Office Manager H/F - Assistant (e) de Direction

VTI, entreprise familiale en pleine croissance, implantée à FRONTIGNAN (34) compte à ce jour une cinquantaine de collaborateurs. Nous concevons et fabriquons des solutions de ventilation depuis 1983. Spécialiste et leader de la ventilation hybride et VMC basse pression en France, nous proposons des solutions de ventilation spécialement conçues pour la rénovation énergétique, marché extrêmement porteur, actif et prometteur en France et en Europe.

À propos du poste
Votre rôle en tant qu'Assistant(e) de Direction – Office Manager F/H sera d'épauler le directeur général de VTI en coordonnant les différents services de l'entreprise. Vous assisterez le dirigeant pour lui permettre de se concentrer sur les missions stratégiques et commerciales. Vous êtes le/la garant(e) de la circulation fluide de l'information entre la Direction Générale et les responsables de service

Vous serez le point de contact principal pour la gestion administrative, la communication interne et externe, ainsi que pour la gestion des projets liés au bon déroulement des opérations. Si vous êtes passionné(e) par l’organisation, doté(e) d’un excellent sens du service et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, cette opportunité est faite pour vous !

Missions principales :

• Gestion administrative et opérationnelle :

o Accueillir les clients et fournisseurs, assurer la gestion des appels téléphoniques

o Gérer un agenda complexe et mouvant, organiser les priorités et anticiper les échéances

o Préparer, organiser, coordonner les réunions, comités de pilotage, rédiger les comptes rendus

o Rédiger des courriers administratifs ou commerciaux pour la Direction, publipostage, mailings…

o Mettre à jour les documents internes (organigramme, cartes, listes téléphoniques, …)

• Communication interne et externe :

o Transmettre les informations importantes de la Direction aux managers, aux collaborateurs de VTI

o Être l’interlocuteur(trice) de l’agence de communication externe de l’entreprise pour centraliser les demandes et suivre l’avancée des sujets

o Préparer les onboarding (préparation, rédaction et diffusion des programmes d’intégration avec les services concernés, gestion des goodies, affichages, commande des cartes de visites et centralisation des bannières emails…)

o Préparer les supports de présentation, newsletters, communications managériales ou événements internes

• Gestion de projets et coordination :

o Superviser des projets transversaux, veiller à la bonne coordination des activités et anticiper les besoins

o Préparer les réunions du comité de pilotage en priorisant selon l’état d’avancement des projets en cours

o Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus du comité de pilotage

o S’assurer du respect des délais de réalisations des projets des différents service - assurer le suivi des plans d'actions issus des réunions

o Organiser les séminaires, conventions, réunions managers et événements fédérateurs (organisation logistique, lien avec l’agence de communication externe, …)

Compétences et qualités requises :

· Polyvalence et organisation : capacité à gérer plusieurs missions simultanément et à prioriser les tâches.

· Rigueur et autonomie : savoir relancer, respecter les deadlines et prendre des décisions

· Sens du relationnel et communication : aisance à l’oral et à l’écrit, capacité à interagir avec différents interlocuteurs

· Maîtrise avancée des outils bureautiques Office, connaissance d’outil de gestion de projets souhaitée, connaissance d’outils de mise en forme de type CANVA ou Suite Adobe souhaitée

Formation et parcours

• Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration
• Expérience préalable exigée en assistanat de direction, gestion administrative ou coordination de projets d’une durée minimale de 5 ans

Nous offrons un environnement stimulant en pleine évolution où votre dynamisme et sens de l'organisation feront toute la différence.

Temps de travail sur 38 h. par semaine du lundi au vendredi

Amplitude souhaitée 8h30-17 h30

Rémunération : 34 000,00€ à 38 000,00€ par an

Avantages :

• Intéressement

Expérience:

• Assistanat managérial ou de direction : 5 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel