Gestionnaire pédagogique

À propos de nous L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :

• l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
• l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
• l’Institut Sociétés et Humanités (ISH)
• l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)

La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.

Le poste est situé à l'INSA.

Mission Le ou la secrétaire pédagogique a pour mission d’assister le Responsable Pédagogique (RP) de la formation dans l’organisation des enseignements et des évaluations et de la gestion des étudiants.

Missions Principales Le (la) Gestionnaire pédagogique est rattaché(e) hiérarchiquement à l’agent de catégorie B qui l’encadre

Accueil

• Accueil des étudiants (physique, téléphonique et mail)
• Information et orientation des usagers et collègues pour toutes les questions relatives à l'organisation administrative et pédagogique.

Gestion D’étudiants

• Vérification des dossiers d’inscription administrative en lien avec le Pôle Formation et Vie Étudiante
• Gestion des absences des étudiants (assiduité, Mise en ligne du calendrier et saisie des absences dans FormaSup pour l’apprentissage)
• Gestion du cursus de l’étudiant (inscription pédagogique…)
• Délivrance des documents nécessaires à sa scolarité (attestation, relevés de notes, décision de jury, contrat d’étude, …)
• Suivi des étudiants bénéficiant d’un PAEH
• Réponse aux différents enquêtes (étudiants boursiers, sportifs de haut niveau, …)

Gestion des emplois du temps

• Mise à jour VT (vérification de l’intégration de la maquette pédagogique, intégration et répartition des étudiants groupes TD et TP)
• Gestion de l’organisation des emplois du temps dans le logiciel VT (placement des créneaux CM, TD, TP, cours vacataires, cours de langue, …) en lien avec les Responsables pédagogiques et informer les Responsables pédagogiques de la saisie effectuée afin qu’ils puissent transférer l’information aux vacataires extérieurs
• Gestion quotidienne des emplois du temps (modifications des créneaux horaires et éventuellement des salles en lien avec les Responsables pédagogiques, recherche des conflits, saisie de réservations pour différents évènements INSA tels que soutenances, manifestations, …)
• Échanges réguliers et partage des informations avec la cellule Vacataires

Pédagogie

• Veiller au respect des règles, règlements et des calendriers des différents cycles
• Élaboration et mise à jour des effectifs (liste actualisée, émargement)
• Saisie et mise à jour des modalités de contrôles et de connaissances dans Pégase
• Gestion des évaluations (devoirs surveillés, examens : planification, surveillance, logistique, état de paiement surveillants)
• Saisie des notes dans le logiciel Pégase (Saisie des notes et résultats des étudiants dépendant de conventions entre Universités (Université Catholique de Lille) – ne concerne que certaines formations)
• Gestion des résultats (Diffusion des notes et résultats aux étudiants, préparation des jurys de semestre, élaboration des PV de semestre et annuel)
• Gestion de la diplomation et des autorisations d’inscription N+1 dans Pégase
• Reprographie pour les cours à la demande des enseignants

Archivage : Classer, archiver au format papier ou numérique

Recrutement : Lorsque nécessaire, aide à la gestion des plateformes e-candidat/ MonMaster et vérification de la conformité

Missions ou activités spécifiques liées au poste :

• Aide à la préparation et participation aux événements tels que réunions de pré-rentrée, Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de Remise des Diplômes
• Gestion des enquêtes relatives aux étudiants (étudiants boursiers, sportifs de haut niveau, HCERES, CTI, CGE)administrative des candidatures

Profil Compétences Et Connaissances Requises

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
• Connaissance des logiciels Pégase et VT
• Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

Compétences Comportementales

• Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
• Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins
• Sens de l’initiative, de l’organisation
• Sens de la confidentialité
• Autonomie
• Rigueur / Fiabilité
• Gestion du temps
• Gestion du stress
• Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants

Diplôme, formation ou expérience requise : Baccalauréat

Référence de l'offre : y1s4fnm954