Office Manager H/F

À propos de l'entreprise

Notre client, cabinet d’avocats anglosaxon, recherche pour ses équipes un(e) Office Manager H/F en CDI, basé(e) à Paris dans le 8ème arrondissement.

Haltys est un cabinet de recrutement à taille humaine spécialisé en Back Office.

Contexte

Le cabinet recherche un Office Manager pour piloter ses fonctions support. Le poste s’articule autour de quatre grands piliers : la gestion des ressources humaines, la coordination des services généraux, le management de l’équipe support et la coordination des assistants du cabinet.

À propos du poste

Missions

Ressources humaines

• Piloter l’administration du personnel et assurer le suivi des collaborateurs.

• Conseiller les associés sur l’ensemble des sujets RH.

• Veiller à la bonne application du droit du travail français et des procédures internes.

• Coordonner les recrutements en lien avec les associés.

• Organiser les processus d’onboarding et d’offboarding.

• Assurer le suivi des congés, des absences et des dossiers individuels.

• Organiser les entretiens et identifier les besoins de formation.

• Accompagner les collaborateurs tout au long de leur parcours au sein du cabinet.

• Assurer le lien avec les différents interlocuteurs externes sur les sujets sociaux.

Management des équipes support

• Manager et accompagner les assistants ainsi que les équipes support du cabinet.

• Organiser l’activité, répartir les missions et définir les priorités.

• Veiller à la qualité du service apporté aux associés et aux avocats.

• Accompagner la montée en compétences et le développement des collaborateurs.

• Favoriser une communication fluide et une collaboration efficace au sein des équipes.

• Harmoniser les méthodes de travail et faire évoluer les procédures internes.

• Garantir la continuité de service et anticiper les besoins de l’équipe.

Services généraux et gestion du bureau

• Superviser le fonctionnement quotidien du bureau et garantir un environnement de travail de qualité.

• Piloter les relations avec les fournisseurs et les prestataires.

• Suivre les contrats, les commandes, les équipements et les dépenses de fonctionnement.

• Identifier les besoins du cabinet et coordonner les actions nécessaires.

• Piloter les projets transverses liés au fonctionnement et à l’évolution du bureau.

• Améliorer les processus internes et proposer des solutions adaptées aux besoins des équipes.

• Veiller au respect des procédures, des règles de sécurité et des standards du cabinet.

Gestion financière et facturation

• Superviser les processus de facturation du cabinet.

• Assurer le suivi des encours, des règlements et des relances.

• Participer à l’élaboration et au suivi du budget du bureau.

• Contrôler les dépenses et assurer un reporting régulier auprès des associés.

• Préparer les éléments financiers nécessaires au pilotage de l’activité.

• Assurer la coordination avec les équipes financières du siège londonien.

• Fiabiliser les informations transmises et veiller au respect des échéances.

• Alerter les associés sur les écarts constatés et contribuer à la mise en place d’actions correctives.

Environnement

Vous évoluez au sein d’un cabinet d’avocats et travaillez en lien étroit avec les associés, les avocats, les assistants et les différents prestataires. Vous intervenez sur des sujets variés nécessitant organisation, confidentialité et réactivité.

Profil recherché

Profil

• Vous êtes parfaitement bilingue en anglais.

• Vous avez une expérience d'Office Manager ou Chief of Staff en cabinet d'avocats, dans le conseil ou la finance.

• Vous disposez de compétences assuré en gestion des ressources humaines et une connaissance approfondie du droit du travail.

• Vous êtes à l’aise dans un environnement exigeant où la confidentialité occupe une place centrale.

Informations complémentaires

• Rémunération fixe entre 85k et 90k selon profil.

• Rémunération variable participation + bonus

• Tickets restaurants + mutuelle

• Télétravail : un jour