Coordinateur(rice)

Résumé du poste 

La Coordinatrice des événements et réservations est responsable de la gestion complète du processus de réservation des salons privés, de la prise de contact initiale jusqu'à la tenue de l'événement. Elle agit comme principale personne-ressource auprès de la clientèle et assure une expérience exceptionnelle en offrant un service personnalisé, professionnel et attentif aux détails. 

La personne titulaire du poste coordonne les demandes de réservation, conseille les clients dans l'organisation de leurs événements, assure la liaison avec les équipes opérationnelles et veille à ce que chaque événement soit exécuté selon les plus hauts standards de qualité et de service. 

Responsabilités principales 

• Répondre aux demandes de réservation par courriel, téléphone ou en personne.
• Travailler avec les partenaires d'affaires de RBC pour déterminer leurs besoins en matière d'événements ou de réunions. Planifie des visites du site si nécessaire.
• Établir et maintenir des relations professionnelles avec les clients.
• Comprendre les besoins et attentes des clients afin de proposer des solutions adaptées.
• Expliquer le processus de réservation ainsi que les termes et conditions à tous nouveaux utilisateurs
• Coordonner tous les détails de l'événement, incluant les menus, les horaires, les installations et les demandes spéciales. – Conseiller et guider les clients dans l’organisation de leur/s événement/s
• Fournir des solutions et résoudre les problèmes pour s'assurer que le service n'est jamais compromis.
• Effectuer des suivis réguliers avant, pendant et après les événements.
• Gérer efficacement les changements de dernière minute et résoudre les problèmes avec diplomatie.
• Maintenir à jour les dossiers clients et les systèmes de réservation.

Compétences requises  

• Diplôme d'études collégiales ou universitaires en gestion hôtelière, tourisme, administration, événementiel ou domaine connexe.
• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en coordination d'événements, gestion de réservations ou service à la clientèle haut de gamme.
• Expérience dans l'hôtellerie, la restauration, les centres de congrès ou les salons privés constitue un atout majeur.
• Excellentes habiletés en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
• Solides aptitudes en organisation et en gestion des priorités.
• Grande attention aux détails et souci de l'excellence.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
• Excellent sens de l'initiative et de l'autonomie.
• Habileté à résoudre des problèmes rapidement et efficacement.
• Aptitude à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.
• Excellentes aptitudes de communication (verbale et écrite) en français et anglais. Maîtrise de la langue anglaise pour communiquer avec la maison mère, les partenaires et les fournisseurs assignés présents à un niveau national ainsi que les commanditaires, sur une base quotidienne.