coordination interne : travailler avec la comptabilité et les opérations pour garantir la cohérence entre prestations réalisées et éléments facturés.

Profil recherché

Formation & Expérience

• Bac+3 à Bac+5 en gestion de projet, logistique, arts appliqués ou architecture d’intérieur,
• Expérience significative en coordination de projets, idéalement dans le secteur culturel, muséal, du transport spécialisé ou de l'aménagement haut de gamme.

Compétences :

• Maitrise des outils de gestion de projet et de planification,
• Connaissance du transport et de la manipulation d’œuvres d’art (normes, emballage, sécurité),
• Sensibilité à l’univers de la décoration, du design et du patrimoine artistique,
• Maitrise des processus de facturation et aisance avec les outils administratifs et logiciels internes,
• Organisation, rigueur et sens du détail,
• Esprit de service, autonomie et capacité à évoluer dans un environnement exigeant,
• Excellente communication et aisance relationnelle.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.