Executive Assistant & Administrative Coordinator

• Qui sommes-nous ?

D-Well Group est un groupe d'ingénierie intégré réunissant DG Engineering, spécialisé en stabilité et conception structurelle, et DTS Engineering, spécialisé en techniques spéciales et PEB.

Site web : https://www.d-wellgroup.be/

Notre équipe d'une quinzaine de collaborateurs poursuit son développement et structure progressivement son organisation, ses outils et ses méthodes de travail.

Dans ce contexte, nous recherchons un(e) Executive Assistant & Administrative Coordinator pour devenir un véritable point d'appui administratif et organisationnel de la direction et de l'équipe.

• Ton rôle

Tu fais tourner le quotidien du groupe de manière fiable : facturation, dossiers, marchés publics et vie de bureau. L'objectif est de permettre à la direction et aux équipes techniques de se concentrer sur leur cœur de métier.

Mais ce qui fait vraiment la différence dans ce poste, c'est ta manière de travailler. Quand une tâche te prend du temps sans apporter de valeur, tu ne te contentes pas de la refaire : tu cherches comment la simplifier, l'automatiser ou la supprimer, et tu viens avec une proposition. Nous sommes en pleine structuration de nos process et de nos outils (Odoo, intelligence artificielle) : tes idées y auront un impact direct.

Le poste combine plusieurs domaines. Les priorités sont définies avec la direction et tu prends progressivement ton périmètre en main, avec un accompagnement rapproché lors de ta prise de fonction.

• Tes missions

• Office management et vie de bureau : gestion des appels et boîtes mails générales, suivi des fournisseurs et prestataires, achats, matériel, arrivée et départ des collaborateurs et organisation de la vie interne.

• Administration financière et commerciale : Administration financière et commerciale : préparation et émission des factures clients, suivi des encaissements et relances ; traitement administratif des factures fournisseurs et transmission à la comptabilité ; encodage et qualification des nouvelles opportunités dans le CRM, collecte des informations nécessaires aux offres et relance des devis.

• Marchés publics : veille des opportunités, première analyse des cahiers des charges et synthèse pour décision, constitution et dépôt des dossiers de candidature et d'offre.

• Assistanat de direction : préparation des réunions, suivi des échéances, préparation et mise en forme de documents administratifs, RH et juridiques, soutien quotidien aux associés.

• Process et outils : utilisation et suivi d'Odoo, documentation des procédures, utilisation des outils d'intelligence artificielle et propositions d'amélioration ou d'automatisation.

• Ton profil

Nous recherchons avant tout une personne fiable, structurée et proactive, qui aime comprendre, organiser et améliorer ce qui l'entoure. Le bon réflexe compte plus que la maîtrise d'un outil précis : un logiciel s'apprend, l'envie de chercher la meilleure façon de faire, beaucoup moins.

Idéalement, tu disposes :

• d'un bachelier en gestion, assistanat de direction, office management ou d'une formation équivalente ;

• d'une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire, idéalement dans une PME ou dans le secteur de la construction, de l'architecture ou de l'ingénierie ;

• d'une excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques ;

• d'une réelle aisance avec les outils d'intelligence artificielle générative, que tu utilises déjà régulièrement dans ton travail ;

• d'une expérience d'un ERP ou CRM ; la connaissance d'Odoo constitue un plus ;

• de bonnes notions de facturation et de comptabilité ;

• d'une excellente maîtrise du français, particulièrement à l'écrit.

La connaissance des marchés publics, ainsi que du néerlandais ou de l'anglais, constitue un atout.

Au-delà des compétences techniques, nous attachons beaucoup d'importance à la rigueur, la discrétion, l'autonomie, le sens des priorités et l'esprit d'initiative.

• Ce que nous offrons

• une structure à taille humaine avec une proximité directe avec les décideurs ;

• une fonction variée, avec de réelles responsabilités et une grande autonomie ;

• un groupe en développement dans lequel les processus et outils évoluent encore et où tes idées peuvent avoir un impact concret ;

• un environnement de travail moderne, faisant une vraie place aux outils numériques, à Odoo et à l'intelligence artificielle ;

• un poste à temps plein (40 h/semaine avec 12 jours de RTT par an) basé à Seneffe, avec possibilité d'un jour de télétravail par semaine ;

• un package salarial adapté à ton expérience, complété d'avantages extralégaux.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 600,00€ par mois

Avantages :

• Assurance hospitalisation
• Chèques repas
• Éco-chèques
• Événements d'entreprise
• GSM de fonction
• Ordinateur de fonction
• Remboursement des frais de téléphone
• Travail à domicile

Question(s) de présélection:

• Avez-vous déjà travaillé de manière autonome dans une fonction d’assistanat de direction, de coordination administrative ou d’office management ?
• Avez-vous une expérience professionnelle en facturation clients et/ou traitement administratif des factures fournisseurs ?
• Avez-vous déjà utilisé un ERP ou un CRM dans le cadre professionnel ? Lequel ?
• Quels outils d’intelligence artificielle utilisez-vous aujourd’hui et pouvez-vous citer un exemple concret de leur utilisation dans votre travail ?
• Avez-vous déjà participé à la préparation ou au dépôt d’un dossier de marché public ?
• Pouvez-vous nous donner un exemple concret d’une tâche administrative ou d’un processus que vous avez amélioré, simplifié ou automatisé dans une expérience précédente ?
• Vous recevez plusieurs demandes urgentes en même temps de la part de différents responsables. Comment vous organisez-vous pour définir les priorités et vous assurer qu’aucune échéance importante ne soit oubliée ?

Formation:

• Bachelier (Requis)

Expérience:

• Poste équivalent: 3 ans (Requis)

Langue:

• Français (Requis)
• Anglais (Optionnel)
• Néerlandais (Optionnel)

Permis/certification:

• Permis B (Requis)

Lieu du poste : En présentiel