Responsable Administratif et Comptable H/F

Le/la Responsable administratif(ve) et comptable assure la coordination et la fiabilité des processus administratifs, contractuels et comptables de l’entreprise.

Il/elle veille notamment à la qualité de la facturation clients, au suivi des contrats et renouvellements, au contrôle des factures fournisseurs et à la bonne transmission des éléments au cabinet d’expertise comptable.

Le poste comporte également une dimension de contrôle, d’amélioration des processus et de pilotage, avec une évolution possible vers des fonctions de Responsable administratif et financier (RAF) en fonction de la montée en compétences et du développement de l’entreprise.

Missions principales

Pilotage de la facturation clients

• Superviser et établir la facturation clients.
• Calculer et contrôler les forfaits mensuels récurrents : maintenance, infogérance, licences, abonnements et prestations associées.
• Garantir l’exhaustivité de la facturation et le respect des conditions contractuelles.
• Contrôler la cohérence entre les contrats, les prestations réellement délivrées et les montants facturés.
• Identifier les prestations réalisées mais non facturées ou les éventuelles anomalies de facturation.
• Participer à l'amélioration et à l'automatisation des processus de facturation.

Suivi des contrats et renouvellements

• Piloter le suivi des échéances des contrats clients.
• Contrôler les renouvellements de contrats, licences, abonnements et prestations récurrentes.
• Vérifier régulièrement l’adéquation entre :
• les contrats signés ;
• les prestations délivrées ;
• les licences ou services souscrits ;
• la facturation appliquée.
• Identifier les écarts et proposer les régularisations nécessaires.
• Anticiper les échéances de renouvellement et alerter la direction.
• Contribuer à la fiabilisation de la base contractuelle de l’entreprise.

Gestion et contrôle des factures fournisseurs

• Superviser la réception, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs.
• Vérifier la conformité des factures avec les commandes, contrats, licences ou prestations correspondantes.
• Effectuer le rapprochement entre les achats fournisseurs et leur facturation aux clients.
• Contrôler la bonne refacturation des licences, abonnements, matériels et prestations.
• Identifier les écarts de marge ou les prestations achetées non refacturées.
• Assurer le suivi des éventuelles anomalies avec les fournisseurs.

Relation avec le cabinet d’expertise comptable

• Être l’interlocuteur privilégié du cabinet d’expertise comptable.
• Organiser la transmission des pièces et informations comptables.
• Répondre aux demandes du cabinet et coordonner les régularisations nécessaires.
• Assurer le lien entre les données issues de la gestion commerciale et la comptabilité.

Appui administratif aux équipes techniques

• Structurer et coordonner l’appui administratif apporté aux techniciens.
• S’assurer de la remontée des informations nécessaires à la facturation.
• Accompagner les équipes techniques dans le suivi administratif de leurs dossiers clients.
• Faciliter les échanges entre les équipes techniques, commerciales, administratives et la direction.
• Participer à l’amélioration des procédures internes afin de limiter les oublis de facturation ou de renouvellement.

Contrôle et pilotage

Le/la Responsable administratif(ve) et comptable contribue progressivement au pilotage de l’activité de l’entreprise.

À ce titre, il/elle pourra notamment être amené(e) à :

• mettre en place et suivre des tableaux de bord ;
• suivre le chiffre d’affaires récurrent et ponctuel ;
• contrôler les marges par client, contrat ou activité ;
• suivre les charges récurrentes et abonnements fournisseurs ;
• analyser les écarts entre achats et ventes ;
• suivre les créances clients et les encours ;
• produire des indicateurs à destination de la direction ;
• proposer des actions d’amélioration de la rentabilité et de l’organisation administrative.

Évolution vers une fonction de RAF

Selon l’évolution du poste et les compétences acquises, les responsabilités pourront progressivement être élargies vers celles d’un Responsable administratif et financier.

Compétences recherchées

• Bonne maîtrise de la gestion administrative et comptable d’une entreprise.
• Très bonne maîtrise d’Excel et des outils de gestion.
• Capacité à comprendre les mécanismes de facturation récurrente et de contrats de services.
• Capacité à analyser et rapprocher des données clients, fournisseurs et comptables.
• Sens du contrôle et capacité à détecter les anomalies.
• Capacité à construire et exploiter des tableaux de bord.
• Bonne compréhension des notions de marge, chiffre d’affaires, charges et rentabilité.

Qualités attendues

• Rigueur et fiabilité.
• Sens des responsabilités.
• Autonomie.
• Organisation et capacité d’anticipation.
• Esprit d’analyse.
• Force de proposition.
• Capacité à structurer et améliorer les processus.
• Aisance relationnelle.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à prendre progressivement de la hauteur sur les problématiques de gestion.

Finalité du poste

Sécuriser et structurer la gestion administrative et comptable de l’entreprise, garantir la fiabilité de la facturation et du suivi contractuel, améliorer le contrôle de la rentabilité et devenir progressivement un véritable relais de la direction sur le pilotage financier de l’entreprise.

Rémunération : 27 000,00€ à 30 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel