Réceptionniste/Secrétaire

Titre du poste : Réceptionniste

Supérieur immédiat : Coordonnateur des opérations

Chez Ricochet, nous croyons qu'une première impression réussie définit l'ensemble de l'expérience des bénéficiaires et des partenaires. En tant que premier point de contact, notre équipe d'accueil incarne nos valeurs de bienveillance, de solidarité, d’intégrité et d’inclusion. Nous cherchons une personne dynamique et organisée pour être le visage et la voix de notre structure à l’accueil.

SOMMAIRE DU POSTE

En tant que réceptionniste, vous serez au cœur de l'activité quotidienne et veillerez au bon fonctionnement de l'accueil et des communications.

CONDITIONS DU POSTE

• Type de poste : Salarié – Postes à temps plein et à temps partiel
• Durée : Permanent
• Lieu d’affectation : Ricochet
• Horaire : Lundi au vendredi jour (7h30-15h30) et soir (15h-23h), samedi et dimanche jour et soir

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Accueil et orientation

• Accueillir les visiteurs (bénéficiaires, partenaires, fournisseurs) avec chaleur, professionnalisme et courtoisie.
• Gérer les flux d'entrées et de sorties et assurer le suivi du registre des visiteurs.
• Rediriger les personnes vers leurs interlocuteurs ou services référents.

Gestion des communications

• Prendre en charge le standard téléphonique : filtrer, répondre aux demandes d'information générales et transférer les appels.
• Gérer la boîte courriel principale : lire, trier et répondre aux messages entrants ou les acheminer aux personnes concernées.

Support administratif et logistique

• Gérer le courrier et les colis : réception, tri, affranchissement et distribution.
• Réservation et préparation : coordonner les agendas des salles de réunion (préparation des équipements, accueil des intervenants).
• Veiller à la propreté et au rangement de l'espace d'accueil et des zones communes.
• Tâches administratives liées aux opérations.
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences techniques et qualifications

• Formation en secrétariat, bureautique ou administration.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire (accueil, secrétariat, service client).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils informatiques/standard téléphonique.
• Bilingue : excellent niveau de français et anglais*(oral et écrit).

* La maîtrise de l’anglais est également exigée, car le poste implique des interventions directes, fréquentes et sensibles auprès d’une population vulnérable majoritairement anglophone dans l’Ouest-de-l’Île. Pour assurer une communication efficace et un service équitable à tous, le ou la titulaire du poste doit pouvoir intervenir dans les deux langues.

Qualités personnelles (savoir-être)

• Bienveillance.
• Capacité à gérer les priorités et à rester efficace sous pression.
• Assiduité et ponctualité.
• Respect strict de la confidentialité des informations.
• Excellente capacité d’écoute.
• Excellente capacité d’adaptation.
• Excellent jugement.
• Débrouillardise et autonomie.
• Sensibilité et grande ouverture d’esprit.
• Sens de l’humour.

Pay: $21.00-$25.00 per hour

Work Location: In person