Office Manager · CDI · Paris · début ASAP

Le contexte

Loyoly est en pleine croissance : +600 marchands e-commerce révolutionnent leur expérience de fidélisation grâce à notre solution SaaS. Nous entrons dans une phase de structuration, avec une équipe qui passera de 30 à 50 personnes d’ici la fin de l’année. Tu rejoins l’équipe pour faire tourner le quotidien de l’entreprise (finance, RH et opérations) et tu arrives en même temps que notre Head of People : vous construirez les fondations ensemble.

Pourquoi ce poste va te plaire

• Tu vois comment fonctionne une entreprise de l’intérieur : finance, RH, juridique, commercial
• Tu travailles au quotidien avec la direction et un écosystème d’experts (comptables, avocats…)
• Tu as de l’autonomie et de l’impact : tu participes à la structuration d’une entreprise qui passe de 30 à 50 personnes

Tes missions

📊 Ownership du cycle mensuel des Ops

• Comptabilité : justification et catégorisation des transactions, suivi des factures, clôture mensuelle (Pennylane)
• Clôture de la paye (Payfit), commissions des sales et des partenaires, commande des titres-restaurants
• Facturation, encaissements et paiements : création des factures et abonnements, paiement des fournisseurs, suivi des paiements clients (Stripe, HubSpot), relances et recouvrement

🙌 Le quotidien des collaborateurs, avec la Head of People

• Onboarding et offboarding : contrats de travail, accès aux outils, mutuelle (Alan), matériel
• Notes de frais, fournitures, procurement, voyages et déplacements
• Animation de l’expérience collaborateur (NPS trimestriel, actions d’amélioration)

🎯 Mener des projets

• Missions pour la Head of People et pour le CEO : tu les soutiens sur leurs sujets du moment
• Interactions avec nos prestataires : notre cabinet comptable (clôture fiscale…), notre cabinet juridique (CGV, signatures de documents)…

⚙️ Amélioration des process

• Tu documentes et améliores nos process (Notion), puis tu les automatises : workflows, API, MCP
• Tu cherches en permanence comment faire mieux avec moins d’effort manuel- Junior avec 2-3 ans d’expérience en office management, ops, finance ou RH, idéalement en startup ou scale-up
• Rigueur et fiabilité : tu vas gérer des sujets importants, et nous devons pouvoir te faire confiance à 100 %
• Responsabilité : tu gères tes sujets en autonomie et tu prends des initiatives pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise
• À l’aise avec nos outils (Pennylane · Payfit · HubSpot · Notion · Stripe · Alan · Swile · Navan), et curieux·se de l’automatisation et de l’IA
• Anglais fluent ou natif1. Un screening avec Edgar, ancien bras droit du CEO

2. Une rencontre avec Joseph, notre CEO, et notre Head of People
3. L’offre arrive