Responsable des Relations Artistes

À propos d’Addmind Addmind est un groupe privé spécialisé dans l’hôtellerie et la restauration, leader au Moyen-Orient dans la gestion d’établissements ainsi que dans la création de concepts innovants dans le secteur de la restauration et des boissons. Le groupe possède un portefeuille international en pleine expansion comprenant des restaurants, bars et lounges, clubs de plage, établissements de divertissement nocturne et hôtels.

Nous recherchons un chargé de Responsable des relations artistes, doté d’un sens aigu de l’organisation et d’un excellent sens du contact, pour rejoindre notre équipe en pleine expansion à Dubaï dans le cadre d’une mission saisonnière. Le candidat idéal sera le principal interlocuteur entre les établissements d’Addmind et les artistes, interprètes, DJ et animateurs qui donnent vie à nos lieux dédiés à la vie nocturne et à l’art de vivre. Ce poste exige des compétences relationnelles exceptionnelles, un sens aigu du détail et la capacité à gérer simultanément plusieurs réservations et relations dans le cadre d’un calendrier de spectacles très chargé et de grande envergure.

Type de poste : Saisonnier Responsabilités principals

• Coordination des artistes et assistance à la programmation
• Servir de point de contact principal pour les artistes, interprètes, DJ et groupes de spectacle programmés dans les salles du réseau Addmind.
• Coordonner les confirmations de programmation, les contrats et les plannings de prestations avec les artistes, leurs agents et leurs équipes de management.
• Assurer la liaison avec les agences artistiques et les sociétés de management afin de finaliser les aspects logistiques et les exigences contractuelles.
• Suivre les agendas des artistes et les plannings de prestations afin d’éviter les conflits d’horaires et de garantir des confirmations en temps voulu.

Gestion des déplacements et de la logistique

• Organiser et coordonner les déplacements, les visas, l’hébergement et les transports terrestres des artistes.
• Veiller à ce que les clauses techniques (exigences techniques, de restauration et d’hébergement) soient respectées avec précision et dans les délais.
• Coordonner les horaires des soundchecks, les horaires de chargement et de déchargement, ainsi que l’aménagement des loges avec les équipes opérationnelles des salles.
• Servir de point de contact sur place pour les artistes pendant leur séjour, en veillant à ce qu’ils vivent une expérience positive et sans heurts.

Communication avec les parties prenantes

• Organiser et coordonner les réunions préalables à l’événement, les briefings et les discussions sur le déroulement du spectacle avec les artistes et les équipes internes.
• Préparer les itinéraires des artistes, les documents de briefing et les plannings d’accueil.
• Fournir des mises à jour régulières aux équipes de direction, de marketing et d’exploitation de la salle concernant la situation et les besoins des artistes.
• Faciliter une communication claire entre les artistes, leurs agents, les équipes de la salle et les prestataires.

Documentation et rapports

• Tenir à jour des registres précis des contrats des artistes, de leurs clauses contractuelles et de la correspondance.
• Rédiger des rapports post-événement résumant la logistique liée aux prestations des artistes, leurs retours d’expérience et les éventuels problèmes rencontrés.
• Archiver la documentation relative aux artistes conformément aux normes de l’entreprise.
• S’assurer que toute la documentation est conforme, à jour et facilement accessible.

Gestion des risques et des problèmes

• Identifier les risques potentiels liés à la logistique des artistes, aux conflits d’horaires ou au respect des clauses des contrats d’artiste.
• Tenir à jour un registre des problèmes liés aux artistes et signaler les préoccupations de manière proactive.
• Contribuer à l’élaboration de plans d’urgence en cas d’annulations, de retards ou de changements de dernière minute.
• Assurer le suivi des mesures à prendre pour garantir la résolution rapide des problèmes liés aux artistes.

Soutien administratif et financier

• Fournir un soutien administratif quotidien lié aux réservations et aux engagements des artistes.
• Assurer le suivi des paiements, acomptes, factures et barèmes tarifaires des artistes en coordination avec le service financier.
• Participer à l’organisation des services liés aux artistes (transport, restauration, besoins de production).
• Gérer la planification, la correspondance et la saisie des données relatives aux artistes.

Profil recherché

• Licence en gestion hôtelière, gestion événementielle, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans la liaison avec les artistes, la gestion de talents, la coordination d’événements ou un poste similaire.
• Une expérience préalable dans le secteur de l’hôtellerie, de la vie nocturne, de la restauration ou du divertissement est indispensable.
• Un réseau solide ou une bonne connaissance des agences artistiques, des sociétés de gestion d’artistes et du milieu du divertissement régional constituent un atout.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches de front, avec la capacité de gérer simultanément les réservations de plusieurs artistes.
• Solides compétences en suivi financier concernant les cachets des artistes et les budgets d’accueil.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec un comportement professionnel et aimable dans les relations avec les artistes.
• Flexibilité pour travailler le soir, le week-end et tard dans la nuit, en fonction des horaires des lieux et des événements.
• Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à agir rapidement en cas de difficultés.
• Grand souci du détail et engagement envers la précision.
• Capacité à travailler en collaboration avec des équipes interfonctionnelles dans un environnement dynamique et au rythme soutenu.

Ce que nous offrons

• L’opportunité de rejoindre l’un des principaux groupes de l’hôtellerie et du lifestyle de la région.
• Un environnement de travail dynamique, collaboratif et multiculturel.
• Une exposition à des marques, établissements et campagnes marketing de premier plan à travers la région MENA.
• Des opportunités de développement professionnel et d’évolution de carrière.

Rejoignez-nous Si vous êtes un(e) professionnel(le) créatif(ve) de l’image, passionné(e) par la narration visuelle, doté(e) d’un grand souci du détail et animé(e) par l’univers de la vie nocturne et de l’hôtellerie, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Postulez dès maintenant et rejoignez l’aventure Addmind.