Responsable Administration des Ventes (ADV) Distributeurs & eshop (H/F)

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Responsable d’Administration des Ventes (ADV) E-shop & Distributeurs pour assurer le suivi administratif et commercial des commandes, de leur réception jusqu’à leur livraison.

Vous serez un véritable point de coordination entre les clients, distributeurs, logistique et service financier, avec pour objectif de garantir une expérience client fluide et de qualité.

Vos missionsAdministration des ventes

• Réceptionner, saisir et suivre les commandes clients et distributeurs, de leur enregistrement jusqu’à leur livraison.
• Gérer les éventuelles modifications, annulations, retours et réclamations.
• Établir et suivre les factures et avoirs en lien avec la comptabilité.
• Mettre à jour les fichiers clients, tarifs et conditions commerciales.
• Assurer le suivi des paiements et des éventuels litiges administratifs.

Gestion E-shop

• Suivre les commandes issues de l’e-shop et veiller à leur traitement dans les délais.
• Répondre aux demandes clients liées aux commandes, livraisons, retours et remboursements.
• Coordonner avec la logistique les expéditions et résoudre les éventuels incidents.
• Veiller à la qualité des données, au bon fonctionnement du backoffice et du parcours de commande.

Gestion des distributeurs

• Assurer le suivi quotidien des commandes et demandes des distributeurs France et Export.
• Être l’interlocuteur privilégié des distributeurs pour les sujets administratifs et logistiques.
• Réaliser des simulations tarifaires liées au transport afin de permettre la refacturation des frais.
• Préparer les documents nécessaires aux expéditions et au suivi commercial : bons de livraison (BL), packing list, certificats d’origine et documents de transport et de douane.
• Assurer le contrôle qualitatif et quantitatif des commandes avant expédition.
• Assurer la gestion et la vérification de l’état des stocks de produits finis et prévoir les besoins de production en fonction des commandes.
• Assurer la gestion et la mise à jour de la base de données et du stock de sortie sur l’ERP Divalto, ainsi que le contrôle et la correction des éventuels écarts.
• Assurer la gestion de l’inventaire semestriel des produits finis.
• Prendre en charge la négociation, la rédaction et le suivi des contrats de distribution.
• Négociation et suivi des contrats transporteur.
• Actualiser les échéanciers et tableaux de bord : CA, statistiques, suivi des paiements.
• Participer au suivi des performances et à la préparation des reportings commerciaux.

Coordination des équipes

• Organiser les plannings et définir les priorités en fonction des commandes enregistrées.
• Encadrer l'équipe de préparation.
• Assurer l’intégration et la formation des équipes de préparation.
• Gestion des expéditions de cosmétiques au centre de soins de Paris.

Achats & support opérationnel

• Gérer les achats de matériel et consommables liés à l’emballage et à la préparation des commandes.
• Prise en charge des éventuelles commandes du personnel.
• Assurer la transmission mensuelle des éléments comptables : factures vente, achats, transporteurs, extractions de CA et déclaration d’échanges de biens (DEB).
• Participer aux projets marketing, digitaux et e-commerce.

Liste de missions non exhaustive, susceptible d’évoluer selon les besoins du poste.Profil recherché

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et aimez travailler dans un environnement dynamique et polyvalent.

Vous avez :

• Une première expérience de minimum 2 ans en administration des ventes export**.**
• Un excellent sens de l’organisation et des priorités.
• Maitrise de l’Anglais a l’écrit et à l’oral.
• Une bonne aisance avec les outils informatiques, ERP et Excel.
• Un excellent relationnel et un bon sens de la pédagogie, aussi bien avec les clients qu’avec les équipes internes.
• Le sens du détail et une réelle capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Une bonne capacité à communiquer et à résoudre les problèmes.

La connaissance de l’ERP Divalto est un plus.

Ce que nous vous proposons

• Un poste polyvalent au cœur de l’activité commerciale.
• Un environnement dynamique et en développement.
• Des échanges quotidiens avec différents interlocuteurs : clients, distributeurs, commerciaux et logistique.
• Une équipe à taille humaine et un environnement de travail stimulant.
• Des possibilités d’évolution.

Lieu : Chanteloup-les-Vignes (78)
Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps plein 35h
Prise de poste : 02/11/2026
Rémunération : Selon profil – 36 K€ à 42 K€ brut annuel - Prise en charge de 50% du pass Navigo ou indemnité de transport

Rémunération : 36 000,00€ à 42 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel