Réceptionniste

***Veuillez noter que seules les candidatures accompagnées d’un CV et d’une lettre de présentation seront prises en considération.***

À propos de nous

PBI Conseillers en actuariat ltée est une firme en pleine croissance, entièrement détenue par ses employés, qui se spécialise dans les services-conseils en régimes de retraite, assurances collectives et gestion d’actifs au Canada.

Les conseillers de PBI possèdent une vaste expérience en lien avec les régimes de retraite et d’assurance collective, tant au niveau de leur conception, de leur financement, de leur administration, de leur politique de placement et de leur implantation, de même qu’en ce qui concerne la surveillance et la gestion des risques. PBI dessert des clients à travers le Canada dans les deux langues officielles, et ce, à partir de son siège social de Vancouver et des bureaux de Laval, Montréal et Toronto.

Un environnement de travail unique

La culture de travail de PBI est basée sur une philosophie d’équipe ouverte d’esprit. Nous apprécions l’implication active de tous nos employés et encourageons l’esprit d’entrepreneuriat.

Chez PBI, nous favorisons la croissance à la fois au niveau personnel et professionnel en fournissant un environnement d’apprentissage sain et respectueux. Nos valeurs fondamentales comprennent la coopération, l’autonomie des équipes comme des individus, le dévouement envers nos clients et notre entreprise, le développement continu des compétences, la confidentialité, l’efficacité, la créativité, la prise de décision réfléchie, la précision et la synergie.

Ce que nous offrons

Gamme d’avantages sociaux complète et compétitive dont : assurance collective (médical/paramédical, dentaire, invalidité, etc.), REER et régime de retraite PD, compte de bien-être, PAE.

Politique de vacances et de jours fériés compétitive.

Le poste et votre équipe

Au coeur de la vie quotidienne de nos bureaux de Montréal (et Laval), vous serez une personne-ressource essentielle pour nos clients, nos visiteurs et nos équipes.

Vous vous joindrez à une équipe administrative engagée, collaborative et polyvalente, qui contribue directement à la qualité de l’expérience offerte et à l’efficacité de nos activités.

Ce rôle convient à une personne accueillante, organisée et proactive, qui aime rendre service, coordonner plusieurs priorités et veiller au bon fonctionnement d’un environnement professionnel.

Vos principales responsabilités

• Offrir une expérience d’accueil professionnelle et attentionnée aux clients, visiteurs et membres du personnel, en personne et au téléphone.
• Gérer la réception, la boîte vocale et les messages automatisés, puis assurer l’acheminement rapide et confidentiel des demandes.
• Traiter, distribuer et classer le courrier et les correspondances entrantes et sortantes, y compris les services de messagerie et les envois ponctuels ou récurrents.
• Coordonner les espaces et les services de bureau : réservations et préparation des salles, soutien logistique et audiovisuel de base, propreté, fournitures et disponibilité des espaces communs.
• Veiller à l’organisation quotidienne de la réception, de la cuisine, des aires de travail, des zones de copie et du vestiaire.
• Passer les commandes et veiller au rangement des fournitures pour les bureaux de Montréal et de Laval.
• Planifier et suivre les appels de service liés aux télécommunications, aux photocopieurs, à l’informatique et à l’immeuble.
• Soutenir la coordination administrative : mise à jour des listes et documents de référence, gestion du calendrier commun des bureaux, classement électronique et papier et saisie de données.
• Effectuer des réservations et commandes ponctuelles, notamment pour les restaurants, hôtels, déplacements, conférences, ateliers, colloques et webdiffusions.
• Préparer et compiler les pièces justificatives liées aux cartes d’entreprise et aux comptes de dépenses à transmettre à l’équipe de comptabilité.
• Contribuer à l’organisation des réunions internes, repas, webdiffusions et activités sociales ponctuelles.
• Répondre avec agilité aux besoins des équipes et soutenir la gestion du bureau dans diverses tâches nécessaires au bon déroulement des activités.
• Selon vos intérêts et votre progression, contribuer à la rédaction de correspondances ainsi qu’à la révision et à la mise en page de documents dans la suite Microsoft Office.

Le profil recherché

• Formation en bureautique, en secrétariat, en administration ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience; les personnes en début de carrière sont les bienvenues.
• Approche professionnelle, courtoise et orientée vers le service, tant pour la clientèle que les équipes internes.
• Excellent sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités et rigueur dans le suivi des détails.
• Autonomie, initiative, débrouillardise et jugement dans un environnement où la confidentialité et la précision sont essentielles.
• Esprit d’équipe, polyvalence et aisance à collaborer avec des collègues de différentes pratiques professionnelles.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et facilité à apprendre de nouveaux outils technologiques.
• Excellente communication orale et écrite en français, ainsi qu’une aisance fonctionnelle en anglais afin de répondre ponctuellement aux appels et aux demandes de clients, de contacts ou de membres du public anglophones.

Informations générales

• Lieu de travail : bureau de Montréal, avec des déplacements occasionnels au bureau de Laval.
• Statut : poste permanent à temps plein, à raison de 37,5 heures par semaine.
• Horaire habituel : de 8 h 30 à 16 h 30; une disponibilité accrue peut être requise en dehors de cet horaire durant certaines périodes dans l’année.
• Rémunération : salaire établi selon l’expérience et les compétences.
• Entrée en fonction : dès que possible, selon la disponibilité de la personne retenue.

Que vous ayez un peu d’expérience ou que vous soyez en fin de carrière, nous recherchons un(e) réceptionniste dynamique et motivé(e), quel que soit votre parcours. Notre entreprise dynamique offre des perspectives de carrières intéressantes.

Rejoignez-nous pour une nouvelle aventure professionnelle enrichissante et valorisante. Veuillez envoyer votre CV et une lettre de présentation à [email protected]

L’emploi de la forme masculine a pour unique but d’alléger le texte.

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés

Question(s) de présélection:

• Êtes-vous disponible pour travailler au bureau chaque jour, selon l’horaire du rôle?
• Quel est votre niveau d’aisance avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) et dans le cadre de quelles tâches professionnelles avez-vous utilisé ces outils?
• Quelles compétences et expériences pertinentes vous permettraient de contribuer à la réussite dans ce rôle et pourquoi?

Langue:

• Français (Obligatoire)
• Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel