Responsable administratif H/F

À propos du poste
Dans le cadre du fonctionnement de son EHPAD, le CCAS d’Iffendic recherche son/sa futur(e) Responsable administrative, cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.
L’établissement accueille 51 résidents et s’inscrit pleinement dans les services de proximité proposés par la commune.
Membre de l’équipe de direction, la Responsable administrative joue un rôle central dans le bon fonctionnement de l’établissement.
Elle assure l’accueil et l’information des résidents, des familles et des différents interlocuteurs.
Elle prend en charge l’ensemble de la gestion administrative et RH de l’établissement, notamment la paie, le suivi administratif des agents et la gestion des carrières.
Elle assure également le suivi des plannings, du temps de travail et de l’absentéisme, en lien étroit avec l’IDEC.
Véritable relais entre la Direction, les professionnels et les services du CCAS et de la commune, elle contribue à la fluidité de l’organisation et de la circulation de l’information.
Ce poste nécessite polyvalence, rigueur, sens de l’organisation et qualités relationnelles, dans un environnement où la qualité du service rendu aux résidents constitue une priorité.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative globale de l’EHPAD et garantir la continuité et la fiabilité des activités administratives.
• Être responsable de l’accueil et de la qualité de la relation avec les résidents, les familles, les visiteurs et les partenaires.
• Piloter le suivi administratif des résidents, des admissions et des sorties, en lien avec la Direction et l’équipe soignante.
• Assurer la gestion administrative des ressources humaines : recrutements, contrats, paie, absences, carrières, formation et effectifs.
• Garantir le suivi des plannings, du temps de travail et de l’absentéisme en collaboration avec l’IDEC.
• Produire les déclarations réglementaires, les indicateurs RH et les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l’établissement.
• Contribuer au respect des obligations réglementaires, à la démarche qualité et à la protection des données (RGPD).
• Être un relais essentiel entre la Direction, les équipes de terrain, le CCAS, la mairie et les différents partenaires.
• Participer à la préparation et au suivi des instances, réunions, procédures et projets de l’établissement.
• Contribuer au bon fonctionnement de l’EHPAD, à la maîtrise des dépenses et au maintien d’une organisation bienveillante et bientraitante.

Profil recherché

Personne ayant une solide expérience de la RH territoriale, organisée, rigoureuse, polyvalente et disposant de bonnes qualités relationnelles, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de travailler en étroite collaboration avec la Direction, l’IDEC et les équipes de terrain.

Missions principales :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information et l’orientation des résidents, familles et interlocuteurs de l’établissement.
• Gérer et suivre les dossiers des résidents, de la pré-admission à la sortie, en lien avec la Direction et l’équipe soignante.
• Assurer la gestion administrative des ressources humaines : recrutements, contrats, paie et variables, absences, carrières, formation, médecine préventive et suivi des effectifs.
• Élaborer et suivre les plannings en collaboration avec l’IDEC, ainsi que la gestion de l’absentéisme et du temps de travail.
• Produire les déclarations réglementaires et les tableaux de bord RH nécessaires au suivi de l’activité.
• Participer à la démarche qualité, à la mise en œuvre des procédures et au respect de la réglementation, notamment en matière de RGPD.
• Assurer la circulation de l’information au sein de l’équipe de direction et participer aux réunions, comités et projets de l’établissement.
• Assurer les relations administratives avec le CCAS, la mairie et les différents partenaires.
• Contribuer au bon fonctionnement de l’établissement, à la qualité de l’accueil et à la promotion d’une relation bienveillante et bientraitante auprès des résidents et de leurs familles.

Rémunération : 1 836,20€ à 2 500,77€ par mois

Lieu du poste : En présentiel