Executive Assistant

Contexte

Vous cherchez à rejoindre un projet entrepreneurial où beaucoup de choses restent encore à construire et/ou à structurer.

Rattaché·e directement au CEO, vous êtes son binôme opérationnel au quotidien. Le poste allie un assistanat de direction haut niveau, une dimension de business partnering en soutien du comex, et le pilotage de la vie du bureau.

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Missions

Assistanat de direction

• Gérer un agenda dense et mouvant : planification, arbitrages, replanifications fréquentes, coordination entre interlocuteurs multiples
• Organiser les visites terrain et déplacements : logistique, anticipation des contraintes, coordination avec les équipes sur site
• Être l’interface entre le CEO et les équipes internes, ainsi qu’avec les interlocuteurs externes
• Assurer la gestion et la mise à jour des listes de distribution et des organigrammes
• Veiller à la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe de direction

Comex & gouvernance

• Coordonner la préparation des réunions avec les membres du comex (ex. revues budgétaires) : convocations, supports, comptes-rendus, suivi des engagements et échéances
• Collecter les données et mettre en forme des présentations (ex. : le deck actionnaires)
• Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord de dépenses (sans arbitrage budgétaire)
• Suivre les contrats cadres : échéances, renouvellements, interface avec les fournisseurs

Office Management & Événementiel

• Assurer une mission d’Office Manager d’Hadrena au sein des locaux partagés : optimisation des espaces, décoration, gestion administrative (classement des documents) et logistique (commande de fournitures)

• Piloter la relation avec certains prestataires (ex. : informatique)

• Organiser en autonomie complète les événements internes et externes (séminaires, moments conviviaux)Compétences clés

• Maîtrise de la gestion d’agendas complexes, avec une forte capacité à prioriser et à réagir vite

• Capacité à interagir avec les membres du comex avec assurance et diplomatie ; dynamisme, assertivité et excellente présentation

• Grande rigueur dans le suivi des tâches et le respect des délais

• Sens aigu de la confidentialité et discrétion absolue

• À l’aise avec les données chiffrées (budgets, tableaux de bord) sans avoir besoin de les piloter soi-même

• Bonne maîtrise des outils collaboratifs et applicatifs (Microsoft 365, Notion…)

• Anglais courant

Posture

• Autonomie : capable de prendre des initiatives sans attendre le cadrage, de structurer elle/lui-même son périmètre
• Résistance au stress : gestion de l’urgence et des priorités mouvantes sans perdre en qualité d’exécution
• Polyvalence : bascule facilement entre sujets stratégiques (comex, actionnaires) et opérationnels (logistique, événementiel)
• Fibre entrepreneuriale : à l’aise dans un environnement où les process sont à construire

Un plus apprécié

• Sensibilité aux environnements terrain et aux métiers opérationnels
• Expérience dans un contexte multisites ou multi-entités
• Une première expérience en petite structure ou en environnement de création/scale-up