Coordinateur(trice) des Opérations Programmes H/F

Fondée en 1906, l'EDHEC est aujourd'hui l'une des 10 meilleures écoles de commerce en Europe. Basée à Lille, Nice, Paris, Londres et Singapour, et comptant plus de 90 nationalités sur ses campus, l'EDHEC est une école entièrement internationale directement connectée au monde de l'entreprise.

Avec plus de 60 000 diplômés dans 143 pays, elle forme des managers engagés capables de relever les défis d'un monde en pleine évolution. Forte de ses valeurs fondamentales d'excellence, d'innovation et d'esprit d'entreprise, l'EDHEC a développé un modèle stratégique fondé sur une recherche réellement utile à la société, aux entreprises et aux étudiants.

Cette culture s'illustre notamment dans les travaux de l'EDHEC-Risk Climate Impact Institute, de l’EDHEC NewGen Talent Centre, de l’EDHEC infrastructure & private assets Institute ou encore de la récente chaire Management in Innovative Health.

L'École fonctionne comme un véritable laboratoire d'idées et joue un rôle de pionnier dans le domaine de l'éducation numérique via EDHEC Online, la première plateforme de formation diplômante entièrement en ligne.

Ces différentes composantes font de l'EDHEC un centre de connaissances, d'expériences et de diversité, destiné à préparer les nouvelles générations de managers à exceller dans un monde en pleine mutation. L'EDHEC en chiffres :

• 9 400 étudiants en formation académique
• plus de 20 programmes diplômants allant du Bachelor au PhD
• 175 professeurs et chercheurs
• 13 centres et chaires de recherche spécialisés

L'EDHEC Business School recrute un(e) Coordinateur(trice) des Opérations Programmes (H/F).

Poste en CDI à temps complet situé sur le Campus de Lille (Roubaix).

Missions

Au sein de la Direction de l'EDHEC International BBA et rattaché.e à l'Associate Dean for Undergraduate Programmes, vous contribuez au pilotage opérationnel et à la coordination des activités du programme.

Vous travaillez en étroite collaboration avec la Programme Project Manager, les équipes de Direction de Programme des campus de Lille et de Nice afin de garantir la qualité, la fiabilité et l'harmonisation des principaux processus de gestion du programme.

Votre rôle combine le suivi budgétaire et des effectifs, la fiabilisation des données et documents du programme, la coordination opérationnelle de plusieurs processus structurants ainsi que l'accompagnement de projets transversaux.

Vous accompagnez également la Programme Project Manager dans le déploiement des projets transversaux de la Business Unit et la mise en œuvre des priorités de la Direction. Des déplacements ponctuels sur les campus de Nice et de Paris sont à prévoir.

Les activités principales sont les suivantes :

Pilotage budgétaire, effectifs et tableaux de bord

• Assurer le suivi des effectifs étudiants, consolider les données par année, filière, campus et parcours et analyser leurs impacts sur le budget et l'activité du programme ;
• Assurer le suivi des budgets, dépenses et engagements ;
• Effectuer les contrôles et rapprochements entre les données budgétaires, comptables et opérationnelles ;
• Vérifier les factures, identifier les écarts éventuels et assurer le suivi des corrections avec les interlocuteurs concernés ;
• Préparer et actualiser les tableaux de bord de suivi budgétaire et des effectifs ;
• Consolider les informations nécessaires aux exercices budgétaires et aux différentes phases de révision ou d'atterrissage budgétaire ;
• Alerter la Direction sur les écarts constatés et proposer les actions correctives nécessaires.

Fiabilisation et harmonisation des données et documents du programme

• Coordonner le suivi des échéanciers académiques et administratifs du programme et veiller au respect des échéances ;
• Assurer le suivi et le contrôle des maquettes pédagogiques ;
• Contrôler la qualité, la cohérence et la complétude des données relatives aux jurys de passage, de filière et de diplomation ;
• Identifier les anomalies, coordonner leur correction et assurer la mise à jour des données et documents de référence ;
• Veiller à la cohérence et à l'harmonisation des données, documents et pratiques entre les campus de Lille et de Nice ;
• Participer à la formalisation et à l'amélioration des procédures et outils de contrôle associés à ces activités.

Référent.e Programme pour l’affectation des ressources professorales

• Collecter, consolider et saisir les données dans l'application dédiée ;
• Contrôler la cohérence, la complétude et la fiabilité des informations ;
• Assurer le suivi des corrections et veiller au respect des échéances du processus.

Amélioration continue des processus

• Analyser les processus internes de la Direction de Programme et proposer des actions d'amélioration ;
• Participer à la formalisation, à la documentation et à l'actualisation des procédures, modes opératoires et outils de suivi ;
• Accompagner le déploiement des évolutions de processus et contribuer à leur harmonisation entre les campus.

Projets et activités transversales

• Participer aux projets et groupes de travail de la Direction du Programme ;
• Préparer les données, analyses, présentations et documents nécessaires aux différents projets ;
• Coordonner les échanges entre les parties prenantes concernées ;
• Assurer le suivi des décisions, plans d'action et échéances ;
• Faciliter la circulation de l'information au sein de la Direction de Programme.

Profil recherché

Formation type et/ou expérience requise

• Formation supérieure (BAC+5) en gestion, administration, management ou domaine équivalent ;
• Expérience significative dans une fonction de coordination, de gestion ou de pilotage administratif, idéalement dans un environnement complexe comportant de nombreux interlocuteurs ;
• Une expérience dans le secteur de l’enseignement supérieur et/ou dans la gestion de programmes de formation constitue un véritable atout.

Savoir-faire requis

• Rigueur, sens de l'organisation et du détail ;
• Capacité d'analyse, autonomie et proactivité ;
• Sens des priorités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Excellent relationnel et goût du travail en équipe ;
• Sens de la confidentialité ;
• Réactivité et capacité d'adaptation dans un environnement rythmé par de nombreuses échéances :
• Maîtrise courante de l’anglais (oral écrit)