Office Manager

Au croisement des opérations, du commerce et des ressources humaines, l’Office Manager assure la gestion administrative globale, le suivi ADV, l'optimisation des process internes, ainsi que l'administration du personnel. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des salariés, de la direction, des équipes commerciales et des entités du groupe, l'Office Manager garantit le bon fonctionnement opérationnel.

1. Office Management & Administration des Ventes (ADV)

• Organisation de la vie de bureau :

  • Gestion de la logistique, des fournitures et des services généraux (gestion des stocks, commandes)
  • Point de liaison principal avec la gestion des locaux
  • Traitement des factures fournisseurs et validation des demandes d'accès

• Gestion des prestataires & Achats :

  • Établissement des contrats, sous-traitants et bons de commande
  • Création des accès et attribution des outils/équipements
  • Suivi des prestataires et résolution des litiges (facturation, paiement, frais, accès)
  • Gestion et optimisation des coûts (mise en place et tenue du tableau récapitulatif annuel (outils, licences, abonnements))

• Process & Outils internes :

  • Faire évoluer les outils et indicateurs de suivi (Notion, BoondManager, Agistar, Provigis)
  • Élaboration et mise à jour régulière des tableaux de bord internes

• Suivi des commandes & Facturation clients :

  • Élaboration et envoi de devis aux clients
  • Suivi et relance des commandes clients
  • Suivi des relances de facturation et gestion des litiges clients

• Gestion des Comptes-Rendus d'Activité (CRA) :

  • Suivi des CRA collaborateurs
  • Correction des erreurs et transmission des CRA validés aux clients

• Coordination & CRM :

  • Coordination continue avec l'équipe commerciale et mise à jour des données CRM/fournisseurs
  • Traitement des demandes d'interlocuteurs variés, sondages et enquêtes administratives

2. Administration & Suivi du Personnel

• Gestion administrative des collaborateurs :

  • Suivi individuel des dossiers (gestion des demandes d’autorisation de travail, adhésion mutuelle, ...)
  • Participation au parcours d'intégration (Onboarding / accueil) et du départ (Offboarding)
  • Saisie et mise à jour dans les outils RH (Boond, Agistar, Smart RH, tableaux de reporting)

• Ecosystème entrepreunarial avec de belles perspectives d’évolutions
• Formations diverses (écosystème IT/digital, recrutement, prospection)
• Environnement dynamique (afterworks, sports, teambuildings)
• Tickets restaurant, mutuelle, prise en charge à 50% des transports
• PC/Mac et Iphone- Formation en administration et gestion des entreprises, école de commerce
• Bonne maîtrise d'Excel / Google Sheets (tableaux de bord, calcul de KPI, budgets)
• Capacité à piloter la chaîne ADV (devis, CRA, facturation, relances)
• Rigueur et organisation
• Sens du service et bon relationnel
• Confidentialité et discrétion
• Proactivité- Entretien RH téléphonique (30min)
• Questionnaire en ligne (20min)
• Entretien visio Manager (30min)
• Entretien présentiel avec équipe admin/RH et direction (1h)