Product Manager - Product Ops

Contexte

Nous recherchons un(e) Product Ops en prestation externe pour accompagner une organisation Produit en charge de la plateforme IT/Tech (≈ 10 PM et 4 Lead PM). Un cadre existe déjà (rythme, rituels, outillage, pilotage) et fonctionne globalement bien ; l’enjeu est de tenir la vie courante et de faire évoluer ce cadre pour qu’il reste simple, robuste et efficace à l’échelle, tout en faisant progresser le collectif sur les pratiques Produit. Le rôle est transverse, au service de l’efficacité du système — ce n’est ni un rôle PMO, ni un rôle d’assistanat des PM. La stratégie, les arbitrages et l’ownership produit restent portés par le Head of Product et les PM/Lead PM.

Clarification

• Ce que le rôle n’est pas : un PMO, ni un “assistant” des PM, ni le/la propriétaire des sujets Produit à la place des PM.

• Ce que le rôle fait : être owner du système (cadre, rituels, outillage, pratiques, documentation, communication) et créer les conditions pour que les PM soient plus efficaces et autonomes.

Missions

1. Faire progresser le collectif sur les pratiques Produit (amélioration du système)

Vous détectez les pain points du système (pratiques, coordination, gouvernance) et animez des boucles d’amélioration continue. L’objectif est d’élever le niveau de jeu de l’organisation (sans vous substituer aux PM). L’objectif n’est pas de tout faire en même temps : le rôle se concentre sur quelques priorités, itère, et industrialise progressivement ce qui apporte de la valeur.

Activités :

• Identifier les sujets d’amélioration prioritaires (via feedback, observation, signaux de pilotage).

• Cadrer les chantiers (problème, objectif, mandat, critères de succès, plan de déploiement).

• Animer des ateliers de co-construction (standards, templates, pratiques) et embarquer les contributeurs.

• Mettre en place un plan d’adoption (communication, formation courte, exemples, itérations).

• Suivre l’impact (adoption, gains, qualité) et maintenir les pratiques dans la durée.

2. Piloter la vie courante : rythme, rituels, décisions et suivi

Vous êtes garant(e) du rythme et de la qualité d’exécution des rituels. Vous sécurisez la préparation, l’animation et le suivi pour améliorer la vitesse de décision et la tenue des engagements, sans “rajouter de la comitologie”.

Activités :

• Cadrer et opérer les rituels clés (objectifs, participants, agenda, attendus, règles du jeu).

• Préparer les instances (pré-requis, collecte d’inputs, supports) et s’assurer que les décisions sont prises.

• Mettre en place un suivi simple des décisions/actions et veiller à leur clôture.

• Mettre en visibilité les irritants récurrents (charge, coordination, dépendances) et proposer des ajustements de fonctionnement.

• Mesurer l’efficacité des rituels (qualité, adoption, impact) et itérer.

3. Outiller le pilotage (Notion) et clarifier l’articulation avec JIRA

Vous concevez et maintenez un système de pilotage lisible et fiable : Notion pour les vues de pilotage/rituels/roadmap/discovery, JIRA pour les backlogs d’exécution. Vous évitez l’effet “double saisie” en clarifiant ce qui vit où.

Activités :

• Construire/faire évoluer les dashboards Notion (priorités, avancement, risques, dépendances, décisions).

• Définir des standards “Notion x JIRA” (périmètre, granularité, responsabilités, fréquence de mise à jour).

• Mettre en place des vues adaptées aux audiences (Head of Product, Lead PM, PM, transverse).

• Assurer l’hygiène de la donnée (ownership, conventions, règles simples) et la pérennité des boards.

• Installer des routines de pilotage (revues, check de qualité, amélioration continue de l’outillage).

4. Structurer et faire vivre le référentiel documentaire & les pratiques (Notion)

Vous mettez en place un référentiel “qui ne pourrit pas” : facile à trouver, facile à maintenir, réellement utilisé, et qui sert l’onboarding et l’exécution quotidienne.

Activités :

• Définir l’architecture de l’information (naming, tags, arborescence, pages d’entrée).

• Construire/maintenir un wiki de pratiques + un catalogue de templates (rituels, discovery, décisions, etc.).

• Mettre en place une gouvernance légère (ownership, cycle de vie, archivage, mises à jour).

