Executive Assistant - CDI 40H - H/F/X

Rockids, réseau de structures d'accueil et d'éducation non formelle du Groupe La Maison Bleue, accompagne chaque jour les enfants et leurs familles à travers une approche pédagogique bienveillante, innovante et centrée sur l'épanouissement de l'enfant. Acteur reconnu du secteur de la petite enfance, Rockids développe au Luxembourg 24 structures à taille humaine où la qualité de l'accueil, l'excellence pédagogique et le bien-être des équipes sont au cœur de chaque projet.

Rejoindre Rockids, c'est intégrer un groupe international de référence dans le secteur de la petite enfance, tout en évoluant dans une organisation locale à taille humaine.

Nous recherchons un(e) Executive Assistant H/F/X capable d'accompagner au quotidien la Direction Générale dans le pilotage de ses priorités et de la coordination avec le Groupe La Maison Bleue. Véritable partenaire de confiance, vous jouez un rôle central dans la fluidité du fonctionnement de la Direction et dans la réussite des projets de transformation de l'entreprise, dans un contexte de nouvelle gouvernance qui doit permettre à Rockids de réussir une Réforme profonde du secteur en 2027 et de préparer la croissance, tout en développant une transversalité accrue avec les équipes du Groupe (France, Angleterre et Suisse).

VOTRE MISSION

En tant qu'Executive Assistant, vous assurez une gestion optimale de l'agenda, des priorités et des interactions professionnelles des membres de la Direction, tant au niveau local qu'avec le Groupe. Vous évoluez au quotidien aux côtés d'une équipe de direction locale pluridisciplinaire (Finance, RH, Opérations, Facilities, Pédagogie, Marketing), avec des responsabilités qui vont bien au-delà des tâches administratives classiques.

Vous êtes également le/la partenaire stratégique de la Direction Générale dans le pilotage des projets de transformation, notamment dans le cadre de la Réforme 2027, et vous portez le suivi des dossiers de subvention auprès du Ministère de l'Education Nationale et de la Jeunesse (MENJE).

VOS RESPONSABILITÉS

Executive Assistance & Office Management

• Organiser et gérer l'agenda de la Direction Générale, en anticipant les imprévus et en tenant compte des priorités stratégiques,

• Coordonner l'organisation d'événements et de réunions (séminaires, événements internes),

• Gérer les informations sensibles et stratégiques avec discrétion et rigueur,

• Assurer l'interface avec les équipes du Groupe (France, Angleterre, Suisse) pour fluidifier les échanges et la coordination inter-pays,

• Prendre en charge des tâches administratives RH lors des périodes de forte activité (clôture d'exercice fiscal, rentrée scolaire, arrivée de nouveaux collaborateurs) ; et apporter un support administratif transversal aux services du siège.

Appui auprès de la Direction Générale : Pilotage de projets & transformation

• Assurer, en soutien direct de la Direction, le suivi opérationnel des projets stratégiques et des chantiers de transformation qu'il pilote (notamment la Réforme 2027, Plan stratégique et de croissance, Simplification juridique),

• Préparer les supports de pilotage (Management meeting, comités de suivi) et fiabiliser le reporting associé,

Coordonner les contributions des différents services impliqués, relancer les échéances et sécuriser les jalons.

Suivi des dossiers de subvention avec le MENJE

• Préparer les dossiers de demandes ministérielles et en garantir la pleine conformité

• Coordonner la demande, de son dépôt jusqu'à sa mise en application, en lien avec les Managers Facilities, Pédagogie et Opérations,

• Suivre le dossier jusqu'à sa liquidation, en coordination avec le service Finance

VOTRE PROFIL

• Formation Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent (expérience jugée équivalente acceptée),

• Minimum 3 ans d'expérience à un poste administratif sous la responsabilité directe d'une direction,

• Maîtrise de Microsoft Office et des outils bureautiques de productivité,

• Très bonnes capacités de communication à l'oral et à l'écrit, solides compétences en gestion du temps et coordination de plusieurs projets simultanément,

• Discrétion et capacité à préserver la confidentialité de l'entreprise,

La maîtrise de l'anglais est indispensable, compte tenu des échanges réguliers avec le Groupe (France, Angleterre, Suisse) ; le luxembourgeois est un atout.

VOS ATOUTS

• Expérience en gestion de budgets et de dépenses, maîtrise de la gestion de projets,

• Expérience en développement de processus internes et de systèmes de classification,

• Adaptabilité et proactivité face aux imprévus et aux priorités changeantes,

• Aisance relationnelle et sens de la diplomatie avec des interlocuteurs variés,

• Flexibilité, esprit d'équipe et volonté de mener à bien les tâches confiées.

Conditions de travail

CDI - 40 heures par semaine

Poste basé au siège luxembourgeois de Rockids, rattachement direct à la Direction Générale

Horaire flexible ; gratuité des frais de repas et du parking

Pourquoi nous rejoindre ?

Évoluer aux côtés d'une équipe de direction locale engagée et pluridisciplinaire, au cœur de la gouvernance et de la transformation de l'entreprise

Intégrer un groupe international de référence dans le secteur de la petite enfance, avec une empreinte locale forte

Bénéficier d'un poste à responsabilités, avec une réelle autonomie et une grande diversité de missions

Développer une expérience transversale avec les équipes du Groupe La Maison Bleue en France, en Angleterre et en Suisse

Dans le cadre du recrutement, un extrait de casier judiciaire pourra être demandé.