Responsable Back-Office & ADV (H/F)

M’Road Experience, c’est une équipe de 15 collaborateurs basée à Aix-en-Provence, dans un environnement de type start-up, avec une croissance soutenue et des ambitions fortes.

Notre spécialité ? Les centres commerciaux.
Nous développons le commerce éphémère en accompagnant des enseignes et des exposants qui veulent vendre leurs produits et générer des contacts au cœur des galeries commerciales.

Aujourd’hui, nous pilotons plus de 5 000 réservations par an sur un réseau de 400 centres commerciaux partenaires partout en France.

Pour accompagner cette croissance, nous recherchons notre Responsable Back-Office & ADV. Vous serez le chef d’orchestre de tout ce qui se passe après la signature : conformité, facturation, paiements et coordination des installations.

Votre rôle

Vous prenez en main l’ensemble des missions back-office, qui font le lien entre l’équipe commerciale (6 personnes), la comptabilité, les exposants et les centres partenaires.

Vous en êtes le ou la garant(e) au quotidien et l’interlocuteur(rice) de référence de la direction pour tout ce qui touche à l’administration des ventes. Au-delà du suivi des opérations, vous aurez la main pour organiser, fiabiliser et faire évoluer le fonctionnement du pôle.

Avec le développement de l’activité, le pôle pourra être renforcé par un(e) assistant(e) que vous accompagnerez.

Vos missions

1. Pilotage du pôle et appui à l’équipe commerciale

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du back-office : fiches clients, bons de commande, échéanciers, laisser-passer exposants, plannings de réservation hebdomadaires
• Organiser les priorités, en particulier lors des pics d’activité (rentrée, Noël)
• Coordonner les installations avec les centres commerciaux et les exposants, et gérer les imprévus techniques ou logistiques
• Prendre en charge les situations complexes : litiges, impayés, dossiers des centres non-partenaires
• À terme, former et accompagner l’assistant(e) qui viendra renforcer le pôle

2. Conformité des dossiers exposants

• Garantir la conformité de chaque exposition : bon de commande signé, Kbis de moins de 6 mois, attestation RC pro adaptée à l’activité, identité du signataire
• Suivre et améliorer le taux de complétude des dossiers (objectif : plus de 90 %)
• Décider du blocage d’une opération en cas de non-conformité, en particulier pour les événements sensibles (Noël, alimentaire…)
• Tenir à jour les documents des clients récurrents

3. Facturation, paiements et interface comptable

• Piloter le cycle complet : facturation, encaissements, relances et recouvrement
• Rapprocher les paiements avec les bons de commande et gérer les annulations et avoirs
• Vérifier les reversements aux centres commerciaux
• Pré-valider les commissions commerciales
• Être l’interlocuteur(rice) privilégié(e) du pôle comptable

4. Outils, process et reporting

• Garantir la fiabilité du CRM : tarifs, emplacements, plans, base des centres partenaires, facturation, règlements
• Mettre à jour les supports commerciaux (présentations PowerPoint)
• Proposer et mettre en place des améliorations : procédures, modèles, automatisations
• Suivre les indicateurs clés (retards de paiement, encours clients, complétude des dossiers) et faire un point régulier à la direction

Profil recherché

• Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, comptabilité, commerce ou administration des ventes
• 3 ans d’expérience minimum en ADV, back-office commercial ou gestion administrative et comptable
• À l’aise avec les volumes : vous savez prioriser, organiser et garder une vision d’ensemble
• Rigueur et sens du détail, notamment sur la conformité et les chiffres
• Bonne maîtrise d’Excel et habitude des CRM. Une appétence pour les outils digitaux et l’automatisation est un vrai plus
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés : commerciaux, exposants, centres, comptabilité
• Une première expérience de tutorat ou d’encadrement est appréciée
• Et bien sûr : énergie, implication et bonne humeur !

Conditions

• CDI, temps plein (39h)
• Poste basé à Aix-en-Provence, en présentiel
• Rémunération : 30 000 à 36 000 € brut annuel selon expérience, part back office de la prime annuelle des équipes commerciales jusqu'à +2000 € Brut, plan d'intéressement.
• Vendredi aux horaires plus courts, petits déjeuners d’équipe réguliers, ½ journée offerte pour votre anniversaire, facilités pour les parents les jours de rentrée, événements d’équipe, salle de sport…

Vous voulez prendre en main un pôle clé dans une structure en forte croissance, avec une vraie latitude pour organiser et faire évoluer les choses ? Rejoignez l’aventure M’Road Expérience !

Type d'emploi : CDI, Temps plein

Rémunération : 30 000,00€ à 38 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel