Préposée ou préposé aux programmes et services en Immigration

Job Summary

Sous la supervision du personnel gestionnaire des programmes et services en immigration, la personne titulaire joue un rôle clé dans le soutien administratif, logistique et opérationnel de l’ensemble des activités du secteur sur le site. Elle agit comme levier de coordination et de fluidité dans la mise en œuvre des services d’établissement, de navigation, de coaching en carrière et de formation langagière. En collaboration constante avec les intervenantes et intervenants de première ligne, elle contribue à créer un environnement humain, structuré et efficient, propice à l’accélération de l’intégration socioéconomique et à la valorisation du potentiel humain des personnes nouvellement arrivées.

Responsibilities

• Appui stratégique au personnel gestionnaire
• Soutenir la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités du site;

Soutien opérationnel aux équipes multidisciplinaires

• Servir de point de liaison entre les clients, les intervenants (navigateurs, coachs, travailleurs en établissement, formateurs) et les services internes;
• Coordonner les activités collectives (ateliers, séances d’information, événements spéciaux), incluant la logistique et les suivis;
• Participer activement à la promotion locale des programmes et services;
• Assurer un accueil bienveillant, une orientation initiale claire et un appui technique dans l’accès aux services.

Documentation et gestion des données

• Effectuer avec rigueur l’entrée de données dans OCMS, SharePoint et les bases de données ministérielles;
• Contribuer à la documentation des interventions, des suivis et des résultats afin d’assurer la continuité des services;
• Produire des tableaux de bord ou des rapports statistiques à la demande du personnel gestionnaire;
• Participer à l’harmonisation des pratiques de collecte de données en lien avec les normes provinciales.

Contribution à l’intégration langagière et andragogique

• Appuyer la logistique des cours de formation langagière (p. ex., matériel, accueil, absences, inscriptions);
• S’assurer que les clientèles sont orientées vers les formations appropriées selon leur niveau et leurs objectifs;
• Participer à la valorisation de la formation langagière comme fondement de l’autonomie, de la participation et du succès socioprofessionnel;
• Collaborer à la création d’environnements d’apprentissage favorisant le respect, l’inclusion et la progression
• Coordonner la logistique quotidienne (horaires, salles, fournitures, communications, rencontres) pour assurer une prestation fluide et cohérente des services;
• Contribuer au suivi des indicateurs de performance (p. ex., cibles ministérielles, taux d’assiduité, inscriptions);
• Appuyer la gestion budgétaire (p. ex., petite caisse, commandes, conciliation, suivi des dépenses);
• Contribuer à la continuité des services en assurant la relève des collègues;
• Participer à la représentation du secteur et à la mobilisation des clients et partenaires lors d’événements internes, communautaires ou de reconnaissance (p. ex., portes ouvertes, activités de fin d’année).

Requirements

• Diplôme de deux ans en Administration de bureau ou domaine connexe;
• Minimum de trois années dans un rôle de coordination ou de soutien administratif en contexte social ou communautaire;
• Maîtrise du français et de l’anglais, parlés et écrits;
• Excellente capacité d’organisation et rigueur dans l’exécution des tâches administratives;
• Connaissance des ordinateurs et des logiciels connexes (OCMS, suite Microsoft Office, etc.);
• Capacité à travailler en équipe interdisciplinaire;
• Entregent et diplomatie;
• Degré élevé d’initiative et de débrouillardise;
• Capacité à compiler et analyser des données statistiques;
• Habiletés en gestion de projets;
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation;
• Attitude professionnelle axée sur l’humanisme, le service à la clientèle, la collaboration et l’engagement envers la mission du secteur d’Immigration;
• Compétence en analyse et en résolution de problèmes.

Pay: $25.07 per hour

Expected hours: 16.0 per week

Benefits:

• Flexible schedule
• On-site parking

Work Location: In person