Responsable des Services Généraux H/F

RESPONSABILITE / FINALITE

Le / La Responsable des Services Généraux organise, coordonne et supervise l’ensemble des activités liées à la gestion des bâtiments, des équipements, des moyens généraux, de la flotte automobile et des prestations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Il / Elle garantit un environnement de travail sûr, fonctionnel, confortable et conforme aux exigences réglementaires, tout en maîtrisant les coûts.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Définir l’orientation des Services Généraux et les objectifs à réaliser en cohérence avec la stratégie de l’entreprise dans le pays.

• Planifier et organiser les activités, projets et études du plan d’action des Services Généraux et de la Maintenance (moyens humains, budgétaires, techniques, informationnels).

• Recueillir les besoins et demandes des clients internes.

• Suivre les équipements, mobiliers, fournitures et moyens matériels.

• Faire la prospection du marché et sélectionner les prestataires, fournisseurs et sous-traitants.

• Gérer la plateforme de réservation en ligne des déplacements professionnels

• Suivre les consommations et rechercher l’optimisation des coûts.

• Suivre la réalisation des objectifs du plan des Services Généraux et de la Maintenance.

• Gérer, suivre et contrôler le budget lié aux Services Généraux (ROI, bénéfices et charges), et de la Maintenance ainsi que les ressources et équipements mis en oeuvre dans le cadre du plan d’action.

• Piloter et superviser les prestataires et gérer les contrats, (sécurité, nettoyage, tous corps d’état, prestations réglementaires…)

• Faire le suivi et rapporter régulièrement la réalisation de ses activités et de ses résultats à sa hiérarchie dans le respect du budget alloué.

• Assurer le reporting à la Direction Immobilière Groupe sur les activités, les dépenses, les incidents et les projets.

• Réaliser la veille technologique et réglementaire.

Bâtiments / Installations / Bureaux

• Réaliser les états des lieux et les audits réguliers des infrastructures.

• Organiser les contrôles réglementaires.

• Gérer et suivre les travaux de maintenance des bâtiments, locaux et installations.

• Lancer, suivre et contrôler l’exécution des travaux neufs et d’entretien des locaux et des infrastructures.

• Contrôler la conformité des travaux en vue de leur réception dans le cadre des règles et procédures QHSE.

• Veiller au respect des règles de sécurité, d’hygiène et de conformité réglementaire.

• Contribuer à l’amélioration continue des conditions de travail et des espaces de travail.

• Gérer les demandes spécifiques des bâtiments avec la Gérance et assurer un reporting à la Direction Immobilière.

Flotte Automobile

• Assurer la gestion opérationnelle, administrative et financière de la flotte automobile du Groupe France

• Sous l’égide du Directeur Immobilier et Assurances Groupe, organiser les renouvellements, restitutions et affectations des véhicules

• Superviser les sinistres, accidents, infractions et dossiers administratifs liés à la flotte.

• Suivre les campagnes de rappel

• Assurer le suivi budgétaire et analyser les coûts d’utilisation du parc (loyer, carburant, entretien, assurances, péages…)

• Mettre en place et suivre les indicateurs de performance de la flotte comme le délai de mise à disposition d’un véhicule, taux de renouvellement, sinistralité, consommation, TCO

• Accompagner la transition vers une flotte plus responsable : réduction des émissions, électrification.

Assurances

• Gérer les déclarations d’assurance

Management

• Encadrer, coordonner, animer et participer au développement, via éventuellement la formation, d’une équipe de 4 personnes.

Astreinte / Sécurité

• Gérer les situations d’urgence et mettre en oeuvre les procédures de sécurité intrusion et incendie.

• Organiser et superviser l’accueil, la sécurité et la surveillance des locaux ainsi que les déménagements.

• Contrôler l’application des règles et procédures QHSE en concertation avec le service QHSE.

COMPETENCES REQUISES

• Management

• Compétences en gestion, organisation et coordination (Rigueur)

• Bonne capacité de négociation avec les fournisseurs et prestataires (Négociation)

• Connaissances en maintenance, sécurité et réglementation (Rigueur)

• Maîtrise du suivi budgétaire et des achats (Gestion de budget)

• Bonnes capacités relationnelles et de communication (Sens de l’écoute - Relationnel)

• Réactivité, autonomie et un sens élevé du service (Satisfaction Clients)

QUALIFICATION REQUISE

Bac+3 à Bac+5 en Facility Management, gestion, immobilier, maintenance, QHSE ou domaine équivalent.

Expérience minimum de 5 ans avec du management.

ENVIRONNEMENT

Collaboration en interne avec la Direction et les collaborateurs et en externe avec les prestataires.

Poste basé à Vincennes

Gestion de deux sites : Vincennes et Paris 11ème.

Poste en astreinte.

Rémunération : 50 000,00€ à 60 000,00€ par an

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel