Responsable administratif et financier

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Situé à côté du stade municipal, le Conservatoire de Châtenay-Malabry, classé par le ministère de la Culture et de la Communication, propose tout au long de l'année des cours de musique, de danse et de théâtre. De nombreux concerts et spectacles sont programmés au sein de l'équipement pour un public très large dans un bel auditorium de 160 places. Outre les cours dispensés avec des instruments traditionnels, le bâtiment abrite également des studios d'enregistrement notamment pour les musiques actuelles. Le Conservatoire partage ses murs avec le Théâtre « La Piscine », Le Pédiluve, ainsi que le restaurant « Les Machines », ce qui en fait un lieu riche en événements de toutes sortes.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Responsable Administratif et Financier

LES ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assurer le suivi administratif de l'activité de l'établissement.

• Gérer le courrier,
• Rédiger les rapports d’activités,
• Établir les statistiques,
• Renseigner les dossiers d’enquêtes
• Préparer le conseil d'établissement
• Élaborer et formaliser les conventions de mise à disposition,
• Contrôler et formaliser les conventions de partenariat pédagogiques.
• Elaborer en lien avec le théâtre les plannings des agents de sécurité et ADS.

Participer à la gestion du budget de l'établissement.

• Participer à l'élaboration du budget,
• Suivre l’exécution du budget,
• Gérer les demandes de subventions,
• Assurer le suivi des achats,
• Réaliser des devis et élaborer les bons de pré-commande.

Encadrer le personnel administratif et technique de l'établissement.

• Conduire les entretiens professionnels,
• Tenir à jour le planning des congés,
• Planifier et hiérarchiser le travail des agents administratifs et techniques.
• Coordonner l'organisation administrative de la vie scolaire.
• Piloter la procédure d'inscription des élèves
• Superviser la procédure des affectations
• Gérer les listes d’attentes
• Veiller à la cohérence des emplois du temps, de la répartition des salles
• Superviser l’organisation administrative et matérielle des examens et des jurys
• Participer aux instances de concertation pédagogique

Superviser l'accueil du public, des usagers et des professeurs

• Veiller aux bonnes conditions d'accueil du public (espace accueil, etc.).
• Superviser la gestion du planning et de l'installation des salles de cours.
• Superviser la gestion du planning de location des salles.

D’un référent qualité “certification qualiville” :

• Anime les protocoles d’accueil des différents publics avec ses collègues en charge de l’accueil
• Participe à la rédaction et la mise à jour du guide de l’accueil de l’équipement
• Réalise les autocontrôles
• S’assure du respect des protocoles définis à partir des outils et méthodes fournis par la collectivité
• Rend compte du déploiement effectif de la démarche à son directeur d’équipement
• Identifie les possibilités d’amélioration

Assurer l’organisation logistique des évènements en partenariat avec le responsable des études (examens, auditions, concerts, saisons, réunions).

• Mobilisation de l'équipe technique.

Contrôler l'entretien, la maintenance et la rénovation de l'équipement en partenariat avec la direction de la maîtrise d'ouvrage de l'Etablissement Public Territorial.

• Garantir le renouvellement et la modernisation des moyens matériels mis à disposition du personnel.

Assurer le suivi administratif du personnel enseignant et de l'ensemble des équipes en lien avec la direction des ressources humaines.

• Gestion des contrats des intermittents (Guso).

• Compétences et connaissances :

• Statut de la fonction publique territoriale

• Fonctionnement et règles de gestion RH, administratives et financières des collectivités locales

• Les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques en matière de spectacle vivant et d’enseignement artistique (au niveau national ainsi qu’au niveau local)

• Notions de finances publiques et d’exécution d ‘un budget

• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique

• Logiciels et progiciels applicatifs.

• Bonnes capacités rédactionnelles

• Aptitudes et savoir-être :

• Esprit de synthèse

• Aptitude à travailler en transversalité

• Être rigoureux

• Être intègre

• Capacité à travailler en équipe

• Être polyvalent

• Discrétion professionnelle.

Diplômes :

• Titulaire d’un Diplôme Bac +3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion.

Conditions liés au poste

• Noël des enfants et soirée du personnel
• Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables
• Participation de la collectivité à la couverture mutuelle santé et prévoyance
• Adhésion de la collectivité au CNAS
• Logement de Vallée Sud – Grand Paris en bail mobilité (max. 10 mois) accessible aux futurs salariés et à leur famille, selon disponibilité

Candidature

Tout candidat intéressé par ce poste est invité à adressé sa candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) via le lien suivant : https://www.valleesud.fr/vallee-sud/nous-rejoindre/toutes-les-offres-demplois/

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud Grand Paris s'engage contre toute forme de discrimination.