Gestionnaire Groupes

Description du poste

Au sein du service Hébergements et Groupes, le Gestionnaire Groupes est le responsable principal de la gestion, du suivi et de l’accueil de groupes. Il gère, avec l'appui d'une petite équipe, l’ensemble de la prestation allant du premier contact à la facturation.

Il a en charge l’organisation, le suivi de tous types de manifestations groupes : entreprises, associations, scolaires, cérémonies, rassemblements familiaux, compétitions …

Il est l’interlocuteur privilégié du client. Il est garant de la qualité du service et la bonne gestion de l’accueil du groupe jusqu’à son départ.

Le travail est réalisé en lien avec l'ensemble du service hébergements et groupes (en particulier l'équipe ménage, l'équipe hébergements individuels et le gardien concierge, ce qui permet de mutualiser certaines tâches), mais également avec les autres services de l'entreprise, ainsi que les partenaires AOT dans le but d'assurer une bonne coordination.

En l'absence de la Responsable du service, il gère l’hébergement collectif.

Missions principales

• Prospecter régulièrement de nouvelles clientèles, en lien avec le service Communication et événementiel ;

• Assurer la relation commerciale avec les prospects et les clients ;

• Synthétiser les demandes, définir le projet, établir la proposition (devis) et la soumettre au client pour accord ;

• Etre force de proposition dans la conception du séjour ou la journée d'activité ;

• Réserver les moyens : activités, restauration, logistique, technique, sécuritaire avec les responsables des différents services ;

• Préparer la venue des groupes, assurer l'accueil, le suivi régulier sur site jusqu'au départ des groupes ;

• Gérer les demandes d'acompte, de caution, d'attestation d'assurance ;

• Assurer et suivre la facturation ;

• Assurer la coordination avec les AOT et autres partenaires au niveau des activités et de la restauration

• Organiser, coordonner et planifier les activités groupes ;

• Participer, en appui à la responsable du service, à la préparation, au suivi et à la coordination des dossiers prioritaires (groupes récurrents, groupes sous convention, manifestations importantes...) ;

• Suivre la satisfaction clientèle (via questionnaires de satisfaction) ;

• Établir des procédures, documents et fiches types inhérents à l'activité groupes ;

• Établir les plannings de l'équipe groupes, en lien avec la responsable du service

Profil recherché

• Expérience préalable dans la gestion de groupes ou dans un poste similaire orienté service client ou organisation d’événements
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec une capacité à écouter attentivement et à répondre efficacement aux besoins des clients
• Forte capacité d’organisation, souci du détail et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique
• Esprit d’équipe, autonomie et sens du service client exemplaire
• Maîtrise des outils informatiques courants (bureautique, logiciels de réservation ou gestion d’événements)
• Flexibilité dans les horaires pour couvrir les périodes d’affluence ou événements spéciaux

Bac +2 minimum dans le domaine du tourisme

Expérience de plusieurs années dans l'accueil de groupes

Travail week-end et jours fériés

Contrat Forfait 218 jours salaire mensuel de 2600€ Brut- Ticket restaurant

Rémunération : 2 600,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel