PMO Programme

Contexte

La mission s’inscrit au sein d’une direction des systèmes d’information d’un grand acteur du secteur des transports.

Le programme couvre l’ensemble du cycle de vie de solutions connectées et de systèmes numériques et industriels : équipements terrain, connectivité, plateformes, données, supervision et intégration aux systèmes métiers.

Le programme est engagé dans une démarche de structuration, de reprise en main et de renforcement du pilotage. Plusieurs chantiers de transformation sont en cours ou à initier.

Il mobilise un écosystème d’acteurs variés :

• Direction de programme et directions métiers ;

• Chefs de projet, responsables techniques, Product Owners et assistance à maîtrise d’ouvrage ;

• Équipes applicatives, techniques, déploiement, exploitation-maintenance et accompagnement du changement ;

• Nombreux partenaires internes et externes.

Objectif : renforcer les capacités de pilotage, d’exécution opérationnelle et de structuration de la direction de programme..

Missions

• Production documentaire : supports de COPIL, de comités projet et de revues techniques, notes de cadrage et d'arbitrage, dossiers de décision, comptes rendus, relevés de décisions, registres d'actions.

• Études ponctuelles :

  • Comparatifs de solutions et analyses d'options (convergence S1/S2, suite du MCO S1, évolution de la solution EDGE) ;

  • Analyses d'impact, estimations de charge, synthèses de diagnostics.

• Appui méthodologique : outils de pilotage, règles de planning, découpage WBS et jalons, dépendances, registre des risques, suivi des livrables, gestion documentaire.

• Appui organisationnel : organisation des instances (comitologie), préparation des réunions, organisation des séquences multi-acteurs et des événements du programme.

• Interfaçage : point d'entrée entre métiers, fournisseurs et équipes numériques ; relance des contributeurs ; suivi des engagements et des échéances.

• Pilotage :

  • Planning consolidé, suivi d'avancement, suivi budgétaire ;

  • Indicateurs de performance, dont la disponibilité des équipements supervisés et le délai moyen de résolution des incidents ;

  • Remontée des dérives.

• Structuration : RACI, documentation des 7 processus du programme, règles de fonctionnement communes, mise en cohérence des instances, des outils et des circuits de décision.

• Amélioration continue : ateliers d'amélioration, retours d'expérience, capitalisation, mesure de l'efficacité des processus.

Livrables attendus

Phase 1 – Immersion et cadrage

• Note de prise en main (périmètre, acteurs, chaîne de valeur, interfaces, points de vigilance).

• État des lieux documentaire, inventaire des sources de référence et plan de remise à niveau priorisé.

• Planning consolidé V1 (vue directrice et vue opérationnelle) et liste des jalons à sécuriser en priorité.

• Tableau de suivi budgétaire consolidé et note d'écarts commentée.

• Registre des risques et des décisions (criticité, porteur, plan d'action).

• Cartographie des instances actuelles et recommandations pour les instances cibles.

• Note de cadrage du dispositif PMO validée par le Directeur de Programme, avec le calendrier de production récurrente.

• Kit de démarrage PMO : espace documentaire, modèles de documents, règles de nommage.

• Premiers supports d'instances, comptes rendus et relevés de décisions.

Phase 2 – Production opérationnelle

• Supports d'instances (COPIL mensuel, comités projet, revues techniques, points hebdomadaires, instances métiers), calendrier des instances, ordres du jour et dossiers de séance.

• Comptes rendus, relevés de décisions et registre unique d'actions et de décisions.

• Planning consolidé à jour, vue jalons, alertes de dérive et scénarios de replanification.

• Reporting périodique consolidé et tableau de bord du programme (format DG / COMEX).

• Suivi budgétaire à jour : analyse des écarts, prévision d'atterrissage, éléments d'arbitrage.

• État d'avancement consolidé, liste des données manquantes ou incohérentes, journal des relances.

• Registre RAID à jour, cartographie des risques majeurs et synthèse des mesures de maîtrise.

Phase 3 – Structuration durable et transfert

• Bilan de fonctionnement du dispositif PMO et recommandations d'amélioration priorisées.

