Office Manager- CDI

L’Office Manager occupe une fonction centrale au sein du cabinet.

Véritable facilitateur du quotidien, il/elle veille au bon fonctionnement des bureaux, à la qualité de l’expérience collaborateur et accompagne la Direction sur de nombreux sujets :

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=> Locaux et environnement de travail

o Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux

o Piloter les relations avec les prestataires : ménage, maintenance, sécurité, plantes, téléphonie.

o Gérer les accès, clés, équipements et mobiliers.

o Veiller à la qualité générale de l’environnement de travail.

o Superviser la logistique liée à notre studio d’entreprise.

=> Vie de bureau et expérience collaborateur

o Assurer l’accueil des clients, candidats, managers de transition et partenaires.

o Organiser l’Onboarding logistique des nouveaux collaborateurs (interne)

o Gérer les livraisons

o Organiser les moments de convivialité : petits-déjeuners, anniversaires, événements internes, pots d’équipe

o Maintenir à jour les documents internes, procédures et annuaires.

=> Gestion des stocks et achats

o Assurer le suivi des équipements informatiques et consommables.

o Piloter les achats récurrents du cabinet

o Identifier et négocier avec les fournisseurs

=> Événementiel et déplacements

o Organiser les séminaires, formations, déjeuners, soirées et événements internes.

o Réserver les restaurants et lieux adaptés.

o Organiser les déplacements de la Direction.

o Assurer la préparation logistique des rendez-vous importants.

=> Administration des Ventes

o Gestion de l’Onboarding et de l’offboarding des Managers de Transition (freelances)

o Contrats : Production des contrats clients et contrats sous-traitants - Relation avec les sociétés de portages

▪ Suivi de la vie du contrat (alertes fin de contrats, avenants, clôtures)

▪ Echanges réguliers avec les clients et les managers de transition (mail, téléphone)

o Factures :

▪ Récupération des CRA (comptes rendus d’activité) tous les mois

▪ Production et envoi les factures tous les mois

▪ Recouvrement Niveau 1 des factures auprès des clients

o Gestion des boites mails génériques : Administratif et contact

o Mise à jour de nos documents légaux

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• 1 jour de TT par semaine possible
• Machine à café gratuite à disposition
• Espace cuisine/détente disponible dans les locaux- Bac +5
• Excellente communication écrite et orale
• Forte capacité d’adaptation
• 0/3 ans d’expérience professionnelle
• Organisation irréprochable • Gestion simultanée de multiples sujets
• Présentation professionnelle et soignée
• Autonomie et sens des responsabilités
• Fiabilité et rigueur
• Réactivité1. Entretien avec une personne du service RH

2. Entretien avec la Présidente (fondatrice du cabinet)
3. Entretien avec le Directeur Général (fondateur associé)