Manager, Cntry Programs LN_FR

RÉSUMÉ DU POSTE Le/la responsable de programmes pays est chargé(e) de soutenir la mise en œuvre des activités du programme, de superviser le personnel du programme et les équipes sur le terrain, de veiller à la bonne utilisation des ressources du programme et d'administrer l'ensemble des programmes.

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS Gestion des programmes

• Travailler en étroite collaboration avec le/la coordinateur(trice) de programmes pays pour déterminer les besoins opérationnels du programme dans le cadre des subventions
• Définir des orientations en hiérarchisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs et contribuer à l'élaboration d'une stratégie à l'échelle du pays
• Analyser les données recueillies et proposer des stratégies alternatives de mise en œuvre du programme
• Mettre en œuvre et tenir à jour les systèmes d’établissement de rapports prescrits pour suivre et évaluer les objectifs, les indicateurs et les résultats des programmes pays
• Contribuer à l'élaboration de propositions pour de nouveaux projets
• S'entretient avec le personnel et d'autres parties prenantes clés et les conseille pour fournir des avis techniques, une aide à la résolution de problèmes, des réponses aux questions, ainsi qu'une interprétation des objectifs et de la politique du programme
• Veiller à ce que la mise en œuvre du programme respecte les délais, les objectifs et le budget, en utilisant des systèmes de suivi et d'évaluation efficaces pour atteindre l'impact souhaité.
• Effectuer des visites régulières sur le terrain pour évaluer l'efficacité du programme et développer des méthodes améliorées ; partager les résultats avec le/la coordinateur(trice) de programme pour renseigner l'orientation générale du programme
• Transmettre au personnel du programme les informations pertinentes émanant du/de la coordinateur(trice) de programme et de la haute direction afin de le tenir informé et l'impliquer dans l'orientation stratégique du programme
• Travailler avec les équipes de terrain et la logistique pour acheter les fournitures du programme dans les limites des budgets du programme
• Compiler les rapports du programme et des donateurs et contribuer à l'élaboration de futurs programmes, si nécessaire
• Travailler avec le personnel pour produire des données et des rapports de qualité élevée, en temps opportun
• Assurer la liaison étroite avec les autorités locales, les donateurs et les agences partenaires pour garantir la conformité du programme avec les politiques et réglementations des donateurs et la complémentarité avec les efforts des autres agences
• En collaboration avec le personnel chargé des subventions et de la gestion, identifier les opportunités de financement et contribuer à la conception de nouveaux concepts de programmes. Rédiger des notes conceptuelles, des budgets de travail, des rapports d'évaluation et un cadre de résultats
• Maintenir la flexibilité nécessaire pour assumer des responsabilités supplémentaires, si besoin
• Le cas échéant, travailler en étroite collaboration avec IMC et d'autres partenaires de mise en œuvre externes pour déterminer les besoins opérationnels du programme dans le cadre de la subvention
• Le cas échéant, en coordination avec les points focaux d'IMC et d'autres partenaires externes chargés de la mise en œuvre, définir des orientations en hiérarchisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs

Gestion des ressources humaines

• Superviser le personnel afin de garantir le bon déroulement et l'efficacité des opérations
• Aider à la sélection et à la formation du personnel qualifié du programme et recommander les promotions, les mesures disciplinaires et les licenciements le concernant
• Assurer l’évaluation continue des capacités du personnel du programme
• Diriger l'élaboration de plans de renforcement des capacités pour l'ensemble du personnel du programme
• Contrôler les performances du personnel du programme, conformément à la description de son poste et aux objectifs fixés
• Promouvoir la redevabilité, communiquer les attentes et fournir un retour d'information constructif par le biais d'évaluations des performances régulières
• Assurer la supervision technique et la formation du personnel, en mettant l'accent sur le renforcement des capacités du personnel national
• Veiller au respect de la législation locale en matière de travail, notamment en ce qui concerne les horaires de travail
• Maintenir des lignes de communication ouvertes avec l'ensemble du personnel de terrain

Formation / Renforcement des capacités

• Déterminer les besoins en formation du personnel des programmes
• Former le personnel national afin de renforcer les capacités et d'assurer la durabilité des programmes
• Défendre et planifier le développement professionnel de l'ensemble du personnel

Relations de travail

• Maintenir de fréquentes communications avec le/la coordinateur(trice) de programme afin de s'assurer que les activités et objectifs du programme sont communiqués
• Assurer une coordination régulière avec le/la responsable du soutien au programme afin de garantir la mise en place de processus opérationnels harmonieux et soutenir la mise en œuvre des activités du programme
• Travailler avec le personnel de la logistique pour assurer la coordination des fournitures des programmes dans le respect des objectifs budgétaires
• Participer à des réunions de coordination relatives aux activités du pays
• Assurer l'interface avec le gouvernement national et les agences concernées, le cas échéant

Suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage

• Intégrer les approches et activités MEAL dans les plans et opérations du programme, en décrivant comment MEAL sera mis en œuvre à chaque étape du cycle du programme.
• Soutenir l'équipe MEAL du pays dans la mise en place du système MEAL, des outils de collecte de données et d'un mécanisme formel afin de recueillir, suivre, traiter et agir sur les retours d'information et les plaintes des communautés.
• Veiller à ce que l'ensemble du personnel et des bénévoles reçoivent une formation de base en matière de communication et de traitement des plaintes.
• Veiller à ce que son personnel sache comment recevoir, enregistrer et transmettre (au CBFRM) les retours d’information et les plaintes, s’il est contacté par un membre de la communauté.
• S'assurer que son personnel sait comment donner un consentement éclairé de base (en expliquant ce qu'il advient des retours d'information/plaintes, le calendrier, les différentes façons de contacter IMC, comment/quand recevoir une réponse d’IMC, les droits/limites concernant les plaintes anonymes, etc.).
• Sur la base des résultats, des enseignements, des retours d'information et des données d'évaluation générés par le système MEAL, identifier et utiliser les meilleures approches pour fournir aux communautés des activités et des informations pertinentes et exploitables en matière de préservation et amélioration des conditions de vie.

Sécurité

• Veiller à l'application et au respect des protocoles et politiques de sécurité.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes de gestion de la sécurité et le/la DP pour garantir le respect des procédures opérationnelles standard et participer à la révision des plans de sécurité, sur demande.

Représentation

• Développer et maintenir des relations de travail efficaces avec toutes les parties prenantes - y compris les dirigeants communautaires, les ONG, les agences des Nations unies, les organisations communautaires et d'autres secteurs d'International Medical Corps - afin d'améliorer la coopération et la coordination
• Participer aux réunions de coordination relatives aux programmes pays
• Représenter l'organisation lors des réunions des groupes de travail, des missions d'évaluation, des réunions de coordination des camps, des réunions de coordination des Nations unies et des réunions de coordination des ONGI, le cas échéant
• Contribuer à la création d'une image positive et à la crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du code de conduite, de l'éthique, des valeurs et du point de vue de l'organisation concernant les acteurs internes et externes

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

Qualifications Minimales

• Généralement, une licence dans un domaine connexe est souhaitée. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée, le cas échéant.
• Généralement, 5 ans ou plus d'expérience pertinente et progressive dans la gestion de projets et de personnel d'ONG dans des contextes humanitaires ou de développement, dont au moins 2 ans d'expérience internationale dans un rôle de gestion des opérations
• Expérience en gestion de projets dans le secteur humanitaire
• Profonde sensibilité interculturelle et compréhension des questions de soins de santé
• Capacité à faire preuve de discernement et à prendre des décisions de manière indépendante
• Extrêmement flexible et capable de faire face à des situations de stress et de frustration
• Capacité à établir des relations avec le personnel et à le motiver avec efficacité
• Connaissance des processus de conception et de programmation des différents donateurs
• Capacité à travailler en collaboration avec les organismes donateurs, les organisations internationales et d'autres responsables et partenaires gouvernementaux nationaux et étrangers.
• Compétences et connaissances en matière de durabilité des programmes et de renforcement des capacités, de partenariats public-privé et de suivi et d'évaluation des projets (méthodes quantitatives et qualitatives)
• Créativité et capacité à travailler avec des ressources limitées
• Excellentes compétences en matière de prise de décision
• Esprit d'équipe et solides compétences en matière de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise des applications informatiques, en particulier MS Word et MS Excel, MS PowerPoint

Job Summary The Country Program Manager is responsible for supporting the implementation of program activities, supervising of program staff and field teams, ensuring correct use of program resources, and administration of overall programs.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

