Responsable Administration Pédagogique & Planification H/F

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L’Institut de Formation de l’Avenir et de l’Emploi (IFAE) est un centre proposant des formations en apprentissage et qui accompagne chaque apprenant dans la concrétisation de son projet professionnel grâce à un parcours sur-mesure, et professionnalisant.

Nos filières : Accueil, Business, Ressources Humaines, Santé

Nos chiffres clés : +4 000 apprenants, +200 formateurs, +500 entreprises partenaires

Le poste : Responsable Administration Pédagogique & Planification H/F

Contrat : CDI

Lieu : 92110, Clichy

Missions principales :

Coordination de la planification des cours :

· Utiliser et gérer l’outil de planification interne pour organiser les emplois du temps des apprenants et d’intervenants (plusieurs milliers d’étudiants et plusieurs centaines d’enseignants).

· Garantir la cohérence, la disponibilité et l’optimisation des ressources pédagogiques (salles, équipements, supports).

Optimisation des processus et démarche qualité :

· Identifier les axes d’amélioration de la planification et des processus internes afin d’optimiser l’allocation des ressources.

· Mettre en place des procédures standardisées, élaborer des outils de suivi et veiller à leur respect par l’ensemble des équipes.

· Proposer des améliorations continues visant à réduire les annulations, augmenter le taux d’occupation des locaux et mieux anticiper les besoins.

Gestion des relations intervenants et accompagnement des équipes :

· Maintenir une communication fluide et de qualité avec les formateurs, les équipes pédagogiques et les apprenants pour assurer la compréhension mutuelle des contraintes et des objectifs.

· Participer au recrutement des intervenants

· Accompagner et former vos équipes dans le respect des bonnes pratiques, en garantissant la montée en compétence et la cohésion de l’équipe.

· Animer le parc des intervenants en proposant l’animation de la communauté à travers des actions variées et impactantes (Groupe Whatsapp, soirées thématiques, formations)

· Animer le parc des intervenants en proposant l’animation de la communauté à travers des actions variées et impactantes (Groupe Whatsapp, soirées thématiques, formations)

· Editer les contrats en pendant soin de contrôler l’ensemble des documents administratifs des intervenants

· Mettre en paiement les factures après contrôle des heures déclarées et documents administratifs mis à jour

Reporting et analyses opérationnelles :

· Élaborer des reportings semestriels sur l’activité (annulations, taux d’occupation).

· Analyser les données et les indicateurs clés de performance afin de proposer des solutions et d’ajuster la stratégie de planification.

· Gestion de la préparation de la facturation pour la comptabilité

Management et relations transverses :

· Manager une équipe de 2 collaborateurs, en assurant la répartition des tâches, le suivi des objectifs et le développement des compétences.

· Collaborer étroitement avec les différents départements pour assurer une coordination efficace et une vision globale de l’activité.

De formation Bac +4/5 en gestion, administration, management, vous avez une expérience de minimum 4 ans dans la planification d’activités, idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur ou de la formation.

Vous maîtrisez des outils de planification et avez de solides compétences en analyse de données.

Aptitude démontrée pour l’optimisation de processus, la mise en place de procédures et l’accompagnement du changement.

Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, proactivité et excellente communication.

Capacité à manager, à travailler en équipe et à entretenir des relations positives avec les différents interlocuteurs.

Ce que nous offrons :

• Des locaux modernes et agréables : Café/ thé gratuit à volonté, bonbons, paniers de fruits frais.
• Navettes gratuites vers les gares de Clichy-Levallois, St-Ouen et Mairie de Clichy
• Tickets restaurant (SWILE) : 10€/jour, pris en charge à 50% par l’entreprise

Pourquoi nous rejoindre ?

A l’IFAE, chaque collaborateur·trice contribue au développement du parcours apprenant. Vos idées comptent, votre engagement fait la différence.

Opportunités d’évolution dans un groupe en pleine croissance

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