Office Manager

Facilib (une marque du Groupe Référence) accompagne les entreprises dans leur gestion opérationnelle en proposant des solutions d’office management à temps partagé.

En rejoignant notre équipe en tant qu’Office Manager en temps partagé, vous interviendrez directement chez 2 à 3 clients, à hauteur d’1 à 2 jours par semaine par entreprise. Une opportunité unique de diversifier vos expériences tout en apportant votre expertise à des structures variées !

Vos deux domaines d’action Administration : Vous prenez en charge la gestion RH et financière de structures agiles (moins de 20 collaborateurs), de A à Z.

Selon les besoins de nos clients, vous mobiliserez vos compétences Workplace et/ou administratives. Nous recherchons un talent polyvalent, aussi à l’aise dans l’organisation d’un séminaire que dans le traitement de la paie ou le suivi budgétaire.

Workplace : Vous orchestrez la vie des bureaux en pilotant les espaces de travail, les relations fournisseurs, l’événementiel interne et les initiatives bien-être. Votre mission ? Créer un cadre de travail optimal où chacun peut s’épanouir.

Vos missions Selon votre profil et les besoins clients, vous serez amenée à prendre en charge :

Gestion administrative & financière

• Pilotage des cycles fournisseurs et clients : traitement des factures, contrôle des imputations, mises en paiement et suivi des échéanciers
• Gestion des encaissements et flux financiers : enregistrement des opérations, rapprochements bancaires, suivi caisse / CB / TPE
• Suivi de la facturation et des créances clients : contrôle, encaissements, gestion des arrhes et relances
• Gestion des opérations courantes : notes de frais, acomptes, éléments variables liés à la paie
• Préparation des éléments comptables mensuels à destination de l’expert-comptable
• Mise en place et suivi d’outils de pilotage financier (trésorerie, suivi des flux, fiabilisation des données)

Support RH & paie

• Gestion administrative du personnel : contrats, onboarding, suivi des dossiers salariés
• Préparation et contrôle des éléments variables de paie (absences, acomptes, saisies…)
• Interface avec les outils RH / paie (type Payfit) et les partenaires externes
• Suivi des obligations sociales et support aux collaborateurs au quotidien

O ffice management & vie d’équipe

• Coordination des prestataires et gestion des espaces de travail
• Organisation d’événements internes (séminaires, team building…)
• Contribution à la qualité de vie au travail et à la fluidité des opérations

Votre profil Nous recherchons un·e office manager de métier ou bien un profil Assistant Administratif/Comptable/RH souhaitant évoluer vers un rôle d’office manager.

• Vous avez une première expérience, idéalement en start-up
• Vous avez de bonnes connaissances en gestion administrative et comptable
• Vous connaissez des outils comme Pennylane, Payfit
• Vous avez idéalement un anglais professionnel ou bilingue
• Vous êtes proactif·ve, créatif·ve, capable de défendre vos idées
• Vous avez le sens du relationnel et aimez rendre service, conseiller, fluidifier

✨ Pourquoi nous rejoindre ? Ce que nous proposons

• Contrat 35h, heures supplémentaires payées
• Rémunération annuelle brute : entre 35 et 42k€ selon profil
• Mutuelle, Prévoyance, transport et titres-restaurants (10.5€/jour)
• Participation et primes de vacances (convention Syntec)
• Environnement Apple 🍏
• Un offsite annuel
• Un quotidien stimulant et varié, avec des clients inspirantes (Welcome to the Jungle, Naboo, Jacquemus, Younited, Najar, Hublo, Driveco, Lemlist…)

L’esprit d’équipe Facilib Vous ne serez jamais seul·e ! Notre modèle collaboratif vous permet de bénéficier du soutien de toute l’équipe : partage de bonnes pratiques entre pairs, accompagnement par des référent·es métiers, collaboration avec nos expert·es RH et finance selon les projets.

Pour les profils intéressés par le management transversal, certaines missions offrent l’opportunité d’encadrer d’autres collaborateurs de manière fonctionnelle.

Perspectives d’évolution L’évolution interne est dans notre ADN : nos Responsables Administratifs et Financiers ainsi que nos Responsables RH sont d’ancien·nes Office Managers qui ont grandi avec Facilib. Votre parcours pourra s’enrichir au fil de vos envies et de vos ambitions !

Onboarding & coaching Dès votre arrivée, vous serez accompagné·e par un·e des cofondateur·ices pour adopter la posture de consultant·e, essentielle à la réussite d’un modèle multi-entreprises.

🌟 Nos valeurs Nous croyons en l'exigence mutuelle, la performance collective, l'engagement et surtout… le plaisir de travailler ensemble.

Chez Facilib-Groupe Référence, diversité, inclusion et égalité des chances ne sont pas des options, mais des engagements.

Créé en 2009 à la suite de la crise financière, Groupe Référence est né d’une conviction : les PME et ETI ont besoin de s’appuyer sur des directeurs et experts de haut niveau pour piloter leurs fonctions clés dans un environnement toujours plus complexe.

Pour répondre à cet enjeu, nous avons développé le Temps Partagé Augmenté® , un modèle à la fois flexible , sécurisant et innovant , conçu pour les entreprises comme pour les experts qui les accompagnent.

Aujourd’hui, plus de 200 collaborateurs interviennent au sein des entreprises selon ce modèle unique, qui fait la force de Groupe Référence.