• Faciliter l’accès (parcours, FAQ, conventions) et réduire la friction au quotidien.

• Mesurer l’usage et simplifier en continu (retours terrain, nettoyage, standardisation).

5. Animer la communication du collectif (newsletter mensuelle)

Vous portez la communication récurrente de l’équipe Produit via une newsletter mensuelle claire, synthétique et utile, qui renforce l’alignement, la visibilité et l’engagement autour des priorités et des décisions.

Activités :

• Définir la ligne éditoriale (rubriques, ton, audience, objectifs, calendrier).

• Organiser la collecte d’inputs (PM/Lead PM) et arbitrer le contenu.

• Rédiger, éditer et publier la newsletter (focus, décisions, avancées, points d’attention).

• Assurer la diffusion (canaux internes) et la régularité.

• Recueillir les retours et améliorer le format (qualité perçue, lisibilité, utilité).

Livrables

Cf les activités décrites dans la description ci-dessus.

Compétences et qualités attendues

Compétences :

• Socle très solide de Product Management (profil expérimenté attendu) : discovery, roadmap, priorisation, communication, delivery awareness.

• Expérience significative en Product Ops / operating model / amélioration de pratiques dans des organisations multi-PM.

• Maîtrise avancée de Notion (DB, vues, templates, structuration, gouvernance) et bonne compréhension de JIRA (backlogs, workflows, usages).

• Excellentes compétences de rédaction et de communication (synthèse, sens éditorial, adaptation aux audiences).

• Force de proposition sur l’IA : capacité à identifier des cas d’usage pragmatiques (ex. rédaction/synthèse, amélioration de l’outillage, qualité doc) et à les déployer avec discernement. (Sans en faire un chantier principal.)

Qualités :

• Très forte capacité de structuration (faire simple, durable, actionnable).

• Leadership d’influence et facilitation : embarquer sans hiérarchie, faire adopter des standards.

• Pragmatisme et orientation impact (éviter l’usine à gaz, itérer, mesurer).

• Exigence de qualité sur les rituels, la clarté et la tenue des engagements.

• Aisance en transverse, gestion des priorités, fiabilité.

Expériences souhaitées

• 8–10+ ans d’expérience, avec une part substantielle en Product Management et une expérience forte en Product Ops / operating model.

• Expérience réussie de gestion de la vie courante (rituels, cadence, décisions, suivi) pour une organisation Produit multi-équipes.

• Expérience de mise en place / évolution d’un système d’outillage et de pilotage dans Notion, avec articulation à un outil backlog type JIRA.

• Expérience de construction et de gouvernance d’un référentiel documentaire (pratiques, templates) réellement adopté.

• Expérience de communication interne (newsletter, formats récurrents) pour animer un collectif.

Compétences clés

Obligatoire :
Product Management

1. 8–10+ ans d’expérience, avec une part substantielle en Product Management et une expérience forte en Product Ops / operating model
2. Expérience réussie de gestion de la vie courante (rituels, cadence, décisions, suivi) pour une organisation Produit multi-équipes
3. Expérience de mise en place / évolution d’un système d’outillage et de pilotage dans Notion, avec articulation à un outil backlog type JIRA
4. Expérience de construction et de gouvernance d’un référentiel documentaire (pratiques, templates) réellement adopté
5. Expérience de communication interne (newsletter, formats récurrents) pour animer un collectif
6. Socle très solide de Product Management : discovery, roadmap, priorisation, communication, delivery awareness
7. Expérience significative en Product Ops / operating model / amélioration de pratiques dans des organisations multi-PM
8. Maîtrise avancée de Notion (DB, vues, templates, structuration, gouvernance) et bonne compréhension de JIRA (backlogs, workflows, usages)
9. Excellentes compétences de rédaction et de communication (synthèse, sens éditorial, adaptation aux audiences)
10. Force de proposition sur l’IA : capacité à identifier des cas d’usage pragmatiques et à les déployer avec discernement
11. Très forte capacité de structuration (faire simple, durable, actionnable)
12. Leadership d’influence et facilitation : embarquer sans hiérarchie, faire adopter des standards
13. Pragmatisme et orientation impact (éviter l’usine à gaz, itérer, mesurer)
14. Exigence de qualité sur les rituels, la clarté et la tenue des engagements
15. Aisance en transverse, gestion des priorités, fiabilité