Customer Service Representative - Customs Specialist

Objectifs de la fonction :

Le titulaire de la fonction assure le process OTC (order to cash) pour tous les clients qui lui sont assignés ainsi que le reporting de toutes les informations légalement requises (sur une base mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.) au Ministère des Finances (Douanes et accises) et assure la reconduction et/ou la demande de nouvelle autorisation permettant aux départements commercial (ventes)

Contribution :

C1. Domaine de responsabilité

Le titulaire de la fonction :

1. ACTIVITÉES LIÉES AUX RELATIONS CLIENTS

· Vérifie la conformité entre les commandes et les informations reprises dans les offres des clients, ce compris les termes des lettres de crédits

· Enregistre les commandes sur base des offres émises par les sales manager et les documents provenant des clients

· Confirme les dates de livraison demandées et le cas échéant, proposer d’autres alternatives

· Communique au client le statut de sa commande. Référer au Sales Manager en cas de problème majeur.

· Établit les documents de douane relatif au transport

· Établit et assure l’envoi rapide des documents demandés par le client

· S’assure que les exigences légales demandées par les clients soient bien respectées

· Participe à la création du planning de chargement en corrélation avec les clients et les commerciaux

· Assure la facturation et tous les ajustements financiers (notes de crédit/ note de débit)

· Etablit les éventuelles notes de commission accordées

· Vérifie à ce que les volumes alloués à chaque sales/région/client soient bien chargés en temps et en heure de ce dont il/elle est responsable

· Fournit des réponses rapides et complètes à toutes les questions des clients ou des sales manager

· S’assure de toute autre affaire ou tâche administrative liée à la satisfaction client

· Organise le transfert de produit entre les sites de production de Rosier

· Est proactif dans la collaboration avec la supply chain et le département financier

· Affrète les transports routiers

· S’assure que les demandes de conditionnements spécifiques des clients soient bien suivies par le procurement et le S&OP afin d’assurer le bon déroulement de la commande

· Assure une communication adéquate avec le S&OP et les équipes de production sur les détails des commandes (type de conditionnement, étiquettes, etc.)

· Assure le bon suivi des stocks et des commandes en cours

2. ACTIVITÉES LIÉES À L’EXPERT DOUANE

· Veille quotidiennement au respect des règles et consignes de sécurité établies sur le site et signale les situations non conformes ou à risques ;

· Maintient à jour les procédures et instructions officielles associées à toutes les transactions douanières et au reporting de toutes les informations pertinentes (sur une base mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.)

· Il/elle est impliqué dans le cycle des commandes clients export spécifiques et assure le processus légal et lié aux affaires douanières associé à ces commandes ;

· Connaissances spécifiques sur le fonctionnement de la douane ;

· Procède aux renouvellements d’autorisations douanières en contact avec le service Douane & Accise pour échanger sur le contenu et l’interprétation en fonction de l’évolution de la législation

· Connaissances sur la PSO (Procédure simplifiée en matière de production des pièces justificatives de l’origine à l’exportation) ; Mention sur facture, EUR1 ;

· Utilisation du programme CONEX

· Obtention et maintien des licences TC31 auprès du SPF Finances

· Formation sur la compréhension et l’utilisation du programme CONEX aux collègues commerciaux

· Rend compte des activités et des éventuelles difficultés rencontrées à son supérieur hiérarchique ;

· Participe quotidiennement au maintien de l’ordre et de la propreté dans l’espace de travail ;

C2. Interactions sociales

· Sociable et ouvert

· Fiable et proactif

· Possède des compétences en matière de communication

C3. Clientèle :

· Représente le département de manière professionnelle

C4. Interfaces :

· Fait partie de l’équipe CSR

· Contact régulier avec l’Administration des Douanes et les fournisseurs (principalement sacherie et étiquettes)

· Travail collaboratif avec les départements production, commercial, qualité, finance

· Contacts réguliers avec les agents d’affrètements et les transporteurs externes

Qualifications :

S1. Etudes

· Bachelier à orientation économique ou expérience équivalente, de préférence un Bachelier en Commerce Extérieur

· Pratique courante de l’anglais (la connaissance d’autres langues est un atout)

· Connaissance système ERP, idéalement SAP

· Excellentes connaissances des outils IT et des programmes MS Office

S2. Expérience

· 1 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire

· Excellentes capacités d’organisation et de planification

· Excellentes aptitudes en termes de communication et compétences relationnelles à tous niveaux

· Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais

Attitude :

· Ethique, intégrité et confiance

· Agilité organisationnelle

· Développement personnel

· Négociation

· Gestion collaborative des désaccords

· Orientation résultats

· Rigoureux

· Réactif

· Esprit d’équipe

Pay: €2.219,86 - €3.577,24 per month

Benefits:

• Bicycle plan
• Eco vouchers
• Food allowance
• Hospitalization insurance
• Life insurance
• Retirement plan

Work Location: In person