• Instances cibles, calendrier, fiches d'instance et règles d'escalade.

• RACI consolidé et validé, avec les fiches de responsabilités.

• Calendrier de gestion, procédures de mise à jour et chaîne de production du reporting.

• Tableaux de bord industrialisés, règles d'alimentation et documentation d'administration.

• Dictionnaire des indicateurs (définition, source, périodicité, responsable).

• Revues de performance, analyses de tendances et plans d'amélioration.

• Comptes rendus de retours d'expérience et enseignements capitalisés.

Technologies, compétences et soft skills

Environnement technique

• Programme IoT, IT/OT et téléexploitation : capteurs, connectivité, plateformes, données, supervision, intégration aux systèmes métiers.

• Sujets techniques à instruire : convergence S1/S2, MCO S1, évolution de la solution EDGE.

• SI complexe : architecture, interopérabilité, données, cybersécurité, infrastructure, applications existantes (legacy), continuité de service.

• Exploitation / MCO : incidents, problèmes, changements, niveaux de service, disponibilité.

• Bureautique : PowerPoint, Excel, Word.

• Planification : Microsoft Project, Planisware, Sciforma, Smartsheet ou équivalent.

• Outils collaboratifs : Microsoft 365, Teams, SharePoint, Jira, Confluence ou équivalents.

• Tableaux de bord : Power BI ou équivalent.

Compétences attendues

• Pilotage de programme : périmètre, planning, budget, risques, qualité, ressources, livrables, dépendances et décisions.

• Appui au Directeur de Programme : préparation des décisions, vue consolidée de la situation.

• Production rapide de supports de direction, notes de cadrage, dossiers de décision, études, synthèses et comptes rendus.

• Analyse et synthèse de données hétérogènes, avec des conclusions utiles à la décision.

• Planification : plannings directeurs et détaillés, chemin critique, dépendances, impact des dérives.

• Découpage du programme en chantiers, lots, livrables et jalons (WBS ou équivalent).

• Gestion des risques, des actions et des décisions (suivi jusqu'à clôture, escalades).

• Gouvernance et instances ; reporting de direction (tableaux de bord, messages synthétiques).

• Études et aide à la décision : hypothèses, scénarios, coûts, impacts, recommandation.

• Coordination de nombreux acteurs (métiers, numérique, technique, déploiement, exploitation, fournisseurs) et gestion des interfaces.

• Organisation de réunions et d'événements ; animation d'ateliers (cadrage, résolution de problèmes, arbitrage, retour d'expérience).

• Gestion documentaire : arborescence, nomenclature, versions, modèles, archivage.

• Rédaction en français de documents de niveau direction.

• Maîtrise de PowerPoint, Excel, Word et des outils de planification (MS Project, Planisware, Sciforma, Smartsheet…).

Expérience attendue

• Expérience en pilotage de projets ou programmes numériques, industriels ou SI complexes.

• Au moins 2 ans comme PMO de projet ou de programme, en produisant soi-même les éléments de pilotage.

• Appui à un Directeur de Programme ou de Projet sur des sujets à forte visibilité.

• Programmes à plusieurs chantiers ; préparation de COPIL et rédaction de notes d'arbitrage.

• Coordination de plusieurs fournisseurs ; plusieurs étapes du cycle de vie SI, du cadrage à la maintenance.

• Grand groupe, DSI, opérateur de service ou environnement multi-entités ; organisation de séminaires et d'ateliers avec de nombreux participants.

Critères différenciants (non éliminatoires)

• Secteur : programme IoT ou IT/OT, ferroviaire / transport / mobilité, infrastructure critique.

• Pilotage : MCO, déploiement multisite, recette de bout en bout, gestion de crise, redressement de programme, transformation de gouvernance, pilotage contractuel.

• Outils et méthodes : data visualisation, automatisation bureautique, Lean, conduite du changement.

• Certification : PMP, PRINCE2, MSP, PgMP, PM², SAFe, ITIL…

Soft skills

• Forte capacité de production et capacité à absorber les pics de charge (instances, jalons).

