Executive & Personal Assistant

L'équipe Trainsweateat est à la recherche d'un(e) Executive & Personal Assistant.

Véritable partenaire de confiance, vous prenez en charge la gestion globale — professionnelle et privée — de la Direction. Autonome et réactif/ve, vous orchestrez le quotidien, anticipez les besoins et veillez à l'efficacité de chaque journée.

Le poste est basé dans les Alpes-Maritimes et nécessite une grande mobilité pour accompagner la Direction dans ses déplacements fréquents.

Vos principales missions seront les suivantes :

- Gérer des agendas complexes, planifier les rendez-vous et réunions (professionnels et personnels), anticiper les déplacements et ajuster selon les priorités

- Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, logistique sur place) avec rigueur et réactivité

- Préparer les réunions clés : coordination logistique, ordre du jour, documents de support, prise de notes si nécessaire

- Coordonner plusieurs priorités et projets, sans en compromettre la qualité, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité face aux changements de dernière minute et aux urgences

- Relayer les demandes internes et externes, filtrer les sollicitations et prioriser les échanges

- Gérer la communication écrite : rédaction, mise en forme et relecture de documents (emails, présentations, comptes rendus, etc.)

- Piloter certaines tâches de gestion quotidienne, tant sur le plan professionnel (factures, prestataires, fournitures, etc.) que personnel (planning, logistique, services)

- Être un soutien de confiance, capable de garder la tête froide face à l’imprévu, tout en garantissant une stricte confidentialité.

Vous pourriez être le prochain membre de notre équipe si :

• Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou personnel(le), idéalement dans un environnement dynamique

• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack, etc.)

• Vous faites preuve d’un sens de l’organisation hors pair et savez gérer les urgences et les imprévus avec calme et efficacité

• Vous avez un sens aigu de la confidentialité, êtes rigoureux(se), ultra-discret(e) et digne de confiance

• Vous savez travailler dans l’ombre tout en jouant un rôle clé dans la fluidité de l’organisation

• Vous possédez une excellente capacité de communication, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral

• Vous êtes proactif(ve), autonome et toujours à l’écoute des besoins, même non exprimés

• Vous maîtrisez l’anglais professionnel

• Vous résidez dans les Alpes-Maritimes (06) ou souhaitez vous y installer

Détails du poste :

• Type de contrat : CDI à temps plein
• Date de démarrage : dès que possible
• Lieu : Biot (Alpes-Maritimes) avec déplacements fréquents