Coordinateur(trice) Administration et Opérations – IA² Group

Localisation : Tunis, Tunisie

Mode de travail : Hybride

Type de poste : Temps plein / collaboration évolutive

Département : Administration et Opérations

Rattachement : Direction générale – IA² Group

À propos de IA² Group

IA² Group développe et accompagne plusieurs activités autour de l’intelligence artificielle, de l’automatisation, du développement technologique, du conseil, de la transformation digitale et des solutions métiers.

Le groupe entre aujourd’hui dans une nouvelle phase de structuration et de croissance.

Dans ce contexte, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Administration et Opérations capable de devenir progressivement un point central de notre organisation interne.

Il ne s’agit pas uniquement d’un poste administratif.

La personne sélectionnée participera directement à la structuration des processus, au suivi des opérations et à la coordination entre les différentes activités du groupe.

Votre mission

Votre rôle sera de veiller à ce que les informations, documents, échéances et actions importantes du groupe soient correctement organisés, suivis et remontés à la direction.

Vous travaillerez directement avec la direction ainsi qu’avec les équipes commerciales, de conseil et techniques.

Principales responsabilitésAdministration et organisation

• Organiser et maintenir les dossiers administratifs du groupe
• Assurer le classement et la traçabilité des documents
• Suivre les contrats clients, partenaires, collaborateurs et fournisseurs
• Préparer et maintenir les différents documents administratifs
• Suivre les échéances importantes
• Participer à la mise en place de procédures internes claires
• Veiller à ce que les informations nécessaires soient disponibles et à jour

Clients, contrats et facturation

• Assurer le suivi administratif des dossiers clients
• Suivre les propositions, contrats et documents associés
• Préparer et suivre les éléments nécessaires à la facturation
• Maintenir le suivi des factures et des encaissements
• Identifier les échéances ou retards nécessitant une action
• Préparer les informations nécessaires à la validation par la direction

Coordination opérationnelle

• Suivre les actions décidées lors des réunions
• Maintenir les échéanciers et les priorités
• Coordonner les informations entre les équipes commerciales, conseil et techniques
• Suivre l’état administratif et opérationnel des projets
• Identifier les dossiers bloqués, incomplets ou en retard
• Remonter rapidement les éléments nécessitant une décision de la direction

Organisation commerciale

En collaboration avec l’équipe commerciale :

• Maintenir la qualité des informations dans le système interne
• Suivre les opportunités et les échéances administratives
• Participer au suivi des contrats et des commissions
• S’assurer que les dossiers commerciaux contiennent les informations nécessaires avant leur transmission aux équipes concernées

Collaborateurs et partenaires

• Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs
• Maintenir les informations et documents nécessaires
• Suivre les éléments administratifs liés aux partenaires et prestataires
• Participer à l’organisation des recrutements et au suivi des dossiers candidats lorsque nécessaire

Système interne de gestion

IA² Group développe progressivement son propre système de gestion interne.

Vous participerez directement à son utilisation et à son amélioration en :

• maintenant les informations à jour ;
• identifiant les besoins opérationnels ;
• signalant les informations manquantes ;
• contribuant à la définition des processus de travail ;
• participant à l’amélioration continue de l’organisation.

Il n’est pas nécessaire d’avoir un profil technique ou de développement.

Nous recherchons avant tout une personne capable de comprendre comment une organisation doit fonctionner et comment l’information doit circuler entre les différentes équipes.

Profil recherché

Nous recherchons une personne :

• Très organisée et méthodique
• Rigoureuse dans le suivi des dossiers
• Discrète et respectueuse de la confidentialité
• Fiable et responsable
• Autonome dans son travail
• Capable de gérer plusieurs sujets simultanément
• Attentive aux détails
• Capable d’identifier rapidement une information ou un document manquant
• À l’aise pour travailler directement avec une direction
• Capable de communiquer clairement avec différents profils professionnels

Compétences et formations appréciées

Une expérience ou une formation dans l’un des domaines suivants constitue un avantage :

• Administration des affaires
• Gestion
• Finance
• Comptabilité
• Gestion des opérations
• Gestion de projets
• Coordination administrative

Une bonne maîtrise des outils numériques est nécessaire.

Une expérience avec Excel, Google Sheets, Google Workspace, Microsoft Office, CRM, ERP, logiciels de gestion de projets ou plateformes collaboratives constitue un avantage.

Ce que nous recherchons réellement

Nous ne recherchons pas uniquement une personne chargée d’exécuter des tâches administratives répétitives.

Nous recherchons quelqu’un capable de comprendre progressivement le fonctionnement du groupe, d’anticiper les besoins, de structurer l’information et de contribuer activement à l’amélioration de notre organisation.

Évolution du poste

Le poste est conçu pour évoluer avec IA² Group.

Une personne performante pourra progressivement prendre davantage de responsabilités dans :

• la gestion des opérations ;
• l’administration ;
• la coordination interne ;
• le contrôle des processus ;
• le suivi des indicateurs de direction ;
• l’organisation des équipes ;
• l’amélioration des systèmes internes.

L’évolution pourra notamment mener vers un poste de Responsable des Opérations selon les compétences démontrées et la croissance du groupe.

Les responsabilités et niveaux d’accès seront naturellement progressifs.

Qualités particulièrement importantes

Pour cette fonction, nous accordons une importance particulière à :

la confiance, la confidentialité, la rigueur, la stabilité, le sens des responsabilités et la qualité du suivi.

Candidature

Pour candidater, merci de transmettre :

• votre CV à jour ;
• une courte présentation de votre parcours ;
• votre disponibilité ;
• vos attentes professionnelles ;
• quelques lignes expliquant pourquoi un rôle mêlant administration, organisation et opérations vous intéresse.

Les profils présélectionnés seront invités à un premier échange avec la direction de IA² Group.

IA² Group – Tunis, Tunisie