Coordonnateur(trice) à la facturation

Sous la supervision du contrôleur, le ou la coordonnateur(trice) à la facturation est responsable de coordonner et d’effectuer les différentes étapes du processus de facturation pour les projets d’Agrégat R-N. La personne veille à ce que les travaux réalisés, les heures travaillées, les équipements utilisés, le matériel et les autres éléments facturables soient complets, exacts et conformes aux contrats, aux bons de commande et aux tarifs applicables.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Facturation et préparation des dossiers

• Obtenir, compiler et valider les informations requises pour la facturation, notamment les heures travaillées, les équipements utilisés, le matériel et les autres éléments facturables.
• S’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des cartes de travail et des documents nécessaires à la facturation.
• Saisir et valider les informations de facturation dans le système ERP selon le codage approprié.
• Préparer les dossiers de préfacturation et obtenir les validations nécessaires auprès des responsables concernés.
• Préparer, émettre et transmettre les factures aux clients dans les délais établis.
• S’assurer que les factures respectent les modalités contractuelles, tarifs applicables, bons de commande et autres ententes avec les clients.
• S’assurer que toutes les pièces justificatives requises sont jointes aux dossiers de facturation.
• Veiller à ce que l’ensemble des travaux exécutés et des services rendus soient pris en compte dans la facturation.

2. Validation et contrôle

• Vérifier l’exactitude des calculs, taux, quantités, codes de projets et montants à facturer.
• Comparer les informations de facturation avec les contrats, bons de commande, approbations et pièces justificatives disponibles.
• Identifier les écarts, omissions ou anomalies et effectuer les suivis nécessaires afin de les corriger avant l’émission des factures.
• Effectuer une validation plus approfondie des dossiers présentant un niveau de complexité plus élevé.
• Contribuer à assurer que tous les revenus auxquels l’entreprise a droit sont adéquatement facturés.

3. Coordination et suivis

• Travailler en étroite collaboration avec les opérations, les surintendants, les chargés de projets et les autres intervenants afin d’obtenir les renseignements et approbations nécessaires.
• Communiquer avec les clients pour toute question ou demande liée à la facturation.
• Effectuer les suivis nécessaires lorsque des informations, approbations ou documents sont manquants.
• Effectuer un suivi rigoureux de la facturation, des coûts et des bons de commande selon les contrats et les exigences applicables.
• Maintenir à jour les informations et dossiers clients nécessaires à la facturation.
• Effectuer les suivis relatifs aux comptes à recevoir, transmettre les états de compte et assurer les suivis requis, au besoin.

4. Amélioration continue

• Participer à l’amélioration et à la standardisation des méthodes de travail liées à la facturation.
• Maintenir et améliorer les outils, tableaux et mécanismes de suivi utilisés pour les différents projets.
• Identifier les occasions d’améliorer l’efficacité et l’exactitude du processus de facturation.
• Participer à la documentation des procédures et des bonnes pratiques.
• Collaborer avec le contrôleur dans l’analyse et la résolution de dossiers particuliers ou complexes.
• Effectuer diverses tâches administratives ou comptables connexes en soutien à l’équipe des finances.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

QUALIFICATIONS

• DEP, DEC ou formation pertinente en comptabilité, administration, finance ou dans un domaine connexe.
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente en facturation, comptabilité, administration de projets ou dans un rôle similaire.
• Toute combinaison pertinente de formation et d’expérience pourra être considérée.
• Expérience en facturation dans un environnement de projets, industriel ou minier, un atout.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.
• Expérience avec un système ERP; connaissance d’Acumatica, un atout
• Bonne compréhension des processus de facturation et des comptes à recevoir.
• Capacité à comprendre et à appliquer les modalités contractuelles, les taux, les grilles tarifaires et les bons de commande.
• Capacité à analyser et à valider différentes données de facturation, notamment les heures de travail, les équipements, le matériel et les pièces justificatives.
• Capacité à identifier les écarts ou anomalies dans les dossiers de facturation et à effectuer les vérifications nécessaires.
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

COMPÉTENCES PERSONNELLES

• Faire preuve de rigueur et d’un grand souci du détail.
• Posséder un excellent sens de l’organisation et des priorités.
• Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de jugement.
• Démontrer de bonnes capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
• Être en mesure de gérer plusieurs dossiers et échéanciers simultanément.
• Faire preuve de professionnalisme et de discrétion.
• Posséder d’excellentes habiletés de communication et de collaboration.
• Faire preuve de proactivité dans les suivis et dans la recherche d’informations manquantes.
• Être capable de travailler de façon méthodique dans un environnement où l’exactitude et le respect des échéanciers sont essentiels.

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Rouyn-Noranda, QC
• Poste permanent, temps plein
• Assurance collective
• REER avec contribution de l'employeur
• Programme d'aide aux employés (incluant télémédecine)

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Cotisation égale au RÉER
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel