Réceptionniste|Receptionist

Description générale du rôle

Ce rôle est responsable d'une gamme de tâches administratives, notamment la réponse et le transfert des appels, la prise et la transmission des messages, l'accueil et l'enregistrement des visiteurs, ainsi que d'autres tâches générales de bureau et administratives au besoin. De plus, le réceptionniste doit également travailler avec l'équipe des ressources humaines pour les soutenir dans les fonctions RH telles que le recrutement, l'intégration des employés et les tâches administratives.

Principales responsabilités

Réception

• Effectuer au jour le jour l'exécution des tâches administratives pour assurer un excellent soutien administratif.
• Prend et transmet des messages aux personnes appropriées.
• Accueille, enregistre et fournit aux visiteurs des badges d'accès et veille à la mise en œuvre de la politique de sécurité.
• Notifie les personnes internes appropriées de l'arrivée des visiteurs.
• Réceptionne les colis et notifie les personnes appropriées de l'arrivée des colis.
• Envoie le courrier (poste, coursiers, FEDEX, etc.).
• S'occupe des tâches de gestion des documents, y compris le classement et des tâches comptables de base telles que la saisie des données de facturation dans le système.
• Assure une gestion appropriée du budget alimentaire (repas, fruits et collations).
• Crée un inventaire des fournitures de bureau, des bons de taxi et des cadeaux pour les clients.
• Aide les membres de l'équipe sur divers projets au besoin (événements, conférences, recherche, etc.).
• Entreprend toute tâche raisonnablement demandée par l'équipe de direction.

Recrutement et intégration des employés

• Préparer la documentation pour les nouvelles embauches
• Émettre des cartes d'accès
• Autres tâches administratives telles que mise à jour des descriptions de poste

Administration

Fournir un soutien à l'équipe des RH concernant des projets et d'autres tâches assignées telles que :

• Envoi d'avis de communication aux employés d'Axis
• Gestion des cartes d'accès et du système Key King

Expérience

Minimum 1 an d'expérience professionnelle dans un rôle similaire. Maîtrise totale de l'utilisation d'un système téléphonique à lignes multiples.

Éducation

Exigence minimale: DEP

Logiciel

Excellente maîtrise de l'ordinateur avec MS Outlook, Internet, ainsi que la capacité à apprendre rapidement d'autres applications logicielles, MS Office.

Compétences

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Gestion de plusieurs tâches et respect des délais sous pression
• Solides compétences administratives, y compris la connaissance du fonctionnement des équipements de bureau standard
• Compétences exceptionnelles en service client, par téléphone et en personne
• Fort sentiment d'urgence et compétences en résolution de problèmes
• Souci du détail et fortes compétences organisationnelles.
• La discrétion et la confidentialité sont essentielles.
• Français et anglais*

*La maîtrise de l'anglais est essentielle pour communiquer, soutenir et fournir des services aux individus, employés ou partenaires qui ne parlent pas français, en particulier lorsqu'ils se trouvent à l'extérieur de la province de Québec.

EN

General Description of the Role

This role is responsible for a range of administrative duties including answering and transferring calls, taking and relaying messages, greets and signs in visitors, and providing other general clerical and administrative duties as required. In addition, the Receptionist must also work with the Human Resources team to support them with HR functions such as recruitment, employee integration, and administrative tasks.

Key Responsibilities

Reception

• Carry out the day-to-day execution of clerical duties to ensure excellent administrative support.
• Takes and relays messages to appropriate individuals.
• Greets, signs in and provides visitors with access badges and ensures implementation of the security policy.
• Notifies appropriate internal individuals about visitors’ arrival.
• Receives packages and notifies appropriate individuals of package arrivals.
• Send out mail (post, couriers, FEDEX, etc.).
• Attend to document management tasks including, filing and basic accounting tasks such as entering invoicing data in the system.
• Ensure proper management of food budget (meals, fruits and snacks).
• Create an inventory of office supplies, taxi vouchers and customer give aways/gifts.
• Assist team members on various projects where required (events, conferences, research, etc.).
• Contact printer company.
• Undertake any tasks as reasonably requested by the senior management team.

Recruitment & Employee integration

• Prepare documentation for new hires
• Issue access cards
• Other administrative tasks (such as updating job descriptions)

Administration

Provide support to HR team regarding projects and other assigned tasks such as:

• Sending communication notices to Axis employees
• Manage access cards and Key King system

Experience

1+ years of job-related work experience in a similar role. Full proficiency at operating a multi-line phone system

Education

Minimum requirement: DEP

Software

Strong computer proficiency in MS Outlook, internet along with the ability to quickly learn other software applications, MS Office

Skills:

• Excellent written and verbal communication skills
• Managing multiple tasks and achieving deadlines under pressure
• Strong administrative skills including knowledge of operating standard office equipment
• Exceptional customer service skills, over the phone and in person
• Strong sense of urgency and problem-solving skills
• Detail-oriented and strong organizational skills.
• Discretion and confidentiality are essential.
• French and English*

* English is essential to communicate, support and provide services to individuals, employees or partners who do not speak French, particularly when they are outside the province of Quebec.

Job Types: Full-time, Permanent, Casual

Pay: From $45,000.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• Dental care
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• Vision care

Ability to commute/relocate:

• Lasalle, QC H8N 2X8: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:

• DCS / DEC (required)

Experience:

• Microsoft Office: 1 year (required)
• Customer service: 1 year (required)
• Administrative experience: 1 year (required)

Language:

• English (required)
• French (required)

Work Location: In person