Responsable Administratif et Comptable H/F

Responsable Administratif et Comptable H/F

CDI | Temps plein | Monaco

LE POSTE EN BREF

Optima Groupe recrute son ou sa responsable administratif et comptable : le pilier qui fait tourner la facturation, la comptabilité, les dossiers clients et fournisseurs, et qui encadre le service administratif au quotidien.

Fondée en 1993, Optima Groupe S.A.M. est une ESN de référence à Monaco et dans les Alpes-Maritimes. Elle accompagne entreprises et administrations sur l'impression et la bureautique, l'informatique, la téléphonie, la GED, la sécurité et la cybersécurité, la presse numérique et l'affichage dynamique. Son modèle repose sur des contrats récurrents (location, maintenance, abonnements), ce qui rend la rigueur administrative déterminante : chaque contrat mal saisi, chaque compteur oublié ou chaque facture en retard a un impact direct sur la trésorerie et la satisfaction client.

Le ou la titulaire garantit qu'aucun dossier ne reste bloqué : un contrat signé est traité sous 24 heures, une intervention payante est facturée dans la journée, et toute la chaîne administrative est tracée dans les outils de l'entreprise.

IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé

Responsable administratif et comptable (H/F)

Rattachement

Directeur Général

Encadrement

Coordinateur(trice) technique et administratif(ve), et tout futur renfort du service administratif

Interlocuteurs internes

Direction générale, direction commerciale et opérationnelle, commerciaux, techniciens bureautique et informatique, logistique

Interlocuteurs externes

Clients, fournisseurs et grossistes, organismes de location financière, expert-comptable, banques, avocats, organismes sociaux

Lieu

Siège à Monaco, déplacements ponctuels à l'entrepôt de Villeneuve-Loubet

Contrat

CDI, temps plein

Rémunération

Selon profil et expérience

MISSIONS PRINCIPALES

Le poste couvre l'ensemble du cycle administratif, du contrat signé jusqu'à l'encaissement, avec une responsabilité d'encadrement.

1. Facturation et administration des ventes

▪ Émettre l'ensemble des factures clients : ventes, locations, contrats de maintenance, abonnements télécom et informatiques, interventions payantes (facturées au plus tard le jour même).

▪ Piloter la facturation au coût copie : relevés de compteurs, contrôle des volumes, transferts de compteurs lors des remplacements de matériel, régularisations.

▪ Traiter les réclamations de facturation, établir les avoirs et tenir des comptes clients justes.

▪ Assurer les relances clients et le recouvrement amiable des impayés, puis préparer les dossiers précontentieux.

▪ Répondre aux demandes clients : duplicatas de factures et de contrats, informations de facturation.

2. Comptabilité et fournisseurs

▪ Tenir la comptabilité courante : saisie, lettrage, rapprochements bancaires, suivi de trésorerie.

▪ Réceptionner et contrôler les factures fournisseurs : commande validée, marchandise reçue, montant conforme, facture non déjà réglée.

▪ Préparer les règlements fournisseurs pour validation hebdomadaire par la direction.

▪ Suivre les contrats de location financière avec les organismes de financement (accords, cessions, rachats, fins de contrat et restitutions).

▪ Préparer les éléments de clôture pour l'expert-comptable, suivre les obligations fiscales et sociales monégasques et françaises, classer les pièces dans la GED.

▪ Contrôler chaque mois les frais liés aux outils de travail (télépéage, parking, recharge, téléphonie, cartes bancaires).

3. Gestion des dossiers clients

▪ Traiter tout contrat signé sous 24 heures : saisie dans l'ERP, commande, planification de l'installation avec la logistique et la technique.

▪ Clôturer chaque déploiement le jour même, jusqu'à l'enregistrement complet du dossier.

▪ Envoyer chaque fin de mois le dossier de bienvenue client : contrat signé, récapitulatif des engagements, enquête de satisfaction, contacts commercial et technique, accès au portail.

▪ Tenir un dossier client complet et à jour : contrats, avenants, parc installé, historique.

▪ Participer à la constitution administrative des réponses aux appels d'offres publics et privés.

4. Ressources humaines et services généraux

▪ Préparer les éléments de paie et assurer le suivi administratif du personnel : contrats, absences, congés, visites médicales, mutuelle.

▪ Organiser l'arrivée des nouveaux collaborateurs (véhicule, ordinateur, téléphone, badges, accès) et leur départ (restitution des outils, solde de tout compte).

▪ Suivre la flotte de véhicules : contrats, sinistres, entretiens, assurances.

5. Management du service administratif

▪ Encadrer le ou la coordinateur(trice) technique et administratif(ve) : organisation, priorités, montée en compétences, entretiens annuels.

▪ Garantir la polyvalence de l'équipe : chacun doit pouvoir reprendre l'activité de l'autre en cas d'absence.

▪ Faire appliquer les processus du service et les faire évoluer.

6. Reporting et pilotage

▪ Tenir à jour un tableau de bord pour la direction : chiffre d'affaires facturé, encours clients, impayés par ancienneté, dettes fournisseurs, trésorerie.

▪ Alerter la direction sans délai sur tout risque : impayé significatif, litige, échéance contractuelle, écart de stock.

▪ Contribuer à la fiabilité des stocks avec la logistique : aucune sortie sans bon de livraison, inventaires réguliers.

OUTILS

La maîtrise d'un ERP métier est indispensable ; la connaissance d'Artis et de Sage est un atout majeur.

Outil

Usage dans le poste

Niveau attendu

Artis

ERP et CRM : contrats, facturation, stock, tickets SAV, portail client

Maîtrise, ou forte capacité d'appropriation d'un ERP équivalent

Sage

Comptabilité : saisie, lettrage, rapprochements, échanges avec l'expert-comptable

Maîtrise (ou expérience d'un logiciel comptable équivalent)

Excel

Tableaux de bord, contrôles, tableaux croisés dynamiques

Avancé

Microsoft 365

Outlook et boîtes partagées, SharePoint, Teams

Courant

GED

Archivage et circuit des pièces comptables et fournisseurs

Courant, formation assurée

KPAX

Relevés de compteurs et alertes consommables du parc d'impression

Notions, formation assurée

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

▪ Bac+2 à Bac+3 en comptabilité, gestion ou administration des entreprises (BTS CG, DCG ou équivalent).

▪ 5 ans minimum d'expérience sur un poste administratif et comptable polyvalent, dont une première expérience d'encadrement.

▪ Expérience appréciée dans la distribution informatique, bureautique ou télécom, ou dans une société de services à facturation récurrente.

Compétences techniques

▪ Comptabilité générale et clients-fournisseurs jusqu'à la préparation du bilan.

▪ Facturation récurrente : contrats de maintenance, abonnements, coût copie, location financière.

▪ Recouvrement amiable et préparation des dossiers contentieux.

▪ Administration du personnel et préparation de la paie.

▪ Connaissance de l'environnement monégasque (CCSS, CAR, TVA à Monaco) et français appréciée.

▪ Anglais ou italien professionnel apprécié.

Savoir-être

▪ Rigueur et fiabilité : zéro dossier en souffrance, zéro facture oubliée.

▪ Réactivité et sens des priorités dans une PME où tout va vite.

▪ Leadership bienveillant mais exigeant, capacité à faire appliquer les process.

▪ Fermeté et diplomatie dans les relances et les réclamations.

▪ Discrétion : accès aux données financières, salariales et contractuelles.

▪ Esprit d'initiative : alerter tôt, proposer des solutions, ne jamais laisser une situation se dégrader.

CE QUE NOUS OFFRONS

▪ Un poste clé au cœur d'une entreprise monégasque implantée depuis plus de 30 ans.

▪ Une large autonomie et un lien direct avec la direction générale.

▪ Un environnement varié : bureautique, informatique, télécom, sécurité.

Poste basé à Monaco, à pourvoir dès que possible.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 35 000,00€ à 55 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• Véhicule de fonction

Lieu du poste : En présentiel