Directrice adjointe / Gestionnaire des opérations

Directrice adjointe / Gestionnaire des opérations

Garderie Les Tournesols

1320 Rue Provancher

Québec, Québec G1Y 1R6

Condition d'emploi :

Type d’emploi : Permanent, temps plein

Nombre d’heures : 30h par semaine garanties

Salaire : 36,00$/heure (salaire en fonction de l’échelle du MFA)

Langue de travail : Français

Lieu de travail : Québec, Québec

Description de l'emploi :

La Garderie Les Tournesols est une garderie privée subventionnée accueillant 100 enfants répartis dans 12 groupes, dont 3 groupes de poupons, et comptant environ 30 employés. Sous l’autorité de la propriétaire et en collaboration étroite avec la direction, la personne titulaire du poste assure la coordination et le suivi des activités quotidiennes de la garderie. Elle participe à la supervision et à l’encadrement du personnel, à l’organisation des opérations, au suivi administratif et éducatif des dossiers, aux relations avec les parents et les partenaires ainsi qu’au respect des exigences applicables au fonctionnement de l’établissement. La personne titulaire du poste assure également la continuité des opérations en l’absence de la directrice.

Principales responsabilités :

1. Gestion et coordination des opérations

• Planifier, organiser, coordonner et assurer le suivi des opérations quotidiennes de la garderie.
• Collaborer avec la directrice et la propriétaire relativement au fonctionnement général de l’établissement.
• Assurer la continuité des opérations en l’absence de la directrice.
• Donner les directives nécessaires aux membres de l’équipe et assurer le suivi de leur application.
• Préparer, ajuster et coordonner les horaires de travail.
• Gérer les absences et les remplacements du personnel.
• Réorganiser les groupes et les ressources lorsque nécessaire afin d’assurer le respect des ratios et la continuité des services.
• Participer à la conception annuelle des groupes d’enfants avec la directrice.
• Assurer le suivi des besoins matériels et opérationnels de l’équipe.
• Effectuer le suivi des stocks et commander les fournitures courantes nécessaires au fonctionnement de la garderie.
• Coordonner avec la propriétaire les besoins relatifs aux achats importants, au mobilier et à l’aménagement des locaux.
• Assurer le suivi administratif des factures et des documents destinés à la propriétaire.

2. Supervision et encadrement du personnel

• Participer aux entrevues, à la sélection et à l’intégration des nouveaux membres du personnel.
• Participer à la gestion des situations liées au personnel et aux décisions relatives à la gestion des employés.
• Créer, organiser et assurer le suivi des dossiers des employés.
• Assurer le suivi des documents administratifs requis pour les employés.
• Effectuer le suivi des vérifications d’empêchement et des documents relatifs au secourisme et aux formations requises.
• Recevoir et gérer les demandes de congé et assurer leur intégration aux horaires.
• Valider les feuilles de temps lorsque requis.
• Assurer le suivi des informations administratives nécessaires au traitement de la paie.
• Participer au traitement de la paie et aux tâches administratives connexes lorsque requis.
• Participer à la préparation et à l’animation des réunions d’équipe.
• Préparer les ordres du jour des réunions d’équipe et les procès verbaux en suivant.
• Effectuer le suivi des décisions et des éléments à traiter à la suite des réunions.
• Offrir un soutien quotidien aux éducatrices dans leurs responsabilités professionnelles.
• Être disponible pour écouter, accompagner et soutenir les membres de l’équipe dans les situations professionnelles rencontrées.
• Répondre aux questionnements des éducatrices et proposer, au besoin, des stratégies d’intervention adaptées aux situations vécues sur le terrain.

3. Gestion des dossiers des enfants

• Créer, organiser et assurer le suivi des dossiers des enfants.
• Assurer le suivi administratif et éducatif des dossiers nécessitant une attention particulière.
• Coordonner les démarches relatives aux enfants ayant des besoins particuliers.
• Préparer les demandes de mesures exceptionnelles et assurer le suivi de l’ensemble du processus.
• Préparer les documents requis dans le cadre des demandes de mesures exceptionnelles.
• Participer aux rencontres avec les parents et les partenaires concernés.
• Collaborer avec les différents professionnels et organismes intervenant auprès des enfants.
• Élaborer et assurer le suivi des plans d’intégration.
• Préparer les bilans et effectuer le suivi des mesures mises en place.
• Assurer la mise à jour des informations pertinentes aux dossiers des enfants.
• Assurer le suivi des allergies et maintenir à jour les informations relatives aux allergies dans les locaux et à la cuisine.
• Communiquer avec les parents lorsque des informations relatives aux allergies ou aux besoins particuliers doivent être précisées ou mises à jour.
• Recevoir, relire et corriger les portraits éducatifs produits par les éducatrices, notamment lors des périodes de décembre et de juin.
• Fournir une rétroaction aux éducatrices relativement à la qualité et au contenu de leurs observations et de leurs écrits.

