Responsable de pôle administratif F/H

Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.
Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l’équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.
A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Management
Animation managériale (réunions d’équipes, CR) d’une équipe de 5 assistants d’exploitation basés à Paris Suivi des indicateurs de performance de l’équipe

Coordination et suivi d’activité
Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d’EFFIA afin de s’assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales. Supervision des activités de l’équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctuelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS Reporting

Facturation clients
Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations, SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d’ordre et l’exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre. Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
*Suivi des indexations des différents contrats.
Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d’activité (ville, agglomération, CHU) etc.

Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale* Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d’ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d’ordre, gestion de l’organigramme de la Direction IDF Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
Gestion des moyens généraux des Directions régionales. Gestion de la flotte automobile de la Direction IDF en lien avec le service auto.
* Dans une démarche d’amélioration continue, identification des axes d’amélioration du positionnement du pôle administratif au sein des Directions régionales, proposition de moyens d’actions et déploiement en accord avec l’arbitrage rendu par les Directions régionales.Description du profil :

Ce que nous recherchons
Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager Expérience d’au minimum 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement multisites.
Expérience dans la gestion des factures fournisseurs indispensable Bonne maîtrise des outils informatiques
Autonomie, esprit d’équipe et du sens du service. Rigueur, organisation, pédagogie et bon rédactionnel.

Les étapes pour nous rejoindre
Premier contact avec l’équipe recrutement Test de personnalité
Echange avec le responsable de la comptabilité fournisseurs Entretien avec le Directeur régional IDF
*Proposition d’embauche

Ce que nous proposons* Rémunération : 38-44k fixe selon profil sur 13 mois
10% de prime variable sur objectifs Télétravail
15 JRTT Tickets restaurant à 10€ (participation employeur 60%)
Mutuelle familiale avec conciergerie médicale Dispositif d’épargne salariale
Intéressement, Participation CSE dynamique
Crèche interentreprise : en partenariat avec la maison bleue Parking et garage à vélos sécurisés, vestiaires et douches pour les plus sportifs

Poste situé à Paris dans le 12ème.

Dans le cadre de sa politique diversité, EFFIA soutient l’égalité Femmes/Hommes, favorise l’insertion professionnelle et l’accès à l’emploi des personnes en situation de handicap.