Executive Assistant

Assistant(e) Exécutif(ve)

Qui sommes-nous ?

En tant que leader dans le secteur de la construction, Axxys Construction s'efforce de fournir un service exceptionnel d'un océan à l'autre, au Canada et aux États-Unis. Depuis nos débuts en 1998, nous avons bâti notre réputation sur la fiabilité et la qualité.

Chez Axxys Construction, nos objectifs principaux consistent à privilégier le bien-être de nos employés et à atteindre l'excellence dans nos services.

Nous nous efforçons de maintenir une relation de confiance avec nos clients, en allant toujours plus loin dans nos engagements et en investissant tous les efforts et le dévouement nécessaires pour préserver notre réputation de « toujours livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget ! ».

Pour en savoir plus sur qui nous sommes et ce que nous avons accompli, découvrez nos projets et rencontrez notre équipe de talents !

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Et vous ?

Vous êtes une personne dynamique, passionnée par la construction sous toutes ses formes et dans tous ses détails ?

Vous recherchez une nouvelle opportunité pour débuter votre carrière dans une entreprise qui a prouvé qu'elle offrait toujours le meilleur à ses collaborateurs et les aidait à se dépasser ?

Vous souhaitez associer votre nom à celui d'un leader du secteur, synonyme de succès continu, de croissance constante et plusieurs fois récompensé ?

Voici votre chance.

Description du poste

À quoi ressemble votre quotidien chez nous ?

• Assurer le rôle de liaison principale entre la direction, les membres de l'équipe et les parties prenantes externes, en veillant à une communication claire et professionnelle.
• Coordonner les réunions et les événements, notamment la planification, la préparation de l'ordre du jour, la rédaction des comptes rendus et le suivi des points d'action.
• Gérer et optimiser les agendas des dirigeants, en hiérarchisant et en coordonnant les rendez-vous et les réunions.
• Suivre l'avancement des projets et des tâches, en veillant au respect des délais et en remontant les problèmes si nécessaire.
• Tenir à jour et organiser les dossiers, les rapports et les systèmes de documentation interne du service.
• Préparer des documents, des présentations et des rapports à l'intention de la direction.
• Gérer les communications entrantes, notamment le tri des e-mails, la hiérarchisation des priorités et les réponses.
• Coordonner l'organisation des déplacements et la logistique associée.
• Assurer le suivi des dépenses, des rapports et des autorisations administratives.

Exigences :

• Expérience pertinente comme assistant(e) exécutif(ve), coordonnateur(trice) ou poste similaire.
• Solides compétences en organisation et en suivi.
• Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de gestion de projets.

Qu'obtiendrez-vous en retour ?

Chez Axxys, nous avons à cœur le bien-être de nos employés et nous nous efforçons constamment d'offrir le meilleur à nos collaborateurs et à leurs familles.

Voici ce que vous y gagnerez :

• Un salaire compétitif.
• Un régime d'assurance collective, comprenant des prestations médicales et dentaires.
• Des évaluations annuelles des performances et des salaires.
• Départ anticipé le vendredi pendant l'été.
• Événements sociaux.
• Culture engageante et équipe très sympathique et solidaire.
• Emplacement central privilégié, facilement accessible depuis les stations de métro et les arrêts de bus.

ÉGALITÉ DES CHANCES

Nous soutenons le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi et encourageons les candidats qualifiés à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Executive Assistant

Who are we?

As a leader in the construction industry, Axxys Construction thrives to provide exceptional service from coast to coast across Canada & the USA. Since our beginnings in 1998, we have built our reputation on reliability & quality.

At Axxys Construction, our core objectives revolve around prioritizing the well-being of our employees and achieving excellence in our services.

We strive to maintain a trustworthy relationship with our customers, always taking our engagements to the next level and investing all the necessary effort and devotion to preserve our reputation of “Always delivering projects on time and on budget!”

To discover more about who we are and what we've accomplished, get a sneak peek at our projects and meet our team of great talents!

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What about you?

Are you a dynamic person who is passionate about construction in all its details and shapes?

Are you looking for a new opportunity where you can start a career in a company that has proven to always offer the best to its team members and take them to higher levels?

Do you want to have your name associated to a leader in the industry whose name is equivalent to continuous success, continuous growth and a multiple award-winning corporation?

Here is your chance.

Job Description

What does your day to day with us look like:

• Act as the primary liaison between management, team members, and external stakeholders, ensuring clear and professional communication.
• Coordinate meetings and events, including scheduling, agenda preparation, minutes, and follow-ups on action items.
• Manage and optimize executive calendars, prioritizing and coordinating appointments and meetings.
• Monitor project and task progress, ensuring deadlines are met and escalating issues as needed.
• Maintain and organize departmental files, reports, and internal documentation systems.
• Prepare documents, presentations, and reports for leadership.
• Handle incoming communications, including email screening, prioritization, and responses.
• Coordinate travel arrangements and related logistics.
• Track expenses, reports, and administrative approvals.

Requirements:

• Relevant experience as an executive assistant, coordinator or similar position.
• Strong organizational and follow-up skills.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Discretion and respect for confidentiality.
• Proficiency in Microsoft Office and project management tools.

What will you get in return?

Having our employees at heart, at Axxys we are constantly working to offering the best for our team members and their families.

What’s in it for you:

• Competitive Salary.
• Group Insurance Plan, including medical and dental benefits.
• Yearly performance and salary reviews.
• Early departure on Friday during summer.
• Social events.
• Engaging culture and a very friendly and supporting team.
• Prime central location, conveniently accessible to metro and bus stations.

EQUAL OPPORTUNITY

We support the principle of equal employment opportunity and encourage qualified candidates. Only selected candidates will be contacted.

In accordance with OQLF requirements, a French version of this job posting has been made available to candidates. This English version is provided solely for the convenience of candidates who elect to review it in English.