Director/a de Back Office (BO) de Comunitats

Com a Director/a de Back Office (BO) de Comunitats , seràs el/la responsable de liderar, supervisar i optimitzar l’activitat de l’equip de BO encarregat de la gestió administrativa, comptable i financera de les comunitats de propietaris (CCPP) de Housfy.

La teva missió principal serà garantir l’excel·lència operativa, el compliment rigorós de la normativa i procediments interns, i l’optimització contínua del model operatiu cap a un entorn altament escalable, eficient i digitalitzat.

Seràs l’últim/a responsable de garantir un bon traspàs de les noves carteres cap a la gestió diària de l’equip de BO, assegurant la correcta integració de la informació, la continuïtat del servei i l’adaptació als estàndards operatius establerts.

Funcions i responsabilitats

1. Excel·lència operativa

Assegurar la qualitat i exactitud de la informació comptable, així com el màxim rendiment de l’equip de BO Comunitats, garantint el compliment rigorós dels objectius de gestió setmanal i mensual.

● Assegurar el correcte funcionament dels processos crítics de BO : conciliació bancària, tancaments comptables, gestió i cobrament de quotes i derrames, pagaments a proveïdors i tercers, facturació i cobrament d’honoraris i col·laboracions, i liquidació d’impostos.

● Impulsar una gestió eficaç i eficient de la morositat de les CCPP , activant i monitoritzant els protocols de recobrament establerts.

● Assegurar la correcta gestió de les notificacions d'Hisenda i altres organismes públics , complint els terminis establerts.

● Garantir el control i actualització quan sigui necessari del registre d’usuaris autoritzats a les plataformes de banca electrònica (altes, baixes, modificacions i bastantejos de poders) segons els procediments corporatius.

● Controlar i reduir de manera activa els saldos pendents de recuperar de les CCPP (comptes 440, honoraris pendents de facturar i/o cobrar, etc.)

● Donar suport tècnic especialitzat a l’equip, acompanyant-los en la resolució de casuístiques o gestions de CCPP d’alta complexitat.

● Definir estàndards i protocols d'atenció (directa i indirecta) a presidents i/o propietaris per a consultes amb impacte a BO (dubtes comptables, tancaments, cobraments), garantint respostes ràpides, clares i precises.

● Assegurar el compliment dels objectius setmanals i mensuals de l’equip , i establir mecanismes de control preventiu per assegurar la qualitat del nostre servei, anticipar-nos a potencials errors i/o queixes de les CCPP.

● Garantir una coordinació fluida entre l’equip de BO i Administradors/es de Comunitats (PH) , assegurant l’alineament de prioritats, criteris i objectius, i reportant de manera recurrent als Team Leads l’estat del BO en les seves respectives plataformes.

2. Integració noves empreses, carteres i altes orgàniques

Assegurar el traspàs ordenat de les noves CCPP cap a la gestió diària (BAU), garantint la integració rigorosa de la informació, la continuïtat del servei i l’adaptació als estàndards operatius establerts.

● Supervisar el procés d’integració de les noves plataformes i/o carteres a nivell BO , auditant la qualitat de les dades d’origen i assegurant un acoblament sense fissures als processos de Housfy.

● Implementar protocols de control durant el període de transició per minimitzar l’impacte en cobraments / pagaments, i evitar pèrdues d’informació o interrupcions en la gestió diària de la comunitat.

● Supervisar i accelerar els tràmits d’obertura, canvi de titularitat o traspàs de comptes bancaris de les noves CCPP, complint estrictament amb els terminis establerts.

● Garantir un flux d’incorporació ràpid i eficaç per a les CCPP captades orgànicament, executant tots els passos previs de preparació (alta en sistemes, càrrega de dades, paràmetres comptables) per traspassar-les a BAU sense friccions.

3. Definició de protocols estàndards d’actuació i gestió de bancs

Actuar com a màxim/a responsable en la definició, documentació, estandardització i desplegament dels protocols d'actuació per a les casuístiques amb impacte en el BO a nivell transversal.

● Identificar, dissenyar i documentar tots els procediments operatius de BO al llarg de tot el cicle de vida d’una comunitat, des del seu onboarding i gestió diària fins al seu eventual cessament o baixa.

● Garantir un model operatiu de BO comú, homogeni i coherent entre les diferents plataformes del Grup, assegurant l’alineament d’estàndards independentment dels programes de gestió utilitzats.

● Liderar la interlocució amb entitats financeres, definir i negociar el mapa d’entitats col·laboradores prioritàries, liderar la negociació de condicions i dirigir projectes de canvis massius de comptes bancaris.

● Garantir la qualitat i disponibilitat de la informació necessària per gestionar el negoci i prendre decisions.

● Actuar com a últim/a responsable en la presa de decisions resolutives davant casuístiques que afectin processos i/o procediments de BO.

4. Optimització del model operatiu BO

Construir, evolucionar i liderar un model operatiu comú, eficient i escalable, implementant les millors pràctiques del sector i maximitzant la productivitat.

● Definir el model objectiu del BO de Housfy (visió 2028), assegurant un model homogeni, robust i escalable a totes les plataformes del Grup que garanteixi l’assoliment dels objectius d’eficiència (maximització del ràtio # CCPP / Gestor BO).

● Identificar, analitzar i estandarditzar les best practices del mercat i implementar-les a totes les plataformes.

● Analitzar de manera continuada l'operativa diària per detectar ineficiències, reduir el treball manual i automatitzar / digitalitzar tasques de baix valor afegit.

● Actuar com a interlocutor/a funcional clau amb els altres departaments de Housfy (Product, IT, etc.) en la definició i desenvolupament de projectes de digitalització / automatització de BO.

● Ajudar en la definició del mòdul de comptabilitat i gestió del nou software de gestió integral i acompanyar en la implementació i adopció del mateix.

5. Lideratge, cultura de l’organització i gestió de l’equip

Construir, liderar i consolidar un equip de BO d’alt rendiment, exigent i responsable, promovent una cultura unificada d'excel·lència, orientació a resultats i millora contínua en totes les empreses del Grup.

● Fomentar una cultura de treball comuna basada en la responsabilitat, l’excel·lència operativa en el servei i promovent el sentit de pertinença al Grup Housfy.

● Desenvolupar, acompanyar i empoderar l’estructura de Team Leads BO, fomentant un lideratge transparent i orientat a resultats.

● Assegurar la correcta planificació i estimació de recursos en funció del volum de CCPP, garantint la productivitat de l’àrea.

● Impulsar el desenvolupament, la promoció interna i la retenció dels professionals clau. 6. Reporting, control de gestió i assoliment d’objectius Mantenir el control integral del rendiment, eficiència i qualitat de l’àrea de BO, monitoritzant sistemàticament els KPIs clau, anticipant desviacions i prenent les decisions necessàries per assolir els objectius.

● Definir i monitoritzar els objectius setmanals i mensuals de BO a nivell d’unitat i equip.

● Assumir la responsabilitat integral sobre l’entrega de BO i el compliment dels objectius d’eficiència, servei i qualitat.

● Identificar de manera proactiva els principals motius d’insatisfacció amb el BO de Housfy i impulsar plans de millora.

● Avaluar mensualment l’estat de l’operativa, analitzar desviacions i definir les accions correctores necessàries.

● Reportar als GMs, Area Managers i Team Leads els resultats, l’expectativa anual, les desviacions, els plans d’acció i els principals riscos.

Requisits

• Experiència prèvia en transformació i optimització de Processos
• Experiència prèvia en lideratge d'equips
• Idiomes: català i castellà nadius, altres idiomes molt valorable
• Visió estratègica i sistèmica
• Pensament analític
• Adaptabilitat i flexibilitat
• Orientació a resultats ia l'excel·lència
• Proactivitat i compromís
• Capacitat d'execució i focus hands-on
• Lideratge i resiliència

Oferim

• Salari fix + Bonus
• Beneficis socials d'estalvi fiscal amb Cobee
• Possibilitat real de creixement
• Formar part de la companyia líder del sector PropTech

Vols formar part d'un projecte ambiciós i amb un creixement exponencial? Si és així, aplica!