Coordinateur / Support Administratif Appel d’Offres

À propos de l'équipe

IN Groupe est le leader mondial de l’identité sécurisée et transactions sûres et des services numériques. Chaque jour nos 4000 collaborateurs répartis dans 40 pays œuvrent à garantir à chacun le droit à une identité fiable et sécurisée dans le monde physique et numérique. Avec nos solutions et notre réseau international de 10 centres de R&D, nous accompagnons gouvernements et entreprises dans plus de 130 pays.

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À propos du poste

Le rôle de Coordinateur / Support Administratif Appel d’Offres consiste à garantir que toutes les exigences administratives liées aux opportunités commerciales et aux appels d’offres sont correctement prises en charge, en étroite collaboration avec les Bid managers (responsable d’appel d’offres). Il (ou elle) veille à ce que chaque dossier administratif soit complet, conforme et soumis dans les délais.

Responsabilités principales

• Gérer l’ensemble des aspects administratifs des appels d’offres : coordination de la documentation, vérification des critères d’éligibilité et de la conformité aux exigences administratives.
• Travailler en étroite collaboration avec le Bid Manager, les équipes commerciales, juridiques et les partenaires pour garantir une offre complète et cohérente.

Tâches principales

• Piloter le volet administratif durant la préparation des offres : gestion de la matrice de conformité administrative, des échéances et du protocole de soumission, en coordination avec les Bid managers.
• Identifier les critères d’éligibilité et les références demandées dans les dossiers d’appel d’offres.
• Coordonner la collecte des documents corporate (certificats, documents financiers) requis.
• Consolider et garantir la conformité de l’offre administrative, gérer les documents associés (cautions, garanties, légalisations, apostilles).
• Assurer la préparation finale et la soumission conforme des réponses.
• Assurer l’archivage complet de la documentation liée aux offres.

Support additionnel

Le poste peut également inclure ponctuellement des tâches de gestion administrative telles que :

• Gestion des circuits de signature
• Préparation des visites clients
• Réalisation de demandes d’achat et suivi de commandes

Profil recherché

• Expérience confirmée (10 ans+) en support administratif d’appels d’offres ou en administration des ventes.
• Solides capacités d’analyse, avec aptitude à comprendre, examiner et synthétiser les exigences des appels d’offres.
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément, à prioriser et à respecter des contraintes de délai.
• Rigueur et sens du détail.
• Appétence à travailler dans un environnement multiculturel et international.
• Maîtrise professionnelle de l ’anglais.

Localisation : Poste basé à La Défense, avec un transfert des bureaux prévu à Boulogne-Billancourt en janvier 2027.