4. Relations avec les parents et les partenaires

• Agir comme personne-ressource auprès des parents.
• Recevoir et assurer le suivi des demandes, préoccupations et situations particulières présentées par les parents.
• Collaborer avec la directrice dans le traitement des plaintes et des situations nécessitant une intervention auprès des familles.
• Communiquer avec les partenaires externes de la garderie.
• Collaborer avec les organismes et professionnels impliqués auprès des enfants.
• Assurer les communications nécessaires avec les partenaires du milieu de la petite enfance, les établissements de formation et les organismes concernés.
• Participer à l’accueil et au suivi des stagiaires et des collaborations avec les établissements de formation.

5. Comité de parents et réunions

• Organiser les réunions du comité de parents.
• Préparer les ordres du jour du comité de parents.
• Animer les réunions du comité de parents.
• Assurer le suivi des sujets et des décisions relevant de la direction.
• Collaborer avec la directrice à la préparation et à l’animation des réunions d’équipe.
• Préparer, au besoin, les ordres du jour et les documents nécessaires aux réunions.

6. Santé, sécurité, conformité et prévention

• Veiller au maintien de locaux sécuritaires et conformes aux exigences applicables à la garderie.
• Effectuer les vérifications nécessaires concernant les trousses de premiers soins et les pharmacies.
• Assurer le suivi des équipements et mesures nécessaires à la prévention des risques.
• Participer au suivi des questions relatives à la santé et à la sécurité au travail.
• Collaborer au respect des mesures de prévention applicables au milieu de travail.
• Effectuer le suivi des communications et directives transmises par les autorités gouvernementales pertinentes.
• Participer aux formations, rencontres et webinaires nécessaires au maintien des connaissances relatives au fonctionnement d’une garderie.
• Assurer le suivi de la documentation administrative et réglementaire pertinente.

7. Soutien à la qualité des services éducatifs

• Soutenir les éducatrices dans leurs interventions quotidiennes auprès des enfants.
• Savoir intervenir auprès d’enfants à besoins particuliers.
• Répondre aux demandes de soutien professionnel provenant des éducatrices.
• Observer et analyser les situations rencontrées sur le terrain et proposer des stratégies adaptées.
• Participer à l’amélioration continue des pratiques éducatives et organisationnelles.
• Favoriser la collaboration et la communication au sein de l’équipe.
• Contribuer au maintien d’un environnement de travail professionnel, sécuritaire et respectueux.

Exigences du poste :

• Formation pertinente en éducation, éducation spécialisée, services sociaux, administration ou dans un domaine connexe.
• Moins de 2 ans d’expérience pertinente en gestion, supervision, coordination d’équipe ou dans un domaine connexe est accepté.
• Une expérience en éducation spécialisée, en petite enfance ou dans un environnement comparable constitue un atout.
• Être en mesure d’intervenir auprès d’enfants ayant des besoins particuliers et d’agir comme personne-ressource auprès du personnel afin de favoriser des interventions adaptées à leurs besoins.
• Expérience ou capacité démontrée à coordonner des activités et des ressources humaines.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Excellent sens de l’organisation et des responsabilités.
• Bon jugement et capacité à prendre des décisions dans des situations imprévues.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler en collaboration avec une équipe de gestion, les employés, les parents et différents partenaires.
• Autonomie, discrétion et professionnalisme.
• Excellente maîtrise du français.

Condition de travail :

• Poste permanent à temps plein.
• 30h par semaine garanties.
• Salaire de 36,00 $/heure (salaire en fonction de l’échelle du MFA).
• Horaire principalement de jour.
• Travail au sein d’une garderie privée subventionnée accueillant 100 enfants et comptant environ 30 employés.

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent transmettre leur curriculum vitae ainsi qu’une courte lettre de présentation à : [email protected]

Rémunération : 36,00$ par heure

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Programme d'Aide aux Employés
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel