Coordinateur(trice) administratif(ve)

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et aimez coordonner, anticiper et faire avancer les dossiers ?

Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, assurer les relances nécessaires et veiller à ce que chaque demande soit traitée dans les meilleurs délais ?

Rejoignez DOMINERGIE, une structure en pleine croissance, et participez activement au développement de notre activité !

Qui sommes-nous ?

DOMINERGIE accompagne les particuliers dans leurs projets de rénovation énergétique, notamment dans le cadre de Mon Accompagnateur Rénov’, de MaPrimeRénov’ et des Certificats d’Économies d’Énergie (CEE).

Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) autonome et organisé(e) et très rigoureux(se) pour assurer le suivi administratif des dossiers et faciliter le travail du bureau d’études.

Vos missions

En binôme avec le technicien du bureau d’études, vous assurez le suivi administratif des dossiers et organisez les tâches nécessaires à leur avancement. Votre rôle est essentiel pour fluidifier les échanges, anticiper les besoins et garantir la rapidité de traitement des dossiers.

1. Gestion du téléphone et de la boîte mail

• Prendre en charge les appels courants et transmettre au technicien les questions techniques.
• Partager la gestion de la boîte mail avec le technicien : trier et classer les demandes, identifier les priorités,assurer le suivi et répondre aux clients et aux artisans.
• Traitement en interne des demandes de pièces pour l’ANAH.

2. Accompagnement des clients et collecte des documents

• Contacter les clients pour récupérer les pièces nécessaires et les accompagner dans leurs démarches en ligne.
• Vérifier les documents reçus, effectuer les relances nécessaires et classer les pièces dans nos dossiers internes.

3. Coordination avec les artisans

• Suivre les demandes de corrections transmises par le technicien et relancer les artisans.
• Récupérer les devis corrigés, les classer dans les dossiers internes et informer le technicien lorsque les documents sont prêts à être vérifiés.

4. Suivi et organisation des dossiers

• Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi Excel : documents reçus ou manquants, corrections en attente et prochaines actions, afin de garantir une visibilité claire sur l’avancement des dossiers pour toute l’équipe.
• Organiser les tâches administratives du technicien, prioriser les actions et anticiper les relances nécessaires.
• Identifier et signaler rapidement les dossiers bloqués ou les retards.

5. Soutien administratif à l’équipe

• Préparer les dossiers en vue de leur dépôt et vérifier les pièces attendues.
• Apporter un soutien à l’équipe selon les besoins de l’activité.

Le profil recherché

Nous recherchons un(e) candidat(e) autonome, très rigoureux(se) et organisé(e), capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, de hiérarchiser les priorités et d’assurer un suivi régulier sans supervision constante.

Vous devrez être capable de structurer et organiser les tâches administratives du technicien du bureau d’études, de coordonner les demandes, de planifier les relances et de veiller au respect des délais.

Vous serez un véritable relais au quotidien pour faciliter son travail et garantir l’avancement des dossiers.

• Expérience en gestion administrative ou en suivi de dossiers souhaitée.
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils Google Drive.
• Aisance à l’écrit et au téléphone.
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers en parallèle.
• Rigueur, réactivité et sens des responsabilités.
• Une connaissance du secteur de la rénovation énergétique est un plus (Ma Prime Renov', ANAH, CEE...).

Les modalités de collaboration

Trois possibilités selon votre profil :

• CDD de 2 mois renouvelable à temps plein ;
• Stage conventionné de 6 mois maximum ;
• Prestation de services par un(e) professionnel(le) indépendant(e).

Les modalités pratiques seront définies selon la forme de collaboration retenue.

Pourquoi rejoindre DOMINERGIE ?

Vous rejoindrez une structure en pleine croissance et occuperez un rôle central dans l’organisation administrative et le suivi des dossiers. Votre collaboration directe avec le technicien contribuera à fluidifier les échanges, à réduire les délais de traitement et à améliorer la visibilité de toute l’équipe sur l’avancement des dossiers.

Comment candidater ?

Envoyez votre CV accompagné de quelques lignes de présentation à :

[email protected]

Objet : Candidature — Coordinateur(trice) administratif(ve)

Rémunération : 22 404,00€ à 24 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel