Responsable administratif H/F

Recherche : responsable de site à compter du 01/11/2026 pour une durée de 6 mois (remplacement arrêt)

FICHE DE POSTE - RESPONSABLE DE SITE(S)

Description de l’établissement

L’EPISM Arc-en-Ciel du Perche Saosnois est un établissement fusionné (1e janvier 2022) et composé de trois sites géographiques :

· Le site de Marolles-les-Braults : composé de 119 lits d’hébergement permanent, de 12 places de PASA et de 10 studios de résidence autonomie ;

· Le site de Nogent-le-Bernard : composé de 77 lits dont 3 lits d’hébergement temporaire et de 14 lits d’UPAD

· Le site de Neufchâtel-en-Saosnois : composé de 32 lits d’hébergement permanent ; de 6 lits d’hébergement temporaire et de 6 places d’accueil de jour.

L’établissement dispose de ressources et d’expertises grâce à la mutualisation de professionnels tels qu’un médecin coordonnateur, un psychologue, un ergothérapeute, un qualiticien.

Descriptif du poste

Le responsable de site de l’EPISM Arc-en-Ciel du Perche Saosnois exerce à temps plein ses missions sous la supervision de l’équipe de direction et contribue aux projets structurant les 3 sites.

Il constitue le binôme d’encadrants de proximité en partenariat avec le cadre de santé/IDEC :

• L’un responsable hiérarchique de l’organisation PNM soignante de proximité (service de soins),

• L’autre responsable hiérarchique de l’organisation PNM non soignante de proximité (hôtellerie, cuisine, buanderie, animation, secrétariat).

Le responsable de site exerce principalement sur un ou deux sites mais participe à la continuité de service sur les 3 sites.

Cadre d’exercice

Quotité : 100%

Catégorie : A

Grade : AAH / cadre socio-éducatif

Forfait cadre : Oui

RTT : 20 RTT (-1 journée de solidarité)

Télétravail : 1-2 jours/mois

Astreinte administrative : Oui

Relations hiérarchiques et fonctionnelles[1]

Relations hiérarchiques : sous la responsabilité du directeur général.

Relations fonctionnelles : cadres de santé/IDEC, responsables de services (économat, techniques, RH, etc.), Direction adjointe

Relations transversales : médecin coordonnateur, médecins traitants, infirmiers libéraux, kinésithérapeutes libéraux, établissements voisins, pédicure podologue, coordinatrices de CLIC, pharmaciens de ville, assistants sociaux.

Missions

· Manager et encadrer l’équipe pluridisciplinaire

· Planifier, organiser et répartir la charge de travail

· Coordonner, mettre en œuvre et contrôler l’organisation des soins

· Participer à la conduite de projet de l’établissement

· Coordonner les prestations de l’équipe pluridisciplinaire pour la prise en charge des résidents

· Coordonner et contrôler la qualité de la prise en charge

· Participer à la politique d’attractivité et de fidélisation des professionnels non soignants

· Veiller à l’application des textes relatifs à la prévention des risques

· Participer à la mise en œuvre de la politique qualité gestion des risques

· Participer à la politique institutionnelle (projet d’établissement, CVS…)

· Participer et animer les réflexions sur les mutualisations / harmonisation des pratiques sur les sites

· Accompagner les familles et s’assurer de leur satisfaction

· Participer à l’astreinte administrative

Tâches

· Gestion du personnel :

o Gestion des plannings partagés avec le cadre de santé/IDEC

o Evaluation professionnelle du personnel PMN non soignant

o Gestion des situations complexes

o Recrutement du personnel PNM partagé avec le cadre de santé / IDEC en lien avec le service des ressources humaines

o Participation au jury

o Participation aux jobs dating

o Animation des staffs

· Gestion des relations usagers :

o Communication avec les familles

o Accueil, renseignement pour admission

o Visite à domicile

o Commission d’admission

o Gestion des situations complexes

· Gestion des achats :

o Liens avec les prestataires

o Recherche de devis

o Gestion de la commande d’intérim

o Participation à la commission des menus

o S’assurer de la pertinence des besoins

o Recenser et remonter le besoin du matériel et son renouvellement

o Suivre les interventions des prestataires externes (valider le « service fait »)

o Participer au sourcing fournisseurs

o Participer à la rédaction des cahiers de charge

· Gestion des instances institutionnels

o Participation au CODIR élargi

o Participation au CA

o Participation au CSE

o Participation au CVS

· Pilotage opérationnel des services non soignants

· Suivi de l’activité :

o Transmettre les données mensuelles d’activité

o Prévenir des évènements impactant l’activité (hospitalisation, décès, travaux de chambres,)

o Analyser et les écarts entre l’activité prévisionnelle et réalisée.

o Participer et assurer la mise en œuvre du projet de l’établissement sur le volet non médical : restauration, architectural (buanderie)

o Vérifier la bonne exécution des prestations externalisées

o Mise en place et suivi des indicateurs de performance (qualité-cout)

· Contribution au pilotage budgétaire :

o Anticiper et signaler au directeur adjoint les éventuelles dépenses

o Participer à la définition des enveloppes budgétaires et s’assurer de son respect.

o Suivre les indicateurs liés à son périmètre : cout de linge, repas…

· Gestion de la qualité :

o Rédaction de protocoles

o Participation au BAFEI

o Participation aux enquêtes de satisfaction

o Préparation aux évaluations/audits/inspections

· Divers :

o Astreinte administrative

o Participer aux groupes de travail interne et externe

o Représenter l’établissement

o Participer aux projets : participer à l’état des lieux et l’étude d’impact, mettre en œuvre le projet et l’évaluer.

o Participer à la rédaction des procédures et protocoles et contrôler leur application

o Participer aux réponses des Appels à projets

Connaissances

· Communications et relations interpersonnelles

· Management et encadrement de personnel

· Gestion administratives, économique et financières

· Maitrise des outils Office

· Organisation et conduite du changement

Savoir faire

· Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions

· Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence

· Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs

· Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

· Traduire la stratégie en orientations, en projets, en plans d'actions et en moyens de réalisation

Savoir être

· Loyauté et exemplarité

· Rigueur professionnelle, capacités de négociation et d’adaptation.

· Aptitude à travailler en réseau.

· Capacités relationnelles (écoute, sens du contact et du dialogue)

· Faire preuve de réactivité et dynamisme

· Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve

Diplôme requis

· Bac + 3

La fiche de poste peut être amenée à évoluer.

[1] Voir organigramme de l’établissement PILOT-DOC-0003

Rémunération : 25 852,47€ à 53 603,80€ par an

Lieu du poste : En présentiel