Main Tasks And Responsibilities Program Management

• Work closely with Country Programs Coordinator to determine the operational needs of the program within the scope of the grants
• Set direction by prioritizing and organizing actions & resources to achieve objectives and contribute to country wide strategy development.
• Analyze data gathered and propose alternative strategies of program implementation
• Implement and maintain prescribed reporting systems to monitor and evaluate the objectives, indicators and outcomes of the country programs
• Contribute to production of proposals for new projects
• Confers with and advises staff, and others key stakeholders to provide technical advice, problem solving assistance, answers to questions and program goals and policy interpretation;
• Ensure program implementation is on time, target and budget, using effective Monitoring and Evaluation systems to reach desired impact.
• Conduct regular field visits to evaluate program effectiveness, to develop improved methods; share findings with the program coordinator to advise the general direction of the program
• Convey relevant information from program coordinator and senior management to program staff in order to keep them informed and engaged in strategic direction of the program
• Work with field site teams and logistics to procure program supplies within program budgets
• Compile program and donor reports and assists with development of future programs as needed
• Work with staff to produce timely and high-quality data and reports.
• Liaise closely with local authorities, donor and partner agencies to ensure program compliance with donor policies and regulations and complementary with other agencies' efforts
• In collaboration with grants and management personnel, identify funding opportunities and contribute to the design of new program concepts. Draft concept notes, working budgets, assessment reports, and results framework.
• Maintain flexibility to take on added responsibility as and when needed
• Where or when applicable, work closely with IMC and other external implementing partners to determine the operational needs of the program within the scope of the grant.
• Where or when applicable, in coordination with IMC and other external implementing partner focal points, set direction by prioritizing and organizing actions & resources to achieve objectives

Human Resources Management

• Supervise staff to ensure their smooth and effective operations
• Assist in the selection and training of qualified program staff and recommend promotions, disciplinary action and termination of staff
• Ensure ongoing capacity assessment of program staff
• Lead the development of capacity building plans to all program staff
• Monitor program staff performance according to their job description and set objectives.
• Promote accountability, communicate expectations and provide constructive feedback via regular performance reviews.
• Provide technical oversight and training to staff, with an emphasis on national staff capacity building.
• Ensure compliance to local labor laws including working hours
• Maintain open lines of communications with all field staff

Training/ Capacity Building

• Determine training needs for the programs’ staff
• Train national staff in order to build capacity and ensure sustainability of programs
• Advocate and plan for professional development for all staff

Working Relationships

• Maintain frequent communication with Program Coordinator to ensure program activities and objectives are communicated
• Maintain regular coordination with program support officer to ensure smooth operational processes are in place and are supporting the implementation of the program activities
• Work with Logistics staff to ensure the coordination of programs supplies are within budgeted targets
• Attend coordination meetings which are relevant to country activities
• Interface with national government and relevant agencies as necessary

Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning

• Integrate MEAL approaches and activities into program plans and operations, outlining how MEAL will be implemented a each stage of the program cycle.
• Support country MEAL team in establishing MEAL system, data collection tools, and a formal mechanism to capture, monitor, respond to and act on feedback and complaints from communities.
• Ensure all staff and volunteers receive basic communication and complaint handling skills training.
• Ensure their staff know how to receive, record, and refer (to the CBFRM) feedback and complaints should they be approached by a member of the community.
• Ensure their staff know how to provide basic informed consent (explaining what happens to feedback/complaint, timeline, how they can contact IMC, how/when they should receive a response from IMC, rights/limitations regarding anonymous complaints, etc.).
• Based on findings, lessons, feedback and assessment data generated from MEAL system, identify and utilize the best approaches to provide communities with relevant and actionable lifesaving and life-enhancing activities and information.

Security

• Ensures application and compliance of security protocols and policies
• Work closely with Security Management Teams and CD to ensure that Standard Operating Procedures and assist in the revision of security plans when requested.

Representation

• Develop and maintain effective working relationships with all stakeholders - including community leaders, NGOs, UN agencies, community-based organizations and other International Medical Corps sectors to enhance cooperation and coordination
• Attend coordination meetings which are relevant to country programs
• Represent the organization at task force meetings, assessment missions, camp coordination meetings, UN coordination meetings, INGO coordination meetings as appropriate
• Contribute to the creation of a positive image and overall credibility of the organization, notably through the application of the organizations Code of Conduct, ethics, values and standpoint regarding internal and external actors

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.

Minimum Qualifications

• Typically, a bachelor's degree in a related field is preferred. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.
• Typically, 5+ years of relevant and progressive NGO project and personnel management experience in humanitarian or development contexts, including a minimum of 2 years of international work experience in an operations management role
• Experience in project management in the humanitarian sector
• Profound cross-cultural awareness and insight into health care issues
• Ability to exercise sound judgment and make decisions independently
• Extremely flexible, and have the ability to cope with stressful situations and frustrations
• Ability to relate to and motivate staff effectively
• Familiarity with design and programming processes of different donors
• Ability to work collaboratively with donor agencies, international organizations, and other foreign and domestic government officials and partners.
• Skills and knowledge in program sustainability and capacity building, public private partnerships and project monitoring and evaluation (both quantitative and qualitative methods)
• Creativity and the ability to work with limited resources
• Excellent decision-making skills
• Team player and strong communication skills, both oral and written
• Proficient in computer applications, especially with MS Word and MS Excel, MS PowerPoint