Executive Assistant — Freelance — Paris

Contexte

Notre client est une entreprise tech internationale en forte croissance, dont le siège est à Paris et qui compte plusieurs centaines de collaborateurs répartis sur trois continents. Dans un contexte de forte activité commerciale et marketing, il recherche un Executive Assistant freelance pour accompagner deux membres de son comité de direction — Directeur Commercial et Directeur Marketing — et piloter l'ensemble des événements internes de ces deux directions.

• Démarrage : ASAP

• Durée : 6 à 12 mois

• Localisation : Paris intra-muros, présentiel majoritaire

• Langue de travail : français et anglais utilisés quotidiennement, les deux à un niveau courant

• Déplacements : ponctuels, à l'occasion des événements

Missions principales

Support des deux dirigeants

• Piloter et anticiper les agendas : arbitrer les priorités, résoudre les conflits, sécuriser les temps de préparation

• Organiser les déplacements de bout en bout : vols, hébergements, transferts, visas

• Préparer et traiter les notes de frais dans le respect des politiques internes

• Rédiger et relire certaines communications, notamment sur LinkedIn

• Traiter des informations sensibles et confidentielles avec une discrétion absolue

Support des équipes Commerce et Marketing

• Organiser et coordonner les réunions d'équipe

• Piloter des projets ponctuels : visites clients au siège, temps forts d'équipe

• Assurer le suivi des achats : émission des bons de commande, suivi des factures, coordination avec la Finance

• Servir de point de contact des équipes auprès des RH, de la Finance et de l'IT

Événementiel interne

• Prendre en charge la logistique complète des événements internes : kick-off commerciaux, revues d'activité trimestrielles, clubs clients, séminaires d'équipe

• Sourcer et négocier avec les lieux, traiteurs, prestataires audiovisuels ; gérer les budgets et suivre les dépenses

• Gérer les inscriptions, invitations, relances et l'accueil sur place

• Coordonner la logistique des intervenants et des invités VIP : supports, répétitions, accompagnement le jour J

Profil recherché

• Formation supérieure en assistanat de direction, gestion ou équivalent

• 5 à 15 ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant, idéalement en environnement international à forte croissance

• Expérience confirmée du support de dirigeants de niveau comité exécutif

• Expérience réelle de l'organisation d'événements de bout en bout, du séminaire d'équipe à l'événement de plusieurs centaines de personnes

• Pratique des outils de gestion des notes de frais, des déplacements et des achats

• À l'aise dans un environnement collaboratif digitalisé (suite Google, messagerie d'équipe, base de connaissances partagée)

• Français et anglais courants, tous deux indispensables : les deux langues sont utilisées chaque jour, à l'écrit comme à l'oral, y compris dans des échanges à enjeu

• Véritable appétence pour les outils IA et l'automatisation — l'envie d'en tirer parti au quotidien prime sur l'expérience préalable

Nous recherchons avant tout un profil organisé, capable de mener plusieurs chantiers de front sans perdre son sang-froid, proactif dans l'anticipation des besoins, et irréprochable sur la confidentialité.