Gestionnaire de bureau

QUI NOUS SOMMES Fondée en 2009 par l’intégration de la firme d’architecture Nomade, Sid Lee Architecture est dirigée par Jean Pelland et Martin Leblanc, architectes, associés principaux. L’équipe est composée d’environ 60 professionnels du milieu de l’architecture et du design d’intérieur. La firme offre un large spectre de services, dans les secteurs d’activité suivants : analyse urbaine et stratégie de développement, développements multiusages, projets résidentiels multiunités, loisirs et hospitalité, aménagement de bureaux corporatifs et commerce au détail.

POURQUOI SID LEE ARCHITECTURE?

• Des projets créatifs et engagés;
• Un atelier de taille humaine au cœur du centre-ville;
• Des assurances collectives et régime d’épargne-retraite;
• Une politique de vacances généreuses et des horaires flexibles;
• Un service de bistro à moindres coûts sur place (déjeuners, lunchs et collations);
• De nombreuses activités sociales.

RÔLE Sous la supervision de la direction générale, le·la gestionnaire de bureau assure la gestion de l’ensemble des opérations administratives et logistiques de l’organisation, soutient la direction et contribue activement à l’efficacité opérationnelle et budgétaire de l’Atelier.

RESPONSABILITÉS Gestion administrative et budgétaire

• Saisir, gérer et traiter les bons de commande, les factures ainsi que les autres données comptables et administratives.
• Préparer, suivre et mettre à jour les tableaux de suivi des budgets administratifs : licences, budget opérationnel, TI.
• Classer et archiver l’ensemble de la documentation administrative et comptable requise.
• Effectuer le suivi des feuilles de temps et approuver les heures aux budgets administratifs.
• Assurer un suivi rigoureux des budgets alloués aux dons caritatifs et aux événements.
• Gérer les renouvellements administratifs annuels (assurances, certificats, adhésions aux ordres professionnels, AMF, etc.).
• Participer au suivi des obligations légales et réglementaires (registre des entreprises, équité salariale, SST, etc.).
• Participer à la rédaction de contrats (pigistes, clients, fournisseurs).

Coordination logistique

• Coordonner les déménagements de bureaux, les rénovations mineures des espaces de travail ainsi que l’arrivée des nouveaux employés.
• Assurer la gestion des ressources matérielles : équipements, fournitures, relations avec les fournisseurs et prestataires.
• Coordonner l’ensemble des éléments liés aux embauches (préparation TI, attribution des espaces, accueil, organisation de l’agenda de la première semaine, etc.).
• Organiser la logistique des événements clients et des réunions internes et externes.

Soutien à la direction

• Offrir un soutien actif dans la gestion des agendas, l’organisation des voyages d’affaires, la réservation de repas et de restaurants, le traitement des comptes de dépenses, la préparation des réunions et la gestion des courriels.
• Apporter un soutien à la création et à la mise en page de présentations, ainsi qu’à la rédaction de communications et de documentation.
• Appuyer la reddition de comptes, effectuer le suivi des dossiers administratifs et soutenir la conformité réglementaire.

REQUIS

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline appropriée;
• Plus de 5 ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement de services professionnels;
• Grande aisance avec la suite Microsoft Office;
• Connaissance de logiciels tels que des ERP, des systèmes de gestion documentaire et des logiciels comptables;
• Capacité à rédiger des documents administratifs, à produire des rapports, à assurer le suivi des échéanciers ainsi qu’à gérer et archiver des dossiers;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit. La maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est également requise afin de collaborer avec des client·e·s et des collaborateur·rice·s à l’échelle nationale et internationale (50 % du temps);
• Qualités recherchées : bon sens de l’organisation, rigueur, autonomie, discrétion, confidentialité, bon jugement et capacité à travailler sous pression.

Fier de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Toutes les candidatures qualifiées sont prises en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres de minorités visibles et ethniques à postuler à nos emplois. De plus, des mesures d’accommodement peuvent être mises en place pour les personnes en situation de handicap qui en font la demande à tout moment durant le processus de présélection et de sélection.