• Posture opérationnelle : prend en charge directement les travaux, sans se limiter aux méthodes ou aux relances.

• Autonomie, fiabilité et rigueur documentaire.

• Formalisation rigoureuse : distingue faits, hypothèses, estimations et recommandations ; formule décisions et échéances sans ambiguïté.

• Qualité relationnelle dans un environnement à nombreux acteurs, sans autorité hiérarchique.

• Capacité à relancer et challenger des interlocuteurs de niveaux et d'organisations différents.

• Capacité à reconstruire une information fiable à partir de sources incomplètes ou contradictoires.

• Capacité à transformer une situation complexe en options et décisions claires.

• Gestion des priorités entre plusieurs interlocuteurs (Directeur de Programme, Cheffe de Projet Numérique, MCO) et adaptation aux besoins du programme.

• Neutralité, discernement et confidentialité avec les informations sensibles.

• Réactivité et sens de l'alerte dès qu'un jalon, un engagement ou une décision est menacé.

• Pragmatisme : solutions proportionnées, structurer sans alourdir.

• Pédagogie et capacité à transmettre les méthodes aux équipes internes.

1. 7+ ans d'expérience en pilotage de projets ou programmes numériques, industriels ou SI complexes
2. Au moins 2 ans comme PMO de projet ou de programme, produisant soi-même les éléments de pilotage
3. Expérience d'appui à un Directeur de Programme ou de Projet sur des sujets à forte visibilité
4. Compétences en pilotage de programme : périmètre, planning, budget, risques, qualité, ressources, livrables, dépendances et décisions
5. Maîtrise de la production rapide de supports de direction, notes de cadrage, dossiers de décision, études, synthèses et comptes rendus
6. Capacité d'analyse et synthèse de données hétérogènes avec conclusions utiles à la décision
7. Compétences en planification : plannings directeurs et détaillés, chemin critique, dépendances, impact des dérives
8. Gestion du risques, actions et décisions avec suivi jusqu'à clôture et escalades
9. Expérience en gouvernance et instances ; reporting de direction (tableaux de bord, messages synthétiques)
10. Compétences en coordination de nombreux acteurs (métiers, numérique, technique, déploiement, exploitation, fournisseurs) et gestion des interfaces
11. Organisation de réunions et événements ; animation d'ateliers (cadrage, résolution de problèmes, arbitrage, retour d'expérience)
12. Gestion documentaire : arborescence, nomenclature, versions, modèles, archivage
13. Rédaction en français de documents de niveau direction
14. Maîtrise des outils bureautiques : PowerPoint, Excel, Word et des outils de planification (MS Project, Planisware, Sciforma, Smartsheet ou équivalents)
15. Connaissance des environnements techniques IoT, IT/OT, téléexploitation, SI complexe, cybersécurité, infrastructure, applications legacy
16. Capacités relationnelles : qualité relationnelle dans un environnement à nombreux acteurs sans autorité hiérarchique
17. Soft skills : autonomie, fiabilité, rigueur documentaire, posture opérationnelle, forte capacité de production
18. Capacité à relancer et challenger des interlocuteurs de niveaux et d'organisations différents
19. Capacité à reconstruire une information fiable à partir de sources incomplètes ou contradictoires
20. Capacité à transformer une situation complexe en options et décisions claires
21. Gestion des priorités entre plusieurs interlocuteurs et adaptation aux besoins du programme
22. Qualités personnelles : neutralité, discernement, confidentialité, réactivité, sens de l'alerte, pragmatisme, pédagogie
23. Critères différenciants : expérience dans les secteurs IoT, IT/OT, ferroviaire, transport, mobilité, infrastructure critique
24. Connaissances en pilotage : MCO, déploiement multisite, recette de bout en bout, gestion de crise, redressement de programme, transformation de gouvernance, pilotage contractuel
25. Maîtrise d'outils et méthodes : data visualisation, automatisation bureautique, Lean, conduite du changement
26. Certifications appréciées : PMP, PRINCE2, MSP, PgMP, PM², SAFe, ITIL