Finance Assistant

BUT DU RÔLE :

Donner l’appui technique, administratif et financier pour assurer le respect des politiques et procédures et spécifiquement assurer la bonne marche de la base opérationnelle.

ROLES ET RESPONSABILITES :

Responsabilités Clés :

• Gestion de la caisse et tenue du livre de caisse ;
• Suivie et nettoyage des avances ;
• Appui au Classement ;
• Comptabilisation des Opérations

Administration :

• Préparer toute la documentation pour IPR Occasionnel et Impôt sur le revenu locatif (IRL) ;

• Appui dans le classement de correspondances reçues et à expédier du département des Finances ;

• Mettre en place un système de gestion des fournitures du bureau Finance de la Coordination

• Préparer toutes les correspondances relatives aux signataires des comptes et procuration du Bureau SCI Kinshasa

• Préparer trimestriellement les déclarations des sommes versées aux Tiers ainsi que toutes les formalités administratives légales du bureau de Kinshasa ;

• Vérifier et déclarer trimestriellement les sommes versées aux Tiers de toutes les bases de SCI

• S’assurer que SESOMO disponibilise la déclaration des IPR et cotisations (CNSS, ONEM, INPP), puis procéder à la vérification, au paiement par voie bancaire et au retrait de l’attestation de paiement pour transmission à SESOMO pour déclarer.

• Fournir toute la documentation relative aux impôts et taxes payés et déclarés lors des audits effectués par les institutions financières DGI, DGRK, CNSS etc…

• Appuyer SESOMO dans la documentation relative à la déclaration annuelle des impôts et cotisations. 

  Finances.

• 1/ Suivi budgétaire :

• Veuillez au respect des codes utilisés sur les documents ;

• Veuillez au respect des autorisations des dépenses ;

• Préparer le cash request mensuel de SCI Kinshasa ;

• Préparer la confirmation des fonds de la 2é tranche mensuellement ;

• Saisie des factures dans PROSAVE après toutes les vérifications préconisées par les procédures Prosave ;

  Livre de caisse

• Tenir à jour les différents livres de caisse pour toutes les monnaies utilisées, c'est-à-dire enregistrer les dépenses ainsi que les recettes au fur et à mesure que s’effectuent les transactions ;

• Saisie des écriture comptables, Glacos hebdomadaire de SCI Kinshasa ;

  La caisse

• Préparer toutes les demandes de fonds à transférer dans la caisse pour les dépenses courantes ;

• Effectuer quotidiennement un comptage de caisse.

• Effectuer tout paiement conformément aux manuels des procédures

• Suivi des différentes réceptions de fonds dans le compte bancaire du CO ;

• Effectuer et faire le suivi des transferts de fonds aux bases

• Effectuer tous les paiements Prosave dans Agresso avec le profil AP Cashier

• Appuyer lorsque c’est nécessaire le Senior Finance Officer dans la Réconciliation Bancaire mensuelle 

   Vérification et Approbation des infos Bancaire Fournisseurs

• Approbation des informations bancaires de tous les fournisseurs après vérification des critères éditées par la procédure Prosave ;

• Suivie des erreurs des informations bancaire et s’assurer de leurs corrections ;

  Archivage

• S’assurer de l’archivage des toutes les correspondances adressés à et ou aux Finances ;

• Travailler avec le chargé des Archives mensuellement pour se rassurer de tout archivage des pièces et document comptables de la comptabilité du mois est fait. 

  Clôture des comptes

• Réaliser une réconciliation hebdomadaire des comptes sous la supervision du Senior Finance Officer ;

• S’assurer que tous les comptages de caisse sont réalisés

  Les avances

• Accorder les avances aux logisticiens ; Staffs Programme et aux autres membres de l’équipe ;

• Enregistrer les avances dans un livre approprié ;

• S’assurer que toutes les avances sont justifiées au cours du mois de leur paiement ;

• Imputer aux avances le code comptable approprié

  Classement des documents comptables :

• Classer toutes les pièces comptables selon un ordre chronologique.

• S’assurer que chaque opération de la caisse est soutenue par une pièce acceptable.

  Audit

• Appuyer l’équipe dans la recherche et le classement des pièces lors du déroulement des audits internes et externes.

• Exécuter tout autre tâche demandée par la hiérarchie selon le besoin du département.

• COMPORTEMENTS (Nos Valeurs Mis en Pratique)

  Redevabilité :

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints. 

  Ambition :

• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.

• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

• Orienté vers le futur, pense stratégiquement

• Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs

• Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité

• A l’écoute

  Collaboration :

• Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs

• Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitiv

• A l’écoute

• Créativité :

• Développe et encourage des solutions innovantes

• Disposé (e) à prendre des risques calculés

• Intégrité :

• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre un haut niveau d’intégrité

  QUALIFICATIONS

• Un niveau universitaire (Graduat minimum) dans le domaine financier est requis pour ce poste.

  EXPERIENCE AND COMPETENCES

• Essentielles

• Avoir au moins 2 ans d’expérience en gestion de la caisse ; administration / gestion financière dans un poste similaire

• Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.

• Être capable de travailler sous pression et pendant de longues heures.

• Aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes

• Expérience de travail dans les organisations humanitaires serait un plus

• Parler et écrire couramment le Français.

• Bonnes aptitudes interpersonnelles.

  Désirables

• Capacité à produire des mémos et des rapports en fonction des modèles établis).

• Connaissance de l’Anglais.

• Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues

• Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations

• Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail

• Flexibilité, diplomatie et tact dans la façon et talent de négociateur