Executive Assistant

L’Executive Assistant travaille en étroite collaboration avec le CEO et l’équipe de direction. Véritable bras droit organisationnel, il/elle joue un rôle clé dans la coordination de la gouvernance, la structuration des reportings stratégiques et le suivi des décisions. Le poste intègre également la responsabilité de la démarche RSE de l’entreprise.

• Support au CEO et à l’équipe de direction :

Assister le CEO dans l’organisation quotidienne, la priorisation et le suivi des rencontres et pilotage des sujets stratégiques

Préparer les réunions du Comité de Direction et des instances clés

Assurer la coordination entre les membres de l’équipe de direction

Être un point de contact central pour les sujets transverses à forte visibilité

• Gouvernance & instances de décision :

Planifier et organiser les comités et instances de gouvernance (Comex, Codir, Conseil, Comités ad hoc, etc)

Préparer les ordres du jour et collecter les supports nécessaires

Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions

Assurer le suivi des plans d’action issus des instances (relances, consolidation, reporting d’avancement)

• Reporting & communication actionnaires

Centraliser l’ensemble des reportings de la société (financiers, opérationnels, stratégiques)

Structurer et harmoniser les formats de reporting

Coordonner les contributions des différentes équipes

Préparer les supports à destination des actionnaires et parties prenantes externes

Garantir la fiabilité, la cohérence et le respect des délais de diffusion

• Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)

Piloter et animer la démarche RSE de l’entreprise

Coordonner la collecte des indicateurs RSE et assurer le reporting associé

Contribuer à la définition et au suivi du plan d’actions RSE

Assurer la documentation et la communication des engagements RSE en interne et en externe

Être l’interlocuteur/rice de référence sur les sujets RSE- Formation supérieure (Bac +4/5) en assistanat de direction, management, gestion ou équivalent

• Expérience confirmée (5 ans minimum) sur un poste similaire, en environnement exigeant et structuré
• Anglais courant, l’allemand ou l’italien est un plus
• Excellentes capacités d’organisation et de priorisation
• Très bonnes compétences rédactionnelles (comptes rendus, synthèses, reportings)
• Capacité à gérer des sujets confidentiels avec discrétion et professionnalisme
• Aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (PowerPoint, Excel, IA…)
• Capacité à coordonner des interlocuteurs de haut niveau et à interagir avec des profils variés
• Rigueur, fiabilité et sens du détail
• Proactivité, autonomie et esprit d’initiatives1 entretien RH et 1 entretien CEO - Process court (2 semaines)