Coordonnateur(trice) de proposition (Ottawa)

Provencher_Roy est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) de proposition afin de soutenir l’ensemble du cycle de production des offres de services en assurant la planification des tâches, la coordination logistique, la recherche, la production d’information, la mise en page, la révision et la gestion documentaire.

Bien qu’il/elle contribue à la qualité du contenu et au respect des exigences, le rôle n’est pas imputable de la stratégie globale ni du résultat final du dossier, qui relève de l’architecte responsable ou de la Directrice des propositions.

Le coordonnateur joue un rôle essentiel d’appui opérationnel pour garantir que les livrables sont exacts, conformes, bien structurés et livrés dans les délais.

RESPONSABILITÉS

• Analyse de base des appels d’offres

• Lire les documents d’appel d’offres pour identifier les exigences de présentation, les contraintes administratives et les livrables attendus.

• Repérer les éléments critiques du dossier (formats, signatures, certifications, annexes obligatoires).

• Transmettre ces informations clairement à l’architecte responsable de l’offre.

• Planification et coordination des livrables

• Préparer et suivre les échéanciers détaillés de production et les addendas (calendriers, jalons internes, dates de dépôt).

• Assurer la coordination logistique : envoi de demandes aux équipes techniques, demandes de CV, mise à jour des fiches projets, intégration des contenus reçus.

• Relancer les intervenants internes et externes afin de garantir le respect des délais.

• Organiser et documenter les réunions de production (notes, suivis, actions).

• Mise en page, rédaction, intégration et gestion documentaire

• Monter les documents à l’aide des outils requis (InDesign, Word, PowerPoint), en appliquant rigoureusement les gabarits de la firme.

• Faire des recherches multiples et participer à la rédaction de textes techniques.

• Collaborer avec l’architecte responsable de l’offre pour intégrer les textes stratégiques, les sections méthodologiques et les réponses aux critères.

• Assurer la cohérence visuelle et la qualité globale du document (tableaux, figures, graphiques, pagination, tables des matières).

• Gérer les versions de fichiers, s’assurer de la structure correcte des dossiers et maintenir un archivage ordonné.

• Révision et contrôle de qualité

• Relire et corriger les textes sur le plan linguistique et visuel (orthographe, syntaxe, cohérence).

• Vérifier la conformité administrative (documents signés, formulaires requis, formats PDF, certifications obligatoires).

• Signaler à l’architecte responsable de l’offre les incohérences, oublis ou risques liés à la production du dossier.

• Collaboration avec l’équipe ODS

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des ODS (plus précisément l’équipe basée à Ottawa) pour suivre l’avancement des dossiers et ajuster au besoin les priorités.

• Gestion des contenus et outils

• Mettre à jour les bases de données internes :

• CV et bios

• fiches projets

• textes types

• méthodologies générales

• Maintenir à jour les gabarits (InDesign, Word, PowerPoint) et assurer le respect des normes internes de présentation.

• Participer à la création d’outils de suivi (tableaux, listes de contrôle, matrices de conformité).

PROFIL RECHERCHÉ

• Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle similaire en architecture, ingénierie, design, communications ou production documentaire.
• Maîtrise avancée d’InDesign, Word, PowerPoint et des standards graphiques.
• Grande aisance à travailler avec des échéanciers serrés et plusieurs dossiers en parallèle.
• Excellentes compétences en organisation, minutie et gestion de priorités.
• Rigueur documentaire, souci du détail et capacité à appliquer des normes strictes.
• Capacité à collaborer avec une diversité d’intervenants.
• Bonnes compétences rédactionnelles et révision linguistique, un atout important.
• Admissibilité à l’obtention d’une cote de sécurité fédérale de niveau Fiabilité (obligatoire).
• Bilinguisme (français et anglais) requis.

SALAIRE ET AVANTAGES

• Assurances collectives et compte de gestion santé
• Régime de retraite (REER, RPDB)
• Cotisation annuelle à un ordre professionnel payée à 100%
• 3 à 6 semaines de vacances
• Politique de travail hybride
• Cotisation transports en commun
• 49 heures pour absence maladie
• Horaire d'été
• Fruits frais chaque jour
• Taux horaire variant de 35 $ à 45 $, selon l’expérience.