Responsable Administratif et Comptable (H/F)

Finalité du poste

Le Responsable Administratif et Comptable organise, produit et sécurise l'ensemble des travaux comptables de la CMAM, sous l'autorité du Responsable Administratif et Financier.

Il garantit la qualité, l'exhaustivité et la traçabilité des enregistrements comptables, supervise et révise les travaux réalisés par les comptables, et assure la production des arrêtés périodiques et des comptes annuels dans le respect du plan comptable des organismes d'assurance et des obligations comptables, fiscales et prudentielles applicables au secteur assurantiel.

Il maîtrise l'articulation entre la comptabilité technique et la comptabilité non technique, et veille à la cohérence entre les flux issus des outils de gestion des contrats et des prestations et leur traduction comptable.

Il pilote la mise en œuvre et l'exploitation de la facturation électronique, la gestion des immobilisations et la comptabilisation des placements financiers.

Missions

Le Responsable Administratif et Comptable assure notamment les missions suivantes :

Production et supervision comptable

• Superviser la tenue de la comptabilité générale et auxiliaire (fournisseurs, adhérents, apporteurs, banques, notes de frais).
• Réviser les travaux des comptables : contrôle des imputations, lettrage, justification et apurement des comptes de tiers, de liaison et de régularisation.
• Organiser et suivre le plan de charge de l'équipe comptable ainsi que le calendrier des clôtures.
• Passer les écritures d'inventaire relevant de son périmètre : abonnements, charges et produits constatés d'avance, factures non parvenues, provisions, cut-off.
• Assurer la ventilation des charges par destination entre comptabilité technique et non technique, ainsi que la déclinaison par catégorie de garanties.
• Préparer les arrêtés comptables périodiques (mensuels, trimestriels, semestriels) et les comptes annuels.
• Établir et maintenir à jour les dossiers de révision et les justificatifs de soldes.
• Contribuer à la production du compte de résultat technique, du compte de résultat non technique, du bilan et des annexes.

Comptabilité technique et flux d’assurance

• Assurer la comptabilisation des cotisations émises, des annulations, des ristournes et des impayés.
• Assurer la comptabilisation des prestations et sinistres réglés, ainsi que des flux de gestion associés.
• Garantir le rapprochement entre les états issus des outils de gestion des contrats et des prestations et les enregistrements comptables, et traiter les écarts.
• Comptabiliser les provisions techniques déterminées en lien avec la fonction clé actuarielle et en assurer la justification.
• Assurer le traitement comptable des opérations de réassurance et de coassurance : primes cédées, part des réassureurs dans les provisions et les sinistres, comptes courants et arrêtés de comptes.
• Comptabiliser et contrôler les commissions d'apport et de gestion versées aux intermédiaires et partenaires distributeurs.
• Suivre les comptes de tiers relatifs aux adhérents, aux organismes complémentaires et aux professionnels de santé.

Placements financiers

• Assurer la comptabilisation des opérations sur placements : acquisitions, cessions, remboursements, souscriptions et rachats.
• Comptabiliser les revenus des placements (coupons, dividendes, intérêts courus) ainsi que les plus et moins-values de cession.
• Appliquer les règles d'évaluation propres au secteur assurantiel selon la nature des actifs : étalement des surcotes et décotes sur les valeurs amortissables, évaluation des autres placements et provisions pour dépréciation à caractère durable.
• Assurer le suivi comptable de la réserve de capitalisation et, le cas échéant, de la provision pour risque d'exigibilité.
• Assurer le rapprochement entre les positions comptables, les relevés des dépositaires et les états de gestion des sociétés de gestion.
• Produire les états détaillés des placements destinés aux annexes et aux états réglementaires.
• Assurer l'interface comptable avec les partenaires financiers, les sociétés de gestion et les établissements bancaires.

Immobilisations

• Tenir et fiabiliser le fichier des immobilisations corporelles, incorporelles et des immeubles de placement.
• Assurer la comptabilisation des acquisitions, mises en service, cessions, mises au rebut et sorties d'actif.
• Définir et appliquer les plans d'amortissement, contrôler les dotations et suivre les éventuelles dépréciations.
• Organiser l'inventaire physique périodique et assurer le rapprochement avec l'inventaire comptable.
• Suivre le traitement comptable et fiscal des contrats de location et des dépenses immobilisables.
• Produire les états de suivi des immobilisations destinés au reporting et aux annexes.

Trésorerie, fiscalité et obligations déclaratives

• Participer au suivi quotidien de la trésorerie et au rapprochement bancaire.
• Contrôler et sécuriser l'exécution des campagnes de règlements des prestations, des cotisations et des fournisseurs.
• Établir ou superviser les déclarations fiscales périodiques et les taxes propres au secteur assurantiel.
• Assurer le suivi des comptes de taxes assurantielles, de contributions sociales et des comptes de liaison.
• Suivre le régime de TVA applicable à l'activité et le calcul des droits à déduction.

