Office Administrator

Description du poste :

L'Office administrator assure le bon fonctionnement quotidien du bureau en gérant les tâches administratives, en coordonnant les plannings, en gérant les fournitures et en apportant un soutien au personnel et à la direction pour des tâches telles que la réponse aux appels téléphoniques et aux courriels, la planification des réunions, la comptabilité de base et la gestion des dossiers. Il/Elle est le point de contact central pour la communication interne et externe et apporte son soutien au service des ressources humaines et des finances.

Principales responsabilités/Tâches clés (détaillées) :

Opérations administratives et de bureau :

• Assurer le bon fonctionnement, la coordination et la supervision générale des opérations de bureau.
• Gérer le courrier entrant et sortant, les courriels et les appels téléphoniques.
• Maintenir des systèmes de classement précis (physiques et numériques) et garantir la confidentialité des dossiers.
• Coordonner l'approvisionnement en fournitures de bureau, la gestion des stocks et le suivi des fournisseurs.
• Organiser les réunions, les événements internes et les déplacements professionnels.
• Fournir un soutien administratif à la direction, notamment en matière de préparation des ordres du jour et des documents.

Gestion de la sécurité, des installations et des bureaux

• Assurer la gestion de la sécurité des bureaux, y compris la liaison avec les prestataires de services de sécurité et le respect des exigences locales.
• Superviser la location des bureaux, la gestion des baux et la coordination avec les propriétaires.
• Superviser l'entretien des bureaux, les réparations, les services publics et les conditions générales de travail.
• Assurer la coordination de tous les prestataires de services liés aux installations.
• Garantir un environnement de travail sûr, fonctionnel et conforme aux normes pour les employés

Gestion de flotte et de mobilité :

• Coordonner la gestion du parc automobile, y compris les véhicules appartenant à l'entreprise et ceux loués.
• Surveiller les documents du véhicule, l'assurance, l'immatriculation et la conformité.
• Coordonner la maintenance des véhicules, le suivi de leur utilisation et la production de rapports.
• Assurer le soutien logistique et de transport lié aux opérations de bureau et commerciales.

Visas et Déclarations:

• Coordonner les processus de déclaration des employés conformément à la réglementation locale.
• Gérer les visas du personnel expatrié (y compris les employés chinois et les employés locaux), y compris les renouvellements et le suivi auprès des autorités compétentes.
• Assurer la liaison avec les services d'immigration et les administrations locales, selon les besoins.
• Assurer un suivi et une documentation précise des dossiers relatifs à l'immigration.
• Réserver les billets pour tous les employés de LGCI pour leur voyage d'affaires, y compris les employés chinois et locaux.
• Aider les employés à réserver des hôtels pour leurs voyages d'affaires.

Gestion des Fournisseurs et du Réseau Local :

• Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services locaux.
• Rechercher, évaluer et coordonner les fournisseurs conformément aux procédures de l'entreprise.
• Tirez parti d'un solide réseau local pour résoudre efficacement les problèmes opérationnels et administratifs.
• Garantir la qualité du service, la conformité et la maîtrise des coûts.

Gestion des Immobilisations:

• Coordonner l'achat, la réception et l'enregistrement des immobilisations.
• Tenir à jour le registre des immobilisations.
• Surveiller la répartition, les mouvements et l'état des actifs.
• Organiser et réaliser des inventaires semestriels et annuels des immobilisations .
• Préparer les rapports d'inventaire et rapprocher les écarts avec le service des finances.

Gestion de la Petite Caisse :

• Gérer la petite caisse physique conformément aux politiques de l'entreprise.
• Consignez toutes les transactions avec les pièces justificatives appropriées.
• S’assurer de l’autorisation, de la justification et de la conformité des dépenses en espèces.
• Effectuer des rapprochements et des rapports réguliers au service des finances.

Rapports et Coordination:

• Préparer les rapports administratifs, d'inventaire, de flotte et d'activité.
• Assurer une communication rapide avec la direction et le service financier.
• Soutenir les audits, les contrôles internes et les examens de conformité.
• Effectuer toute autre tâche assignée par la direction.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires ou licence en commerce, en administration ou dans un domaine connexe
• Compétences en communication écrite pour répondre à la correspondance, préparer des rapports et fournir des informations aux employés, aux clients et aux fournisseurs
• Connaissance des procédures comptables de base, notamment la facturation, le suivi budgétaire, la gestion de la trésorerie et la préparation des notes de frais.
• Solides compétences organisationnelles pour tenir des registres précis
• Aptitudes relationnelles pour faire bonne impression auprès des clients et des fournisseurs et interagir de manière professionnelle avec les employés
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à gérer son temps afin de passer rapidement d'une tâche à l'autre
• Aisance à gérer les informations confidentielles

Compétences informatiques :

• Solide connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Une expérience des systèmes SIRH, de paie ou administratifs est un atout.
• Capacité à apprendre rapidement les systèmes, outils et procédures internes.

Langues :

• Français: Courant (écrit et oral)
• Anglais: Courant
• Chinois: Optionnel / Avantage