Office & Event Manager (H/F)

Les missions

Dans le cadre de la très forte croissance de notre activité, tu rejoins l’équipe RH composée de 4 personnes, Dorothée, Aure, Sacha, Charlotte.

Nous te proposons d’évoluer sur des missions liées à l’office management, à l’évènementiel interne et à la gestion administrative et communication RH :

Office Management (60%)

• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs, incluant la réservation de billets de train, d’avion et d’hôtels, le tout à l’aide de Swile Travel,
• Superviser les prestataires et assurer le bon fonctionnement des bureaux,
• Répondre aux appels téléphoniques entrants/sortants et accueillir les visiteurs,
• Gérer la réception du courrier, des colis, et des livraisons, ainsi que les courses & commandes de fournitures de bureau,
• Gérer et suivre les factures liées au volet office management.

Evénementiel interne (20%)

• Planifier et coordonner le kick-off LeHibou (en janvier), le Sales Day (en septembre), la soirée de Noël, la Summer party, les sessions de team building, etc.
• Proposer de nouvelles idées d’événements et d’activités basées sur les retours des employés et les tendances actuelles,
• Favoriser la cohésion d’équipe grâce à des événements internes réguliers (organisation d’afterworks, sport, etc),
• Gérer la logistique des événements : suivi du cahier des charges internes, réservation des lieux, traiteurs, animations, invitations, etc.

Gestion administrative et communication RH (20%)

• Être le relai RH auprès des collaborateurs au niveau administration du personnel (visites médicales, mutuelle & prévoyance, etc),
• Mettre à jour et vérifier les dossiers collaborateurs sur notre SIRH (Lucca),
• Assurer le bon accueil des nouveaux collaborateurs avec leurs futurs managers (programme d’onboarding, Welcome kit, commande matériel, etc),
• Gérer, en amont de l’établissement de la paie, la validation des notes de frais des collaborateurs selon les règles et process interne,
• Faire circuler l’information interne en assurant la communication autour des événements et initiatives RH, via différents canaux de communication (email, affichage, Newsletter RH, etc.).

Les avantages

• Tu participes à l’aventure d’une Start-up en très forte croissance qui a dépassé les 150M de CA l’an dernier,
• Tu bénéficies de formations continues, tout au long de l’année, sur ton métier et le secteur d’activité IT
• Une carte Swile (11 euros par jour)
• Prise en charge de l’abonnement transport à 75% et/ou forfait mobilité durable
• 2 jours de TT par semaine et 1 semaine de full TT chaque année 💻
• Wellpass (Gymlib) 🏋️‍♀️
• Un séminaire annuel pour réunir tous les collaborateurs 🥳
• 8 jours de RTT par an 🏝️Tu sors d’études et disposes idéalement d’une première expérience en assistanat de direction (stage ou alternance) avec si possible un volet RH.

Tu es reconnu.e pour ta rigueur, ton sens de la communication, ton aisance relationnelle et ton organisation.

Tu n’as pas le profil idéal ? Pas de problème, ce qui compte, c’est ta personnalité !

En tant qu’entreprise inclusive, LeHibou s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.- Un entretien avec Charlotte, chargée de recrutement

• Un entretien avec Dorothée, DRH
• Un entretien avec Benjamin Delarue, DG LeHibou
• Des prises de référence