Reporting réglementaire et prudentiel

• Contribuer à la production des états réglementaires annuels et périodiques destinés à l'autorité de contrôle.
• Fournir les données comptables nécessaires à l'élaboration des reportings prudentiels et aux travaux de la fonction clé actuarielle.
• Assurer la cohérence et la réconciliation entre les données comptables, les états réglementaires et les reportings de gestion.
• Préparer les éléments comptables destinés aux instances de gouvernance, en appui du Responsable Administratif et Financier.

Contrôle interne, conformité et qualité des données

• Contribuer au dispositif de contrôle interne comptable et à la maîtrise des risques associés.
• Formaliser, actualiser et faire appliquer les procédures et modes opératoires comptables.
• Mettre en œuvre les contrôles de premier niveau, garantir la piste d'audit et la traçabilité des pièces justificatives.
• Préparer les éléments demandés par les commissaires aux comptes, l'expert-comptable et les autorités de contrôle.
• Participer aux contrôles internes et externes relevant de son périmètre.
• Assurer une veille comptable, fiscale et réglementaire dans son domaine d'activité.

Appui au pilotage

• Fournir au Responsable Administratif et Financier les données comptables nécessaires au suivi budgétaire et aux tableaux de bord.
• Contribuer à l'analyse des écarts entre le réalisé, le budget et les périodes antérieures.
• Participer à la fiabilisation des données alimentant les indicateurs de gestion et les ratios de suivi de l'activité.

Management

Le Responsable Administratif et Comptable encadre, anime et coordonne l'activité des comptables placés sous sa responsabilité.

À ce titre, il est notamment chargé de :

• organiser et répartir les activités au sein de l'équipe comptable ;
• fixer les priorités et veiller au respect des échéances de clôture et de reporting ;
• réviser et valider les travaux réalisés par les collaborateurs ;
• accompagner le développement des compétences et la montée en autonomie de l'équipe ;
• contribuer aux entretiens professionnels et d'évaluation ;
• favoriser la coopération et la transversalité avec les services de gestion, de souscription et de prestations.

Projets transverses

• Participer aux évolutions des systèmes d'information comptables et des outils de gestion, ainsi qu'aux interfaces avec les outils métiers de la mutuelle.
• Contribuer aux projets de dématérialisation et d'automatisation des processus comptables.
• Participer à l'amélioration continue des procédures administratives et comptables.
• Contribuer aux projets de développement de la mutuelle relevant de son domaine de compétence.

Compétences requises

L'exercice des fonctions de Responsable Administratif et Comptable requiert notamment les compétences suivantes :

• Maîtrise de la comptabilité générale et auxiliaire, des travaux d'inventaire et des techniques de révision comptable.
• Connaissance du plan comptable et des règles comptables spécifiques applicables aux entreprises d'assurance et aux sociétés d'assurances mutuelles.
• Compréhension des mécanismes de l'assurance : cotisations, prestations, provisions techniques, réassurance et coassurance.
• Maîtrise du traitement comptable des placements financiers dans le cadre réglementaire assurantiel et des immobilisations.
• Connaissance des obligations fiscales propres au secteur assurantiel et du régime de TVA applicable.
• Connaissance des dispositifs de contrôle interne, de gestion des risques et des exigences de conformité applicables au secteur assurantiel.
• Connaissance du cadre et des obligations liées à la facturation électronique et à la dématérialisation des flux.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel à un niveau avancé, ainsi que des logiciels comptables et de gestion.
• Capacité à produire, contrôler et justifier des états comptables et réglementaires fiables dans des délais contraints.
• Aptitude à formaliser des procédures et à sécuriser les processus comptables.
• Capacité à encadrer, accompagner et développer les compétences des collaborateurs placés sous sa responsabilité.
• Qualités d'analyse, de synthèse et de rigueur.
• Sens de l'organisation, des priorités et du respect des échéances.
• Discrétion, confidentialité et respect des obligations déontologiques liées aux fonctions exercées.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversalité avec l'ensemble des services et les partenaires extérieurs.
• Force de proposition dans l'amélioration continue des outils et des méthodes de travail.

Évolution du poste

Compte tenu de l'évolution des activités de la CMAM, la présente fiche de poste décrit les principales missions confiées au salarié. Celles-ci ne présentent pas un caractère exhaustif et pourront évoluer, être adaptées ou complétées en fonction des besoins de l'entreprise, dans le respect de la qualification, des compétences et des responsabilités du salarié.

Rémunération : 45 000,00€ à 55 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel